fbpx
Callio

Kênh giao tiếp

 Điện thoại

– Các thông tin tùy chọn chung sẽ thiết lập mặc định cho toàn bộ số điện thoại được thêm vào tổng đài của DN. Một số thiết lập có thể thay đổi ở từng số điện thoại, và một số thiết lập là không thể thay đổi.

+ Ghi âm cuộc gọi đến

+ Ghi âm cuộc gọi đi

+ Ghi âm cuộc gọi nội bộ

+ Ẩn thông tin liên hệ đối với nhân viên: Số điện thoại sẽ hiển thị dưới dạng giấu số khi có cuộc gọi đến ở máy của nhân viên

+ Âm báo khi bắt đầu hoặc kết thúc cuộc gọi

– Định tuyến gọi

Các số điện thoại gọi vào/gọi ra sẽ được gắn vào tài khoản của khách hàng và hiển thị ở danh sách để cài đặt định tuyến gọi. Số điện thoại này có thể là số của Callio hoặc của khách hàng.

Cài đặt định tuyến gọi cho từng SĐT sẽ có các thông tin sau:

+ Mô tả: (thông tin không bắt buộc) là thông tin bổ sung cho số điện thoại. Đây có thể là số Hotline, số của phòng CSKH, phòng Sales…

+ Cấu hình gọi vào:

Tùy chọn ghi âm cuộc gọi đến

Thiết lập Mô tả Việc cần làm
Các thiết lập cài đặt riêng lẻ: Là thiết lập cài đặt mà không cần có điều kiện khác kèm theo.
Nhóm Số nhánh của nhóm bao gồm 4 chữ số, bắt đầu từ 1000 đến 9999.

Thiết lập cài đặt này nếu DN muốn cuộc gọi đổ chuông tới 1 nhóm cụ thể đã được thêm ở phần cài đặt tài khoản người dùng.

Tạo nhóm
Số nhánh Số nhánh gán cho mỗi NV bao gồm 5 hoặc 6 chữ số.

Thiết lập cài đặt này nếu DN muốn cuộc gọi đổ chuông tới 1 nhân viên cụ thể với số nhánh đã được gán ở phần cài đặt tài khoản người dùng. 

Hàng đợi Số nhánh của hàng đợi bao gồm 3 chữ số, bắt đầu bằng số 2.

Thiết lập cài đặt này nếu DN muốn cuộc gọi đổ chuông vào một số nhân viên nhất định mà không thuộc nhóm đã cài đặt ở phần tài khoản người dùng.

Thiết lập hàng đợi

Nên có file ghi âm cho khách nghe trong lúc chờ

Các thiết lập cài đặt kép: Là thiết lập cài đặt mà ngoài các thiết lập này, phải thiết lập thêm các cài đặt riêng lẻ bên trên, hoặc cài đặt nhiều các thiết lập cài đặt kép và kết thúc bằng 1 cài đặt riêng lẻ.
Tới nhân viên quen Nếu lựa chọn cài đặt này, khi có cuộc gọi đến từ số A, hệ thống sẽ đổ chuông cho nhân viên gần nhất có phát sinh cuộc gọi tới/nhận cuộc gọi từ số A. Nếu nhân viên đó không online hoặc hết thời gian đổ chuông đến nhân viên quen, cuộc gọi sẽ đổ tiếp tới Đích được cài đặt phía sau
Trả lời tự động Số nhánh của thiết lập này bao gồm 3 chữ số, bắt đầu là số 1

Chọn phương thức này nếu như DN có 1 số hotline và muốn phân chia cuộc gọi về các phòng/ban theo chức năng nhiệm vụ và phân công công việc.

KH gọi tới tổng đài sẽ nghe lời chào tự động, và bấm chọn nhánh theo hướng dẫn.

VD: bấm phím 1 để gặp bộ phận CSKH, bấm phím 2 để gặp bộ phận kỹ thuật…

Chuẩn bị kịch bản chia nhánh và file ghi âm lời chào
Điều kiện thời gian Số nhánh của thiết lập này bao gồm 3 chữ số, bắt đầu là số 3

Thiết lập này giúp khách hàng có thể cài đặt kịch bản đổ chuông tới theo lịch hoạt động của DN, theo ngày nghỉ…

Ví dụ: nếu gọi tới trong khoảng từ 8 đến 17h thì sẽ gặp nhóm nhân viên A, nếu gọi tới ngoài khoảng thời gian này thì sẽ được nghe thông báo là đang ngoài giờ làm việc, doanh nghiệp không phục vụ

Thiết lập điều kiện thời gian
Thông báo Số nhánh của thiết lập này bao gồm 3 chữ số, bắt đầu là số 4

Thiết lập này cho phép DN phát thông báo cho KH trước khi đổ chuông tới 1 thiết lập khác hoặc ngưng cuộc gọi sau khi đã phát thông báo

Thiết lập thông báo.

File thông báo

Định tuyến bằng API Số nhánh của thiết lập này bao gồm 3 chữ số, bắt đầu là số 5

Dành cho người dùng có bộ phận kỹ thuật và cần định tuyến gọi theo những kịch bản đặc biệt khác mà những thiết lập ở trên chưa đáp ứng được

API URL

Lưu ý:

  • Đổ chuông đến nhóm thì sẽ đổ đồng thời và hệ thống không thể tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng 1 lúc
  • Đổ chuông đến hàng đợi thì có thể set nhiều kịch bản khác nhau (lần lượt, đến nhân viên nói ít nhất, đến nhân viên nghỉ lâu nhất, v.v…) và hệ thống có thể tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng 1 lúc. Khách gọi vào nếu chưa được phục vụ thì sẽ được nghe nhạc chờ

+ Cấu hình gọi ra:

. Tùy chọn ghi âm cuộc gọi ra

. Thiết lập gọi ra từ các nhóm cụ thể đã được thêm ở phần cài đặt tài khoản người dùng.

. Và thiết lập gọi ra tới các nhà mạng giúp DN có thể lựa chọn gọi ra cùng mạng để tối ưu cước gọi.

. Độ ưu tiên là thứ tự lựa chọn của hệ thống về số điện thoại đó khi một cuộc gọi ra được thực hiện.

Cài đặt để tối ưu cước gọi:

  • Người dùng nên có 3 số điện thoại của 3 nhà mạng VT, VN, MB
  • Số của mạng nào thì định tuyến gọi ra đến mạng đó
  • Tuy nhiên số có thứ tự ưu tiên cuối cùng cần cài đặt gọi ra tất cả các mạng

SMS

– DN cần đăng ký SMS Brand name và các mẫu tin nhắn (Template) để sử dụng chức năng gửi tin nhắn trên Callio. Thời gian đăng ký và đợi xác nhận Brandname sẽ mất khoảng 2 tuần. Callio có hỗ trợ DN các thủ tục đăng ký này.

– Có 2 loại tin nhắn

+ Tin chăm sóc khách hàng (CSKH)

  • Để gửi được tin CSKH, người dùng cần đăng ký mẫu tin nhắn. Các mẫu tin nhắn này có thể chứa các nội dung tuỳ biến (thay đổi) (ví dụ: “Chuc mung {ten_khach_hang} da dang ky thanh cong Callio.vn”)
  • Tin nhắn CSKH sẽ được gửi ngay sau khi người dùng thao tác trên Callio

+ Tin quảng cáo

  • Người dùng cần đăng ký mẫu trước. Các mẫu tin nhắn này sẽ không có thông tin tùy biến.
  • Người dùng gửi tin quảng cáo bằng cách tạo chiến dịch sms, loại quảng cáo
  • Mỗi lần gửi tin quảng cáo, cần gửi cho tối thiểu 100 số điện thoại
  • Tin quảng cáo mất từ 2h đến 3 ngày sau khi người dùng thao tác Gửi trên Callio

Sau đó thiết lập trước nội dung gửi tin nhắn đi bao gồm Brandname và các mẫu tin nhắn.

Chú ý: Tên brand name dài không quá 11 ký tự và không chứa ký tự đặc biệt

Sau khi chắc chắn về nội dung gửi đi, bấm nốt “Gửi duyệt”. Callio sẽ xem xét về những nội dung này và xác nhận thông tin để DN có thể tiến hành gửi tin nhắn đi với những đăng ký ở trạng thái “Đã duyệt”

Email

– Thiết lập kênh giao tiếp email là thao tác cài đặt danh sách tài khoản có thể gửi email cho khách hàng trong phần cơ hội bán hàng và chiến dịch email.

– Danh sách email marketing là các tài khoản email hiển thị như thông tin Sender ở chiến dịch Email.

– Danh sách email cá nhân là các tài khoản email hiển thị như thông tin Sender ở phần gửi email trong cơ hội bán hàng.

– Sau khi thêm email vào danh sách Sender, một đường link xác nhận sẽ được gửi đến email đã đăng ký. Click vào đường link để xác nhận việc đăng ký.

Mạng xã hội

Đây là chức năng chỉ có ở gói Ultimate.

Người dùng có thể tích hợp Facebook/Zalo vào hệ thống Callio để thực hiện các thao tác chăm sóc KH (chat, phân quyền, xem lịch sử chat…)

Danh sách chặn

Danh sách chặn là danh sách số điện thoại đăng ký không nhận tin nhắn, cuộc gọi quảng cáo hoặc danh sách các liên hệ mà người dùng không muốn nhân viên của mình thực hiện cuộc gọi tới.