Tính năng Inbox trên Callio và cách sử dụng hiệu quả

Hệ thống Inbox của Callio cung cấp rất nhiều tính năng giao tiếp linh hoạt, giúp người dùng dễ dàng kết nối và tương tác với khách hàng một cách nhanh chóng. Các tính năng này được liên kết với những màn hình khác như Danh bạ khách hàng, Việc cần làm, giúp tăng cường hiệu quả làm việc và quản lý thông tin. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng tính năng Inbox trên Callio.

1. Lựa chọn kênh chat

Ngay khi đăng nhập vào Callio, màn hình đầu tiên bạn thấy sẽ là giao diện Inbox. Tại đây, các kênh chat và mạng xã hội như Facebook, Zalo OA, Zalo cá nhân, Instagram,… được hiển thị rõ ràng với biểu tượng tương ứng.

Bạn có thể dễ dàng lựa chọn kênh chat mong muốn chỉ bằng một cú nhấp chuột. Sau khi chọn kênh chat, hệ thống sẽ tự động lọc và hiển thị các cuộc trò chuyện thuộc kênh tương ứng.

Ngoài ra, khi cần gửi tin nhắn, hệ thống cũng sẽ tự động hiển thị kênh chat phù hợp với khách hàng, chẳng hạn như trả lời từ Facebook Page nếu khách hàng nhắn từ Facebook.

2. Gửi tập đính kèm

Trong quá trình giao tiếp với khách hàng, việc gửi tập đính kèm (file, hình ảnh) là cần thiết để mô tả và trao đổi thông tin rõ ràng hơn. Trên Callio, bạn có thể gửi file đính kèm bằng cách bấm vào biểu tượng gửi file, sau đó chọn tập tin từ máy tính của bạn.

Ngoài ra, nếu muốn gửi hình ảnh, bạn chỉ cần dán trực tiếp vào ô chat. Hệ thống sẽ tự động thêm hình ảnh vào hội thoại để bạn có thể gửi ngay lập tức. Đây là tính năng rất tiện lợi, giúp bạn tương tác nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn với khách hàng.

3. Gắn thẻ hội thoại

Gắn thẻ hội thoại là cách để bạn phân loại các cuộc trò chuyện với khách hàng, giúp việc quản lý và tìm kiếm sau này trở nên dễ dàng hơn. Để gắn thẻ, bạn chỉ cần chọn “Thêm nhãn” trong hội thoại và chọn nhãn phù hợp từ danh sách có sẵn. Sau khi nhãn được gắn, nó sẽ hiển thị ở cả hội thoại và thông tin khách hàng.

Sau khi nhãn được gán thành công thì sẽ hiển thị ở hội thoại và ở thông tin khách hàng ở cột bên phải như ảnh dưới đây:

Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo mới nhãn theo nhu cầu bằng cách truy cập Cài đặt > Kênh giao tiếp > Inbox > Thẻ hội thoại, sau đó thêm tên và màu sắc cho nhãn.

4. Ghi chú nội bộ

Ghi chú nội bộ là tính năng hữu ích để ghi lại những thông tin quan trọng về khách hàng hoặc các tương tác đã xảy ra. Ghi chú này có thể được nhìn thấy bởi tất cả các tài khoản có quyền truy cập thông tin khách hàng. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều có thể theo dõi được lịch sử và tình trạng của khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ.

Đối với các tài khoản khách hàng đã liên kết với tài khoản mạng xã hội, người dùng chọn “Ghi chú nội bộ” để xem nội dung ghi chú.

Bạn cũng có thể đính kèm tập tin và hẹn gặp khách hàng trong ghi chú nội bộ, giúp tổ chức công việc và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả hơn.

5. Lọc lịch sử tương tác

Callio cung cấp tính năng lọc lịch sử tương tác để bạn có thể xem lại các cuộc trò chuyện, bình luận, cuộc gọi và các hoạt động khác liên quan đến khách hàng. Bằng cách sử dụng nút lọc trên màn hình hội thoại, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và theo dõi từng loại tương tác cụ thể. Điều này giúp bạn quản lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, tránh bỏ sót bất kỳ tương tác nào quan trọng.

6. Việc cần làm

Trong quá trình trao đổi với khách hàng, nếu phát sinh công việc cần giải quyết, bạn có thể tạo ngay một “Việc cần làm” trực tiếp tại màn hình Inbox mà không cần chuyển qua tab khác. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian. Khi tạo thành công, “Việc cần làm” sẽ được ghi nhận vào log và hiển thị trong màn hình chi tiết khách hàng cũng như Inbox của họ.

Sau khi tạo Việc cần làm thành công, hệ thống lưu lại log ngay tại màn hình chi tiết KH cũng như Inbox của KH đó

Bên cạnh “Việc cần làm”, bạn còn có thể thêm mới nhiều thông tin khác như Liên hệ, Ticket, Cơ hội bán hàng hay Đơn hàng, giúp quản lý khách hàng toàn diện hơn.

Thao tác tương tự Thêm mới Việc cần làm

7. Lưu ý khi sử dụng chat

• Facebook: Có chính sách giới hạn thời gian phản hồi khách hàng là 7 ngày. Nếu quá thời gian này, bạn sẽ không thể tiếp tục gửi tin nhắn cho khách hàng qua Callio. Vì vậy, hãy đảm bảo phản hồi khách hàng trong thời gian quy định để không bỏ lỡ cơ hội kết nối.
• Trạng thái tin nhắn: Callio cung cấp trạng thái gửi tin nhắn thành công hoặc thất bại kèm lý do. Nếu tin nhắn gửi lỗi, hệ thống sẽ báo nguyên nhân từ phía nền tảng. Ngược lại, nếu tin nhắn gửi thành công, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái “Đã nhận” hoặc “Đã xem” nếu khách hàng đã đọc tin.

Như vậy, tính năng Inbox của Callio mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong việc quản lý tương tác với khách hàng qua nhiều kênh khác nhau. Việc nắm rõ và sử dụng đúng các tính năng này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quá trình làm việc, tăng cường trải nghiệm khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Trong quá trình thực hiện, nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn hay vướng mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với Callio để được hỗ trợ kịp thời. Bạn có thể liên hệ qua các kênh sau:

• Hot line 19003236
• Livechat tại website Callio
• Kênh Zalo OA của Callio