fbpx
Callio

Danh bạ khách hàng

Bao gồm toàn bộ thông tin của các Khách Hàng(KH) được nhập lên hệ thống từ các nguồn khác nhau:

+ Dữ liệu KH từ leads marketing

+ Dữ liệu KH từ sales tự nhập

+ Dữ liệu KH từ các nguồn giới thiệu khác

Có 2 cách để thêm thông tin KH:

Thêm từng KH:

+ Nếu khách hàng là công ty/ tổ chức thì Tên khách hàng là Tên công ty/ tổ chức đó, còn Tên liên hệ (contact) là tên người nằm trong công ty/ tổ chức mà người dùng đang chăm sóc/quản lý. Các thông tin số điện thoại, email, facebook, chức danh, địa chỉ đều là của Liên hệ. Nếu cần thêm nhiều hơn 1 liên hệ (thông tin của nhiều người hoặc một người mà có nhiều số điện thoại/ email) người dùng có thể làm điều này sau khi đã thêm mới khách hàng

+ Cần điền ít nhất Tên khách hàng hoặc Tên liên hệ. Các thông tin còn lại đều không bắt buộc nhập.

+ Thông tin số điện thoại là dãy có 10 chữ số, bắt đầu bằng số 0 (nếu điền định dạng khác, hệ thống sẽ vẫn cho phép lưu thông tin, tuy nhiên sau đó khi bấm gọi khách hàng thì chức năng gọi sẽ không hoạt động, hoặc khi khách hàng gọi đến thì hệ thống sẽ không thể hiển thị đúng tên đã lưu trong danh bạ)

+ Nếu chọn “Tự động tạo cơ hội bán hàng” thì một cơ hội bán hàng (opportunity) sẽ được tự động sinh ra sau khi khách hàng được thêm mới

+ Nếu người dùng đang thêm mới khách hàng có quyền “Nhân viên” (Agent) thì sẽ không thể chọn nhân viên phụ trách. Nhân viên phụ trách sẽ tự động được gán cho người dùng đang thao tác. Tuy nhiên sau đó người dùng này có thể thêm nhân viên hỗ trợ hoặc thay đổi nhân viên phụ trách ở trang chi tiết khách hàng

– Nguồn dữ liệu KH này có thể biến thành cơ hội bán hàng để thực hiện các hành động chăm sóc, hoặc để thực hiện các chiến dịch gọi, chiến dịch SMS, chiến dịch Email.

– Thêm nhiều KH: upload file template KH

+ Tải file template về, điền các trường thông tin dữ liệu

+ Upload file lên hệ thống

+ Cần có ít nhất thông tin Tên khách hàng (customerName) hoặc Tên liên hệ (contactName). Các thông tin còn lại là không bắt buộc

+ Cột thông tin Số điện thoại (phone) cần được chuyển sang định dạng text. Số điện thoại cần có 10 chữ số và bắt đầu bằng chữ số 0

+ Với thông tin tuỳ biến mà có kiểu nhập liệu là Chọn một hoặc Chọn nhiều, dữ liệu đưa vào cần chính xác như các lựa chọn đã được cài đặt

+ Ở cột thông tin Nhân viên phụ trách (user): điền email hoặc số nhánh của tài khoản mà người dùng muốn phân công. Chỉ điền 1 email hoặc 1 số nhánh. Trường hợp điền sai, khách hàng sẽ được phân công cho người dùng đang thao tác

+ Cột thông tin Nhân viên hỗ trợ (users): điền email hoặc số nhánh. Có thể điền nhiều email hoặc số nhánh, mỗi thông tin cách nhau bởi dấu phẩy.

– Chức năng Tìm kiếm khách hàng

+ Tìm theo từ khoá:  Mặc định thì từ khoá nhập vào sẽ được tìm trong các thông tin của liên hệ

+ Có thể thay đổi để tìm kiếm trong Thông tin khách hàng

+ Có thể lọc tìm kiếm theo nhóm, theo nhân viên phụ trách

+ Bộ lọc nâng cao: Bộ lọc này sẽ được tự động sinh ra tương ứng với các thông tin tuỳ biến đã cài đặt

– Chức năng xoá hàng loạt

+ Chức năng này được mặc định khả dụng với chủ tài khoản (owner). 

+ Cách hoạt động tương tự chức năng tải lên danh sách khách hàng

+ Lưu ý: Hệ thống sử dụng số điện thoại/ email/ facebook làm căn cứ để xoá hàng loạt. Những khách hàng mà liên hệ không có những thông tin này sẽ không thể được xoá hàng loạt

– Quyền xem danh bạ

Hệ thống có 3 quyền mặc định, ngoài ra người dùng có thể tự thao tác Thêm quyền ( ở mục Cài đặt-> Quyền)
+ Quyền Chủ tài khoản (owner) hoặc Quản trị viên (admin) có thể nhìn thấy  tất cả các khách hàng

+ Quyền Trưởng nhóm (Supervisor) có thể nhìn thấy danh sách tất cả các khách hàng do thành viên nhóm mình phụ trách hoặc chưa có ai phụ trách

+ Quyền Nhân viên (Agent) chỉ có thể nhìn thấy danh sách các khách hàng mà mình phụ trách hoặc chưa có ai phụ trách

– Đối với khách hàng chưa có người phụ trách: hệ thống có nút Nhận khách để nhân viên thao tác bấm chọn nhận về chăm sóc.

– Trang Chi tiết khách hàng: Từ danh sách khách hàng, bấm vào tên khách hàng để đi đến trang chi tiết

Tại đây hiển thị các thông tin sau:

+ Tên khách hàng 

+ Thông tin khách hàng: thông tin về Nhân viên phụ trách, Nhân viên hỗ trợ và mô tả. Quyền agent có thể sửa thông tin khách của mình. Quyền supervisor có thể sửa thông tin khách của các thành viên nhóm mình. Quyền admin/owner có thể sửa thông tin tất cả các khách. Sau khi hoàn thành thao tác sửa, một hoạt động (log) sẽ được thêm vào Lịch sử hoạt động ở phía bên phải

+ Danh sách Việc cần làm (task): có thể lọc theo các tình trạng Việc cần làm/ đã xong/ trễ hạn/ đã huỷ. Bấm nút dấu cộng để thêm mới việc cần làm. Sử dụng chức năng này để nhắc nhở nhân viên chăm sóc khách hàng. Mỗi hành động thêm mới/ sửa/ đánh dấu hoàn thành/ huỷ việc cần làm đều được log lại

+ Danh sách Cơ hội bán hàng (opportunity): Các cơ hội bán hàng đối với khách hàng này. Một Khách hàng có thể có nhiều cơ hội. Mỗi cơ hội gắn với một Liên hệ của Khách hàng. Có thể lọc theo các trạng thái thành công/ thất bại/ đã huỷ. Mọi hành động thêm mới/ cập nhật/ huỷ opportunity đều được log lại

+ Danh sách Liên hệ: Một khách hàng có thể có nhiều Liên hệ, trong đó có 1 Liên hệ chính (gắn dấu sao). Mọi hành động thêm/ sửa Liên hệ đều được log lại

+ Thông tin tuỳ biến khách hàng: Được sinh ra tương ứng như thông tin tuỳ biến đã cài đặt

+ Các hành động và ghi chú:

Nút Gọi ngay: Bấm Gọi ngay sẽ thực hiện cuộc gọi tới Liên hệ chính. Trường hợp khách hàng có nhiều hơn 1 liên hệ có số điện thoại, người dùng có thể chọn liên hệ nào muốn gọi.

Ghi chú: Thêm ghi chú cho khách hàng. Bất cứ ai cũng có thể thực hiện hành động này

SMS: Gửi tin nhắn CSKH cho khách hàng

Email: Gửi email cho khách hàng (email cá nhân)

Gặp mặt: Thêm thông tin cuộc gặp đã diễn ra với khách hàng

Lịch sử tương tác và ghi chú với khách hàng