5 lý do phải tự động hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp bán lẻ

Trong thời đại công nghiệp 4.0, tự động hóa đang trở thành tâm điểm giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ, và vai trò của nó trong quy trình bán hàng không thể phủ nhận. Tự động hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp không chỉ là xu hướng, mà còn là chìa khóa để mở ra cánh cửa linh hoạt, tối ưu hóa, và hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh.

Trong hai năm 2022 – 2023 vừa qua, không ít các nhà bán lẻ đã phải vật lộn để tồn tại và sống sót trong làn sóng suy thoái kinh tế hậu đại dịch Covid-19. Chính sự khắc nghiệt của thị trường đã thúc đẩy các doanh nghiệp phải liên tục tìm cách mới và tốt hơn để chăm sóc khách hàng. Và tự động hóa từ đó đã trở thành một giải pháp sáng giá nhằm đổi mới quy trình bán hàng của doanh nghiệp, tạo cơ hội cho các nhà bán lẻ vững vàng đối mặt với những biến số khó lường của thị trường.

Tự động hóa quy trình bán hàng (Sales Automation) được hiểu đơn giản là quy trình tối ưu các nghiệp vụ bán hàng thủ công từng gây mất thời gian bằng các phần mềm, trí tuệ nhân tạo hoặc các công cụ kỹ thuật số khác.

Đối với nhà bán lẻ, do tính chất kinh doanh theo chuỗi, số lượng cửa hàng/chi nhánh nhiều hoặc bán hàng đa kênh mà công tác quản lý sẽ gặp trở ngại như công tác quản lý và điều phối nhân sự, quản lý hàng hóa/tồn kho, quản lý xuất nhập, giao tiếp đa kênh,… Khi đó, giải pháp tự động hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các chuỗi bán lẻ.

Theo đó, các nghiệp vụ mà trước đây phải thực hiện thủ công như gửi email nhắc khách hàng, kiểm soát hàng bán/hàng tồn, rà soát công nợ, điều phối nhân viên,… nhờ quá trình tự động hóa mà đem lại hiệu quả rõ rệt hơn bao giờ hết. Dưới đây là 5 lợi ích lớn nhất mà việc áp dụng tự động hóa vào quy trình bán hàng đem lại.

Quản lý dữ liệu khách hàng chuyên nghiệp, khoa học hơn

Nếu thực hiện quản lý quy trình bán hàng thủ công, việc lưu trữ dữ liệu khách hàng của nhà bán sẽ bị rải rác, khó tập trung. Tuy nhiên, với công nghệ ứng dụng tự động hóa quy trình bán hàng, toàn bộ dữ liệu của khách sẽ nhanh chóng được đồng bộ và lưu trữ trên phần mềm.

Không chỉ vậy, dữ liệu này sẽ được phần mềm tiến hành chọn lọc và phân loại thành các loại khách khác nhau dựa theo mức độ tiềm năng. Thông tin khách hàng được cập nhật đầy đủ, toàn diện sẽ rất có ích cho các bộ phận như tiếp thị, kinh doanh hay chăm sóc khách hàng có thể phối hợp chặt chẽ với nhau trong việc tư vấn, làm gia tăng khả năng mua hàng cũng như sự hài lòng của khách hàng.

Các bộ phận phối hợp chặt chẽ hơn

Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong quy trình bán hàng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn khi sử dụng phần mềm tự động quy trình bán hàng. Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc này là khả năng chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp tất cả các đội ngũ liên quan đến bán hàng làm việc như một tổ chức đồng bộ.

Bên cạnh đó, các tính năng của phần mềm tự động hóa quy trình bán hàng như: quản lý quy trình, thông báo, nhắc nhở… giúp gia tăng đáng kể khả năng phối hợp giữa các bộ phận trong quy trình bán hàng và giảm thiểu được tối đa thời gian trao đổi thông tin giữa các bộ phận.

Nâng cao hiệu quả bán hàng

Nhờ việc quản lý thông tin khách hàng được toàn diện, khả năng phối hợp giữa các bộ phận chặt chẽ hơn mà hiệu quả bán hàng của doanh nghiệp chuỗi cũng sẽ tự động được nâng cao.

Không chỉ vậy, các công nghệ tự động hóa quy trình khách hàng còn giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn và có chọn lọc hơn. Khách hàng sẽ được tự động nuôi dưỡng và chăm sóc hàng ngày ngay cả khi chưa phát sinh nhu cầu với hàng hóa, làm gia tăng đáng kể lượng khách hàng tiếp cận – điều mà nhiều doanh nghiệp đã bỏ quên trước đây.

Hiệu quả marketing rõ rệt

Phần mềm giúp tự động quy trình bán hàng không chỉ là một công cụ, mà là “siêu vũ khí” tối ưu hóa chiến lược tiếp thị. Việc này bắt đầu với sự tích hợp mượt mà giữa bộ phận bán hàng và marketing. Thông tin về khách hàng, xu hướng mua sắm, và dữ liệu quảng cáo được chia sẻ đồng bộ giữa hai bộ phận.

Bên cạnh đó, dữ liệu khách hàng được trả về và phân tích một cách nhanh chóng, giúp marketing ngay lập tức biết được hiệu quả công việc. Điều này mang lại khả năng điều chỉnh chiến dịch theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp đưa ra những chiến lược tiếp thị đúng đắn hơn.

Ngoài ra quy trình quản lý bán hàng được thiết kế trên phần mềm tự động hóa khép kín sẽ gắn kết được quy trình của ba bộ phận là Marketing – Sales – Chăm sóc khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích hiệu quả tổng thể thông qua báo cáo chi tiết hiệu quả của 1 chiến dịch tiếp thị.

Tối ưu chi phí quản lý, chi phí bán hàng

Đầu tiên và quan trọng nhất, sự tự động hóa giúp giảm bớt những công việc lặp đi lặp lại và giảm áp lực cho nhân sự. Các tác vụ như xử lý đơn đặt hàng, theo dõi lịch sử giao dịch hay quản lý kho hàng, đều có thể được thực hiện tự động, giúp giảm chi phí lao động và tăng cường độ chính xác.

Khả năng tương tác với khách hàng thông qua các công nghệ tự động, như chatbot, giúp giảm chi phí hỗ trợ khách hàng. Thay vì cần một đội ngũ lớn nhân viên để xử lý câu hỏi cơ bản, doanh nghiệp có thể sử dụng tự động hóa để cung cấp câu trả lời tức thì và hiệu quả, giảm chi phí và tăng cường trải nghiệm khách hàng.

Tính nhất quán và liên kết thông tin liền mạch qua các bộ phận khác nhau cũng giúp tối ưu chi phí quản lý. Dữ liệu về khách hàng, đơn đặt hàng, và lịch sử giao dịch được chia sẻ tự động, giúp loại bỏ sự trùng lặp và đảm bảo rằng mọi người trong doanh nghiệp đều có cùng một cơ sở thông tin. Điều này giúp giảm rủi ro sai sót và giảm bớt chi phí phát sinh từ việc thông tin không đồng nhất.

Ngoài ra, phần mềm tự động quy trình bán hàng còn giúp tối ưu hóa chi phí quảng cáo và marketing. Việc tự động hóa việc theo dõi hiệu suất chiến dịch giúp doanh nghiệp biết rõ về ROI (Return on Investment), từ đó có thể điều chỉnh chiến lược một cách linh hoạt để tối ưu hóa chi phí quảng cáo và đảm bảo rằng mọi đồng tiền được đầu tư đều mang lại giá trị cao nhất.

Với thế mạnh là một trong những phần mềm giúp quản lý kinh doanh tập trung được đánh giá cao hiện nay, Callio chính là công cụ cần thiết duy nhất để các doanh nghiệp bắt đầu quá trình tự động hóa quy trình bán hàng nhờ vào việc tích hợp:

• Tự động tạo lead: Callio chủ động nhận diện khách hàng đổ về từ các nền tảng, đảm bảo không bỏ sót và làm mất thông tin khách hàng.
• Tự động chia lead: Tự động phân công nhân viên phụ trách theo quy định của quản lý, theo mô tả công việc của từng vị trí – điều này tạo điều kiện cho các nhân viên có thể làm việc từ xa, truy cập vào hệ thống mọi lúc mọi nơi và vẫn cập nhật đầy đủ các công việc.
• Tự động thống kê: Callio tự động thống kê chi tiết về cơ hội bán hàng, tương tác với khách (cuộc gọi, tin nhắn, lịch sử) của từng nhân viên hay của cả bộ phận kinh doanh.
• Tự động gửi tin nhắn, email tới khách hàng theo từng điều kiện được cấu hình.
• Tự động phân tích dữ liệu, báo cáo về số lượng và chất lượng cuộc gọi.
• Tự động ghi âm các cuộc gọi: tự động ghi âm và chuyển đổi từ giọng nói sang chữ (voice-to-text) các cuộc gọi nhằm mục đích lưu trữ và hệ thống các thông tin trao đổi, giúp nhân viên có thể cải thiện chất lượng cuộc gọi cũng như nhanh chóng nắm bắt được trao đổi cần thiết mà không mất thời gian nghe lại.

Đăng ký dùng thử Callio để trải nghiệm 7 ngày miễn phí các tính năng tự động hóa và nâng cao năng suất cho đội ngũ của doanh nghiệp ngay hôm nay!