Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng?

Khách hàng là tài sản quý giá của mỗi doanh nghiệp, là dữ liệu quan trọng để khai thác và tạo ra doanh số. Khi số lượng khách hàng ngày càng tăng, phương thức cũ trong quản lý và chăm sóc khách hàng không còn hiệu quả, việc tìm kiếm những giải pháp quản lý chăm sóc khách hàng càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.

Một trong những phương thức quản lý chăm sóc khách hàng thông dụng được nhiều doanh nghiệp sử dụng chính là quản lý qua file Excel. Tuy nhiên, theo thời gian, cách thức quản lý này có một vài điểm bất cập như: khó khăn trong việc phân chia phạm vi chăm sóc cho nhân viên sale; không nắm được giai đoạn, lịch sử chăm sóc tới đâu để có phương án tiếp tục hay chốt đơn; quên data, sót data, nhầm lẫn data giữa thành viên trong nhóm…

Quan trọng nhất là khi quản lý khách qua Excel, doanh nghiệp không có cơ sở dữ liệu để tìm ra những lý do vì sao không chốt được khách, từ đó ảnh hưởng tới các chiến lược up sale và marketing của toàn công ty. Vì vậy khi số lượng khách hàng ngày càng lớn, việc ứng dụng các phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong quá trình phát triển, mở rộng quy mô và khẳng định vị thế trên thị trường.

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng là gì?

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng (CRM – Customer Relationship Management) là một loại phần mềm được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa mối quan hệ với khách hàng của một doanh nghiệp. CRM giúp tổ chức dữ liệu về khách hàng, tương tác với họ, và cung cấp các công cụ để phân tích thông tin và cải thiện quy trình làm việc để tăng cường trải nghiệm của khách hàng. Phần mềm này thường bao gồm các tính năng như quản lý thông tin khách hàng, quản lý liên lạc, tự động hóa tiếp thị, và theo dõi hiệu suất kinh doanh. Đối với một doanh nghiệp, việc sử dụng CRM không chỉ giúp họ hiểu rõ hơn về khách hàng của mình mà còn giúp tăng cường tương tác và tạo ra mối quan hệ lâu dài, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo ra cơ hội phát triển.

Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng

Việc sử dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các doanh nghiệp. Trong một thị trường cạnh tranh, việc tăng cường tương tác và gắn kết với khách hàng trở nên cực kỳ quan trọng. CRM cho phép doanh nghiệp tạo ra một cơ sở dữ liệu khách hàng toàn diện, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, và tương tác trước đây. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó có thể cung cấp dịch vụ cá nhân hóa và tối ưu hóa trải nghiệm mua hàng. Dưới đây là các lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng:

1. Đẩy mạnh doanh thu cho doanh nghiệp

Bằng việc ứng dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp có thể phân tích và đưa ra chiến lược hiệu quả cho việc bẩy doanh thu, cụ thể:

• Cải thiện tỷ lệ rời bỏ của khách hàng; tập trung vào nhóm khách hàng tiềm năng và loại bỏ sự lãng phí vào những người có ít khả năng mua.
• Tăng cường bán chéo và bán hàng, theo dõi doanh thu của từng khu vực địa lý
• Đo lường đối tượng khách hàng nào mua nhiều nhất bằng việc phân tích doanh thu dựa theo các tiêu chí: tuổi tác, địa điểm, giới tính, chi tiêu trung bình… Điều này giúp nhà bán tối đa hóa tiềm năng doanh thu của mình.

2. Tối ưu chi phí giữ chân khách hàng

Theo các nghiên cứu, chi phí tìm kiếm và tạo ra 1 khách hàng mới cao hơn gấp 6 – 7 lần chi phí cho các hoạt động chăm sóc và giữ chân khách hàng cũ, và con số này vẫn không ngừng tăng lên theo mức độ cạnh tranh của thị trường. Thông thường hoạt động Marketing của doanh nghiệp thu về rất nhiều khách hàng tiềm năng nhưng chỉ một số nhỏ trong đó trở thành khách hàng của Anh/ Chị. Tuy nhiên, với nhóm còn lại, Anh/ Chị vẫn có cơ hội để chuyển họ thành khách hàng trong tương lai bằng cách lưu trữ và phân loại thông tin của họ trên phần mềm quản lý, chăm sóc khách hàng và duy trì mối liên hệ.

Mặt khác, việc duy trì chăm sóc với những khách hàng cũ cũng là cơ hội lớn giúp doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu. Bởi các khách hàng hiện tại là những người đã trải nghiệm sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp bạn, họ đã có sự tín nhiệm nhất định với thương hiệu và do vậy giá trị những hợp đồng tiếp theo thường sẽ lớn hơn so với những khách hàng mới mua/ sử dụng lần đầu.

3. Tự động hóa quy trình chăm sóc, hỗ trợ khách hàng

Nếu thực hiện quy trình quản lý thủ công thì việc lưu trữ dữ liệu khách hàng của nhà bán sẽ bị rải rác, khó tập trung. Tuy nhiên, với công nghệ ứng dụng tự động hóa việc hỗ trợ chăm sóc khách hàng, toàn bộ dữ liệu của khách sẽ nhanh chóng được đồng bộ và lưu trữ trên phần mềm.

Không chỉ vậy, dữ liệu này sẽ được phần mềm tiến hành chọn lọc và phân loại thành các loại khách khác nhau dựa theo mức độ tiềm năng. Thông tin khách hàng được cập nhật đầy đủ, toàn diện sẽ rất có ích cho các bộ phận như tiếp thị, kinh doanh hay chăm sóc khách hàng có thể phối hợp chặt chẽ với nhau trong việc tư vấn, làm gia tăng khả năng mua hàng cũng như sự hài lòng của khách hàng. Từ đó, hiệu quả bán hàng của doanh nghiệp chuỗi cũng sẽ tự động được nâng cao.

Ngoài ra, các công nghệ tự động hóa quy trình khách hàng còn giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn và có chọn lọc hơn. Khách hàng sẽ được tự động nuôi dưỡng và chăm sóc hàng ngày ngay cả khi chưa phát sinh nhu cầu với hàng hóa, làm gia tăng đáng kể lượng khách hàng tiếp cận – điều mà nhiều doanh nghiệp đã bỏ quên trước đây.

4. Hỗ trợ đồng nhất dữ liệu

Sử dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng cho phép bạn đồng nhất tất cả dữ liệu khách hàng (thông tin cá nhân, lịch sử giao dịch, trao đổi…) trên một nền tảng duy nhất. Việc này giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt được tổng quan về toàn cảnh của khách hàng của mình, hiểu rõ các nhu cầu chi tiết nhất về khách hàng, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các kế hoạch bán hàng và chiến lược kinh doanh phù hợp nhất.

Hơn thế nữa, tính nhất quán và liên kết thông tin liền mạch qua các bộ phận khác nhau cũng giúp tối ưu chi phí quản lý. Bởi việc đồng nhất dữ liệu cũng giúp giảm rủi ro sai sót và giảm bớt chi phí phát sinh từ việc thông tin không đồng nhất, giúp mọi hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp có thể diễn ra trôi chảy và liên kết hơn.

5. Nâng cao hiệu suất làm việc

Việc sử dụng phần mềm CRM cũng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian cho các nhân viên, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Thay vì phải xử lý dữ liệu khách hàng một cách thủ công, họ có thể sử dụng các tính năng tự động hóa để tự động hóa các hoạt động như gửi email, lên lịch hẹn, và quản lý tương tác khách hàng. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho các quy trình hành chính, từ đó tăng cường hiệu quả làm việc và tăng cơ hội tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

6. Dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh doanh

Ngoài ra, phần mềm CRM cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh và phản hồi nhanh chóng. Bằng cách phân tích dữ liệu về hành vi khách hàng và hiệu suất bán hàng, bạn có thể đưa ra các chiến lược tiếp thị và bán hàng chi tiết và có hiệu quả hơn. Điều này giúp tăng cường khả năng dự đoán và tối ưu hóa kết quả kinh doanh, từ đó nâng cao lợi ích và cạnh tranh của doanh nghiệp trong thị trường.

7. Gia tăng hài lòng của khách hàng

Một dịch vụ khách hàng nghèo nàn, chậm trễ là một trong những lí do chủ yếu dẫn đến việc khách hàng từ bỏ sản phẩm, dịch vụ. Với việc sử dụng CRM, sự chậm trễ trong việc phản hồi khách hàng sẽ giảm đi đáng kể. Lịch sử giao dịch của khách hàng cũng được lưu trữ chi tiết trong hệ thống. Vì vậy nhân viên kinh doanh có thể dựa trên những thông tin về giao dịch đó để tư vấn, chăm sóc, hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng CRM để tìm kiếm thông tin, sắp xếp các vấn đề vướng mắc của từng khách hàng theo thứ tự ưu tiên. Tuỳ thuộc vào mức độ nghiêm trọng để có biện pháp giải quyết, xử lí sớm hơn, tránh trường hợp chậm trễ làm khách hàng không hài lòng giảm uy tín của doanh nghiệp.

Với thế mạnh là một trong những phần mềm giúp quản lý kinh doanh tập trung được đánh giá cao hiện nay, Callio chính là công cụ cần thiết duy nhất giúp các doanh nghiệp quản lý, chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả cao nhất. Đăng ký dùng thử Callio để trải nghiệm 7 ngày miễn phí các tính năng tự động hóa và nâng cao năng suất cho đội ngũ của doanh nghiệp ngay hôm nay!