Các Thuật Ngữ Tổng Đài Ảo Quan Trọng Mà Bạn Cần Biết – Phần 1

Tổng đài ảo hiện nay chính là xu hướng để phát triển doanh nghiệp đặc biệt trong thời Covid. Nhằm giúp quý bạn đọc có cái nhìn chuẩn xác về dịch vụ này, CALLIO sẽ tổng hợp các thuật ngữ thường dùng và phần giải nghĩa. Từ đó giúp bạn có thể dễ dàng đưa ra lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp.

1. TỔNG ĐÀI ẢO LÀ GÌ?

Tổng đài ảo sở hữu các tính năng cơ bản của một tổng đài truyền thống với các cuộc gọi nội bộ, gọi ra ngoài đều nằm trên 1 đường thuê bao. Tạo ra mạng lưới gọi nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí cuộc gọi cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Tổng đài ảo phát triển thêm một số tính năng và ưu điểm vượt trội hơn. Giúp tiết kiệm chi phí, thuận tiện về việc sử dụng, đơn giản hoá quy trình vận hành,…

Tổng đài ảo ngày nay trở thành một giải pháp mà nhiều doanh nghiệp hướng đến do các đặc điểm về loại hình dịch vụ này.

>> Xem thêm: Tổng đài ảo là gì? 4 lý do khiến tổng đài ảo trở thành công cụ đắc lực để tăng doanh số

2. CÁC THUẬT NGỮ TỔNG ĐÀI ẢO

Tổng đài ảo là một sản phẩm công nghệ hiện đại do đó các thuật ngữ đôi khi sẽ gây khó hiểu cho các doanh nghiệp truyền thống. Tuy nhiên, nhìn chung thì các thuật ngữ này đều dựa trên một vài quy tắc nhất định.

Inbound và outbound

Inbound là các cuộc gọi xuất phát từ phía khách hàng đến tổng đài của doanh nghiệp. Bộ phận Inbound call center là bộ phận tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng. Mục tiêu để tư vấn, giải đáp, hỗ trợ khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp còn tận dụng vị trí này để cross-sales các sản phẩm dịch vụ.

>> Xem thêm: Ứng Dụng Inbound Call Center Trong Doanh Nghiệp Hiện Đại

Ngược lại Outbound là các cuộc gọi xuất phát từ tổng đài kết nối tới khách hàng. Bộ phận outbound call center là bộ phận chủ động liên hệ với khách hàng mục tiêu. Mục đích để thực hiện các chiến dịch telemarketing, telesales các sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Một số nền tảng có phần autocall giúp bộ phận này đạt hiệu quả gấp 3 lần so với cách gọi truyền thống.

CRM

CRM là viết tắt của Customer Relationship Management, tạm dịch là quản lý quan hệ khách hàng. Trong doanh nghiệp, đây được xem là các hoạt động tương tác, chăm sóc khách hàng. Tạo nên các mối quan hệ khách hàng trung thành trong doanh nghiệp.

Đối với nền tảng tổng đài ảo, giải pháp crm được biết đến là một phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng. Ngoài ra còn tích hợp và đồng bộ dữ liệu của khách trên các nền tảng bán hàng. Từ đó có nguồn database để dễ dàng thực hiện các hoạt động chăm sóc hoặc cross-sales, up-sales.

CSR

CSR là viết tắt của Customer Service Representatives, trong tiếng Việt là Đại diện dịch vụ khách hàng. Là dịch vụ mà ở đó có sự tương tác qua lại với khách hàng. Mục tiêu giúp xử lý các khiếu nại, xử lý đơn đặt hàng, tư vấn về dịch vụ sản phẩm của doanh nghiệp.

IVR

IVR – Interactive Voice Response hay gọi là tương tác thoại tự động. Là câu thoại được cấu hình để khi khách hàng gọi đến sẽ phát ra. Ví dụ khi gọi đến các tổng đài của doanh nghiệp thường sẽ có câu chào và hướng dẫn bấm phím số.

Extension

Đây là cách gọi máy nhánh trong hệ thống tổng đài. Một tổng đài thường có nhiều máy nhánh, gán cho nhóm điện thoại viên theo từng kỹ năng, nghiệp vụ để tăng hiệu quả giải đáp cho khách hàng.

VoIP

VoIP là viết tắt của Voice over Internet Protocol. Đây là công nghệ truyền tiếng nói của con người qua mạng máy tính sử dụng bộ giao thức TCP/IP. Nó sử dụng các gói dữ liệu IP với thông tin được truyền tải là mã hoá của âm thanh.

ACS

ACS là viết tắt của Automated Call System/Service. Một số người thường gọi bằng tên khác là Auto Call. Đây chính là giải pháp gọi tự động cho phép gọi đến hàng trăm khách hàng lập tức và đồng thời. Các cuộc gọi được ghi âm sẵn, giúp tiết kiệm tối đa nguồn lực cho các doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Các Thuật Ngữ Tổng Đài Ảo Quan Trọng Mà Bạn Cần Biết – Phần 2

CALLIO – NỀN TẢNG TỔNG ĐÀI ẢO 4.0 KẾT HỢP MINI CRM

CALLIO là nền tảng Tổng đài ảo 4.0 kết hợp mini CRM. Mang trên mình các tính năng cơ bản của 1 tổng đài cơ bản. Bên cạnh đó kết hợp các tính năng nâng cao để tăng hiệu quả làm việc. Cuối cùng CALLIO tích hợp thêm mini CRM, giúp người dùng đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn. Các tính năng vượt trội chính là ưu điểm của CALLIO:

• Tổng đài hotline 4.0 online, kênh liên lạc nội bộ, thiết lập tổng đài thông minh trên Website và App mobile.
• Tích hợp đa kênh Facebook, Email, Zalo, Hotline,… giúp các thao tác của người dùng diễn ra nhanh chóng. Tiết kiệm tối đa chi phí thời gian, chi phí nhân sự.
• CALLIO giúp lưu trữ, quản lý danh sách khách hàng đến từ tất cả các kênh được tích hợp. Không cần mất thời gian lưu trữ giấy, file excel,… Thuận tiện trong việc tìm kiếm và phân tích Database.
• CALLIO với tính năng gọi tự động giúp triển khai các chiến dịch Telemarketing, Telesales với quy mô lớn mà không tốn nhiều chi phí nhân sự và chi phí thời gian.
• Hệ thống của CALLIO giúp phân loại khách hàng theo các trường dữ liệu. Bộ lọc khách hàng nâng cao, tiện lợi giúp tìm kiếm thông tin khách hàng nhanh chóng.
• CALLIO cho phép cấp trưởng thiết lập KPI cho đội ngũ nhân viên. Mục tiêu rõ ràng cùng kế hoạch kinh doanh phù hợp sẽ giúp tặng doanh số nhanh chóng.
• Hệ thống báo cáo theo từng kênh, theo năng suất làm việc đầy đủ, trực quan, chi tiết, Ontime.

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ DỊCH VỤ TRỌN GÓI CỦA CALLIO