Tổng đài ảo hiện nay chính là xu hướng để phát triển doanh nghiệp đặc biệt trong thời Covid. Nhằm giúp quý bạn đọc có cái nhìn chuẩn xác về dịch vụ này, CALLIO sẽ tổng hợp các thuật ngữ thường dùng và phần giải nghĩa. Từ đó giúp bạn có thể dễ dàng đưa ra lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp.
Tổng đài ảo sở hữu các tính năng cơ bản của một tổng đài truyền thống với các cuộc gọi nội bộ, gọi ra ngoài đều nằm trên 1 đường thuê bao. Tạo ra mạng lưới gọi nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí cuộc gọi cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Tổng đài ảo phát triển thêm một số tính năng và ưu điểm vượt trội hơn. Giúp tiết kiệm chi phí, thuận tiện về việc sử dụng, đơn giản hoá quy trình vận hành,…
Tổng đài ảo ngày nay trở thành một giải pháp mà nhiều doanh nghiệp hướng đến do các đặc điểm về loại hình dịch vụ này.
>> Xem thêm: Tổng đài ảo là gì? 4 lý do khiến tổng đài ảo trở thành công cụ đắc lực để tăng doanh số
Tổng đài ảo là một sản phẩm công nghệ hiện đại do đó các thuật ngữ đôi khi sẽ gây khó hiểu cho các doanh nghiệp truyền thống. Tuy nhiên, nhìn chung thì các thuật ngữ này đều dựa trên một vài quy tắc nhất định.
PBX – Private Branch Exchange là hệ thống tổng đài nội bộ, giúp các phòng ban, nhân viên bên trong công ty có thể gọi điện thoại cho nhau hoàn toàn miễn phí. Có thể nói tính năng này trong tổng đài ảo là giải pháp tuyệt vời để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí viễn thông.
ACD – Automatic Call Distribution, đây là hệ thống phân bổ cuộc gọi tự động. Các cuộc gọi vào tổng đài sẽ được phân bổ đến nhân viên trực điện thoại theo kịch bản đã được cấu hình từ trước.
Đây chính là chuyển hướng cuộc gọi. Có 2 cách transfer là tự động và thủ công. Đối với tự động thì cuộc gọi từ ngoài vào sẽ được transfer theo kịch bản trong tổng đài như máy nhánh bận, ngoài giờ làm việc, không trả lời… Còn transfer thủ công là thao tác trực tiếp của nhân viên trực điện thoại nhằm chuyển cuộc gọi đó đến bộ phận phụ trách.
Chức năng ghi âm cuộc gọi sẽ được thấy phổ biến ở trên tổng đài ảo. Đây được đánh giá là ưu điểm vượt trội giúp doanh nghiệp có thể nghe lại tương tác của khách hàng để điều chỉnh dịch vụ và chiến lược kinh doanh của mình.
Hiểu chính xác trong tổng đài thì đây là phiếu ghi, hay phiếu tạo yêu cầu công việc. Hệ thống tổng đài xây dựng ticket để kiểm soát tiến độ công việc, hoặc tạo đơn hàng cần xử lý giúp không bỏ lỡ bất cứ một việc nào.
Đây được hiểu là tích hợp đa kênh dịch vụ khách hàng như: Facebook (chat&comment), Zalo AO (Acound Official), Live chat… Đây là mô hình đặt khách hàng làm trung tâm trong việc tiếp cận thông qua các kênh bán hàng, tối đa hóa việc bán hàng từ kênh offline cho đến online mà chỉ cần quản lý trên một hệ thống duy nhất.
Đây là hình thức mà khách hàng khi liên hệ tới doanh nghiệp dù không có sự hỗ trợ của tổng đài viên vẫn có thể giải quyết được nhu cầu của mình. Đây cũng chính là ưu điểm của tổng đài gọi tự động (ACS) hay tương tác thoại tự động (IVR)
Softphone là ứng dụng cài trên Smartphone hoặc máy tính để phục vụ cho nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp. Softphone có 2 hình thức chính: 1 là nhà cung cấp tổng đài dựa vào ứng dụng có sẵn dành cho nhà phát triển, sau đó cấu hình thông tin tổng đài của mình lên đó. 2 là nhà cung cấp tổng đài ảo tự xây dựng Softphone mang thương hiệu riêng của mình
API (Application Programming Interface) là các phương thức, giao thức kết nối với các thư viện và ứng dụng khác. API cung cấp khả năng cung cấp khả năng truy xuất đến một tập các hàm hay dùng và từ đó có thể trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng.
Pincode được hiểu là gọi ra ngoài có mật khẩu. Đây là giải pháp đắc lực khi doanh nghiệp muốn kiểm soát cước gọi ra của từng máy nhánh và tránh trường hợp các agent sử dụng “lén” của nhau.
Về cơ bản, IP phone là các thiết bị có hình dạng và cấu trúc khá giống điện thoại truyền thống. Tuy nhiên, thay vì sử dụng hệ thống PSTN, mạng bưu điện như điện thoại bàn, các thiết bị này được kết nối và hoạt động nhờ vào mạng Internet và có thêm nhiều tính năng đặc biệt hơn điện thoại truyền thống như hiển thị số gọi đến, hiển thị cuộc gọi nhỡ, ghi âm cuộc gọi, chuyển cuộc gọi…
DND là viết tắt của Do Not Distub có nghĩa là không làm phiền. Chúng ta thường thấy cái dòng chữ DND trên điện thoại IP Phone. Khi kích hoạt tính năng này thì IP Phone (extetion) đó sẽ không thể gọi ra hoặc nhận cuộc gọi.
Khái niệm này cũng khá dễ hiểu. Tổng đài ảo có thể dễ dàng truyền dữ liệu hoặc xuất dữ liệu như: báo cáo, thống kê… Thông thường các dữ liệu được xuất ra dưới dạng file excel để hỗ trợ người dùng theo dõi, xử lý và lưu trữ một cách dễ dàng
>> Xem thêm: Các Thuật Ngữ Tổng Đài Ảo Quan Trọng Mà Bạn Cần Biết – Phần 1
CALLIO là nền tảng Tổng đài ảo 4.0 kết hợp mini CRM. Mang trên mình các tính năng cơ bản của 1 tổng đài cơ bản. Bên cạnh đó kết hợp các tính năng nâng cao để tăng hiệu quả làm việc. Cuối cùng CALLIO tích hợp thêm mini CRM, giúp người dùng đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn. Các tính năng vượt trội chính là ưu điểm của CALLIO:
ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ DỊCH VỤ TRỌN GÓI CỦA CALLIO
