Trên thị trường hiện nay có rất nhiều các nhà cung cấp tổng đài ảo khác nhau. Các đơn vị này thường tự trang bị thêm cho mình những ưu điểm cạnh tranh riêng. Điều này tạo nên sự lúng túng cho các doanh nghiệp lần đầu sử dụng dịch vụ tổng đài ảo. Trong bài viết này CALLIO sẽ đưa ra 5 tiêu chí giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo phù hợp với nhu cầu.
Tổng đài ảo sở hữu các tính năng cơ bản của một tổng đài truyền thống với các cuộc gọi nội bộ, gọi ra ngoài đều nằm trên 1 đường thuê bao. Tạo ra mạng lưới gọi nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí cuộc gọi cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các tổng đài ảo phát triển hơn thường tích hợp sẵn hệ thống CRM giúp quá trình chốt sales, chăm sóc khách hàng diễn ra hiệu quả hơn. Ngoài ra tiết kiệm được các khoản chi phí của 1 dịch vụ kèm theo.
>> Xem thêm: Tổng Đài Ảo Giúp Tăng Doanh Số Telesales Vượt Trội
Các tiêu chí này dựa trên những đặc điểm cơ bản của một hệ thống tổng đài ảo. Tuy nhiên, các đơn vị khác nhau cũng sẽ có những điểm riêng mà doanh nghiệp có thể cân nhắc.
Các thông tin khi thao tác trên tổng đài ảo đều được xử lý và lưu trữ trên cloud. Đặc biệt, các tổng đài ảo tích hợp CRM thường chứa các thông tin quan trọng về khách hàng. Do đó, tiêu chí đầu tiêu đó chính là tính bảo mật của hệ thống mà đơn vị cung cấp.
Các doanh nghiệp khi tìm hiểu dịch vụ có thể đề nghị phí đơn vị cung cấp dịch vụ đưa ra giải pháp bảo mật. Từ đó, lựa chọn ra những đối tác có sự cam kết bảo mật rõ ràng, đồng thời đơn vị này cần có sự uy tín nhất định trong ngành. Mục tiêu cuối cùng chính là sự bảo mật tốt nhất cho hệ thống doanh nghiệp.
Kế tiếp tính bảo mật đó là các tính năng của hệ thống tổng đài ảo. Ngoài các tính năng cơ bản của một tổng đài ảo, các đối tác cung cấp dịch vụ khác nhau thường sẽ tích hợp thêm một số tính năng để phục vụ cho đa dạng loại hình doanh nghiệp. Một vài ví dụ như Mini CRM, Auto call, Ghi âm cuộc gọi,… Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp để lựa chọn các đơn vị cung cấp tính năng vừa đủ để đảm bảo chi phí.
Mỗi đơn vị đều có cách báo giá khác nhau nên đôi khi sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sẽ có một vài mức phí phát sinh thêm mà người dùng cần quan tâm. Các khoản này thường nằm ở chi phí thi công lắp đặt, chi phí đào tạo, chi phí định kỳ, chi phí tính năng add-on,…
>> Xem thêm: Những Khoản Chi Phí Đầu Tư Hệ Thống VoIP Mà Bạn Nên Biết
Đối với nhiều doanh nghiệp hệ thống tổng đài nghe gọi được xem là bộ phận xương sống. Do đó, sự ổn định của hệ thống là rất quan trọng. Ở các đơn vị hiện nay thường có dịch vụ trải nghiệm miễn phí trọn gói hệ thống. Người dùng có thể thông qua dịch vụ trải nghiệm để đánh giá tính ổn định của một hệ thống.
Ngoài ra, người dùng cũng cần trang bị cho doanh nghiệp 1 đường truyền internet phòng trường hợp gặp sự cố về mạng hoặc mất điện. Các trường hợp này không thuộc phạm vi quản lý của nhà cung cấp tổng đài ảo.
Dù nhà cung cấp tổng đài ảo có tốt đến đâu thì vẫn không thể đảm bảo “không bao giờ” xảy ra sự cố. Các sự cố này có thể không đến từ đơn vị cung cấp dịch vụ. Đó có thể là vấn đề ở thiết bị đầu cuối, đường truyền internet,… Điểm tạo nên sự khác biệt chính là nhà cung cấp tổng đài ảo nào tiếp nhận và hỗ trợ người dùng nhanh và tốt hơn.
Đối với các doanh nghiệp có đơn vị kỹ thuật để hỗ trợ vận hành thì không đáng lo ngại. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp phụ thuộc gần như hoàn toàn vào nhà cung cấp tổng đài ảo thì cần quan tâm về vấn đề này. Phải đảm bảo rằng nhà cung cấp tổng đài ảo sẽ sẵn sàng hỗ trợ ngay khi gặp sự cố. Bên cạnh đó, quy trình xử lý cũng cần tinh gọn để không làm gián đoạn công việc.
Dù đã cân nhắc rất kỹ khi lựa chọn một hệ thống phù hợp với nhu cầu thì doanh nghiệp cũng không nên bỏ qua tiêu chí này. Vì trên thực tế, nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào xu hướng của thị trường, nhu cầu khách hàng, công nghệ kỹ thuật,…
Do đó, để đảm bảo không cần phải tốn chi phí “đập đi xây lại”, mọi người dùng cần lựa chọn ngay từ đầu một hệ thống có khả năng nâng cấp và mở rộng các tính năng. Bới đó mới là nhà cung cấp tổng đài ảo uy tín.
CALLIO là nền tảng Tổng đài ảo 4.0 kết hợp mini CRM. Mang trên mình các tính năng cơ bản của 1 tổng đài cơ bản. Bên cạnh đó kết hợp các tính năng nâng cao để tăng hiệu quả làm việc. Cuối cùng CALLIO tích hợp thêm mini CRM, giúp người dùng đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn. Các tính năng vượt trội chính là ưu điểm của CALLIO:
ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ DỊCH VỤ TRỌN GÓI CỦA CALLIO
© Copyright 2024 Callio - Centralized Sales Tool For SMEs
CRM
Chat
Call
Campaign