Untitled 1

Hướng dẫn tối ưu quy trình bán hàng: Cách xây dựng, quản lý và đo lường

By admin - 01/03/2021

Trong lĩnh vực bán hàng, bạn sẽ giống như một người hướng dẫn viên du lịch. Mỗi lần bạn nhấc máy và gọi điện cho 1 khách hàng tiềm năng mới là khi bạn bắt đầu 1 chuyến phiêu lưu mới.

Mục tiêu của bạn: Đưa các khách hàng tiềm năng qua các chu kỳ bán hàng và chuyển đổi để các khách hàng hài lòng với sản phẩm của bạn.

Giống như một cuộc hành trình, có thể vừa phấn khích, thú vị nhưng cũng mệt mỏi. Bạn luôn phải tràn đầy năng lượng, hiểu sản phẩm mà bạn đang bán và tạo ra sức hút riêng của cá nhân bạn. Nhưng dù vậy, một người dẫn đường giỏi nhất cũng vẫn cần có bản đồ và kế hoạch cụ thể.

Vậy bạn sẽ sử dụng “ bản đồ” nào để đưa các khách hàng tiềm năng tiến đến hành động mua hàng?

 SALES PIPELINE (quy trình bán hàng – chuyển đổi khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng)

what is a sales pipeline 1

Dựa vào các hướng dẫn trong quy trình bán hàng của bạn, cuộc hành trình đưa các khách hàng tiềm năng tiến tới mua hàng sẽ trôi chảy và thuận lợi hơn. Các khách hàng này không những chỉ mua sản phẩm mà còn mang lại nhiều lợi ích khác cho công ty.

Nếu bạn đã đọc đến đây, chắc rằng bạn cũng muốn tìm hiểu thêm về quy trình bán hàng. Vậy bài viết sẽ cung cấp cho bạn tất cả các thông tin mà bạn đang tìm kiếm về quy trình bán hàng. Hãy cùng đón đọc nhé!.

Dưới đây là các phần cụ thể:

  • Phần 1: Quy trình bán hàng (Sales pipeline) và Phễu bán hàng: Cái nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhất?
  • Phần 2: 7 giai đoạn quan trọng của quy trình bán hàng (Sales Pipeline) và cách thức triển khai.
  • Phần 3: 7 bước để xây dựng quy trình bán hàng và 6 mẹo trong chiến lược kinh doanh.
  • Phần 4: Phân tích quy trình bán hàng: Số liệu và 3 bước thiết lập báo cáo.
  • Phần 5: Quản lý quy trình bán hàng: Cách phát huy tối đa hiệu quả của quy trình bán hàng trong thực tế.
  • Phần 6: Cách sử dụng CRM trong tối ưu quy trình và tăng tốc độ bán hàng: 5 công cụ và cách sử dụng chúng.
  • Phần 7: 13 mẫu quy trình bán hàng (Excel + mẫu khác) giúp hoàn thiện và cải tiến quy trình bán hàng của bạn.

Trước khi tiếp tục tìm hiểu. bạn cần hiểu được các khái niệm cơ bản sau:

  • Sales Pipeline là gì ?
  • 6 loại hình của Sales Pipeline và cách thức áp dụng?
  • Mỗi ngành hàng khác nhau sẽ có mô hình Sales Pipeline khác nhau?
  • Làm thế nào để các mô hình Sales Pipeline hoạt động và mang lại lợi nhuận ?

Cùng tìm hiểu nhé….

1. Sales Pipeline là gì ?

Sales pipeline là sự minh họa cơ bản chân dung của khách hàng tiềm năng có liên quan đến quy trình bán hàng của bạn. Thường được trình bày như 1 bảng Kanban, với mỗi cột đại diện cho mỗi giai đoạn trong quy trình bán hàng. Sales pipeline cung cấp 1 cái nhìn rõ ràng về vị trí của khách hàng tiềm năng trong quy trình, nhu cầu thực sự của họ là gì và lợi nhuận cao nhất mà họ có thể mang lại là bao nhiêu khi họ mua hàng của bạn”. 

Mỗi 1 doanh nghiệp sẽ xây dựng riêng 1 quy trình bán hàng riêng. Quy trình này có thể bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau trong quá trình mua hàng hoặc các bước bạn thực hiện để thực hiện và chốt các giao dịch.

Để có 1 Sales Pipeline (Quy trình bán hàng) thực sự hiệu quả, bạn cần cân nhắc và điều chỉnh quy trình phù hợp với doanh nghiệp, khách hàng và sản phẩm của bạn.

Trên thực tế, các công ty thưởng tạo ra nhiều các quy trình khác nhau phục vụ cho các mục đích khác nhau.

Có những loại quy trình bán hàng nào và bạn nên áp dụng loại nào cho phù hợp?

2. 6 Loại hình của Sales Pipeline là gì, và ứng dụng?

Chú ý: Loại hình quy trình bán hàng (Sales Pipeline) mà bạn chọn sẽ dựa trên việc doanh nghiệp của bạn vận hành như thế nào và năng lực bán hàng của team bạn ra sao.

Sales Pipeline (quy trình bán hàng) chỉ thực sự mang lại giá trị nếu nó giúp cho team của bạn chốt được giao dịch nhanh hơn và chuyển đổi được nhiều khách hàng hơn.

Sau đây là tổng quan về 6 loại Sales Pipeline được sử dụng phổ biến nhất.

  • Quy trình bán hàng đơn giản. 

Quy trình bán hàng đơn giản bao gồm các giai đoạn: tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đánh giá xác định xem khách hàng tiềm năng có nhu cầu, ngân sách và quyền hạn để mua trong tương lai gần hay không, gặp gỡ thảo luận với khách và chốt giao dịch. Loại hình Sales pipeline này đơn giản không rườm rà, các giai đoạn ngắn gọn được vận hành trơn tru từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Khách hàng tiềm năng đến, họ thấy sản phẩm của bạn và họ mua.

  • Quy trình bán hàng và Marketing.

Thường các quy trình bán hàng được sử dụng chủ yếu cho Team Sale, nhưng đôi lúc quy trình cũng sẽ trùng lặp ở một vài giai đoạn hay các bước với bộ phận Marketing. Vậy Quy trình bán hàng và tiếp thị giúp thu hẹp khoảng cách giữa hai bộ phận này. Cho phép cả 2 team phối hợp làm việc theo quy trình 1 cách trôi chảy nhưng vẫn tỏa sáng trên lĩnh vực của mình. Ví dụ, Loại hình quy trình này có thể bao gồm các giai đoạn từ đầu như tìm kiếm khách hàng tiềm năng, chuyển đổi và đội Marketing sẽ đưa ra các ưu đãi để phục vụ nhiều hơn giúp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi khách hàng.

“Pro tip: Quy trình bán hàng và tiếp thị được vận hành trơn tru và hiệu quả nhất khi được tự động hóa. Các data khách hàng tiềm năng được gửi thẳng thì các công cụ Marketing cho đội sale. Đó là lý do tại sao phần mềm CRM được tích hợp các công cụ marketing như Mailchimp, Marketo, Hubspot, Facebook ads, Unbounce….”

  • Quy trình dịch vụ sau bán hàng.

Chốt được giao dịch, bán được hàng không có nghĩa là bạn đã xong việc. Tùy vào hiện trang doanh nghiệp, bạn có thể cần đến dịch vụ sau bán hàng, bao gồm các công việc bạn thực hiện sau khi hợp đồng được ký kết. Các công việc ở đây có thể bao gồm nghiên cứu, sáng tạo và thiết kế sản phẩm, triển khai hoặc phân phối, cung cấp dịch vụ, đề, hướng dẫn sử dụng…

  • Quy trình rà soát lại các mục tiêu.

Khi bạn mất contact với khách hàng tiềm năng, đưa họ vào quy trình  rà soát mục tiêu. Quy trình này sẽ có các giai đoạn cụ thể để soát lại các khách hàng tiềm năng bị bỏ sót và cho bạn biết khách hàng này đang trong giai đoạn nào của quy trình bán hàng để bạn tiếp tục triển khai các bước tiếp theo.

  • Quy trình bán hàng dựa trên sản phẩm và dịch vụ.

Tùy thuộc vào công ty bạn đang cung cấp sản phẩm hay dịch vụ, Quy trình sẽ được điều chỉnh chi tiết sao cho phù hợp với sản phẩm/ dịch vụ mà bạn đang bán. Trên thực tế, một vài công ty có thể tạo ra nhiều các quy trình bán hàng dựa trên các sản phẩm khác nhau.

  • Quy trình bán hàng dựa trên hồ sơ năng lực. 

Nếu bạn bán hàng cho các phân hạng khách hàng khác nhau. Quy trình bán hàng dựa trên hồ sơ năng lực sẽ giúp bạn phân loại được năng lực mua của khách hàng từ đó bán được đúng sản phẩm phù hợp với nhu cầu hiện tại của khách hàng. Ví dụ: 1 doanh nghiệp bán 1 sản phẩm cho cả SMBs (doanh nghiệp vừa và nhỏ) và các xí nghiệp thì quy trình bán hàng cho mỗi bên sẽ khác nhau.

Các quy trình bán hàng này giúp cho các công ty/ doanh nghiệp lớn xác định được lộ trình bán hàng tiếp theo (bạn có thể tham khảo để xây dựng quy trình bán hàng của mình)

Khi phân vân về quyết định có nên tạo ra  nhiều loại quy trình hay không, hãy nhớ rằng việc này chỉ thực sự cần thiết nếu các quy trình cho từng loại sản phẩm hoặc bộ phận có sự thay đổi và  khác biệt lớn. Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, có thể bạn chỉ cần 1 quy trình bán hàng đơn giản, để đưa khách hàng tiềm năng trở thành người mua hàng.

Khi xây dựng quy trình bán hàng, càng đơn giản càng tốt. Nếu bạn muốn bán hàng nhanh và rút ngắn chu kỳ bán hàng, đừng tạo ra quy trình quá phúc tạp.

Bên cạnh đó ngành hàng ảnh hưởng như thế nào đến quy trình bán hàng ?

3. Mỗi một ngành hàng có một quy trình bán hàng riêng biệt?

Đúng là vậy, mộ công ty Saas sẽ phải có quy trình bán hàng khác với 1 đại lý bất động sản hoặc 1 đơn vị bán lẻ. Và 1 công ty bán dịch vụ sẽ có quy trình khác với công ty bán các sản phẩm thành phẩm.

Mặc dù vậy, các quy trình để phải dựa trên các giai đoạn tiêu chuẩn:

  • Tìm kiếm các khách hàng tiềm năng quan tâm đến sản phẩm của bạn.
  • Đánh giá các khách hàng tiềm năng thông qua việc tìm hiểu về sở thích, nhu cầu, địa chỉ sinh sống hoặc các yếu tố khác. Đưa ra các câu hỏi test để biết họ có phù hợp với sản phẩm mà bạn đang bán không.
  • Liên hệ với khách hàng tiềm năng để sắp xếp 1 cuộc trao đổi hoặc gửi 1 bản demo, gọi điện, gửi tặng bản dùng thử.
  • Đưa ra đề xuất hợp tác với nhiều ưu đãi.
  • Đàm phán và chốt giao dịch.

Quy trình bán hàng tiêu chuẩn trên là cơ sở nền tảng có tất cả các mô hình kinh doanh để từ đó bạn có thể xây dựng quy trình riêng cho doanh nghiệp của mình.

Đương nhiên, với các ngành hàng khác nhau sẽ có các giai đoạn đặc trưng riêng trong quy trình bán hàng (Sales Pipeline). Ví dụ như:

  • Trong quy trình bán hàng của SaaS, giai đoạn “liên hệ” với khách hàng tiềm năng sẽ có thể có bản demo sản phẩm kèm theo
  • Đối với đội bán hàng tại hiện trường (PG), việc đánh giá và lấy contact sẽ được thực hiện trực tiếp tại chỗ
  • Với quy trình bán hàng B2B, giai đoạn đàm phán, thương lượng sẽ phức tạp hơn cần sự chấp thuận của các bên liên quan và người đưa ra quyết định.
  • Đối với các quy trình bán hàng cho các doanh nghiệp bất động sản, việc đánh giá xoay quanh xếp hạng giá trị khách hàng và có thể điều chỉnh được dựa trên giá trị tài sản giao bán. Giai đoạn thương lượng diễn ra song song với việc kiểm tra tài sản, hai bên đưa ra các đề xuất, đề nghị và đàm phán.
  • Đối với quy trình bán hàng dành cho các mặt hàng là sản phẩm xây dựng, các đề xuất sẽ được trình bày dưới dạng bản thiết kế, và có thể thay đổi và chỉnh sửa được trước khi ký hợp đồng.

Vậy nên, quy trình cơ bản vẫn là nền tảng tiên quyết. Các thao tác thì có thể thay đổi để phù hợp với ngành hàng và loại sản phẩm.

Bạn có thể sử dụng quy trình cơ bản là lõi từ đó xây dựng quy trình bán hàng của riêng doanh nghiệp bạn nhưng có sự điều chỉnh để quy trình phù hợp với công ty, khách hàng và sản phẩm.

4. Cách thức vận hàng quy trình bán hàng trong thực tế, và lợi ích mang lại cho team của bạn.

Với 1 quy trình được xây dựng hiệu quả, bạn sẽ thấy 5 lợi ích rõ ràng.

  • Hiểu rõ ràng về tất cả các giao dịch đang được triển khai 

1 Quy trình bán hàng trực quan sẽ cho bạn thấy được các giao dịch đang được triển khai trong quy trình, giao dịch đó đang ở trong giai đoạn nào, trình trang và khả năng chốt giao dịch là bao nhiêu.

Điều này không chỉ giúp team bạn đưa ra được các mục tiêu phù hợp và giúp họ đạt được các mục tiêu đó.

Tiến hành các cuộc họp để rà soát và đánh giá lại quy trình bán hàng thường xuyên giúp bạn duy trì hệ thống vận hành trơn tru và bạn chỉ việc phát huy để đạt được mục tiêu mà không bị phân tâm bởi các lỗi nhỏ.

  • Biết rõ được bạn có thể đạt được mục tiêu hay không. 

Quy trình của bạn có thể phản ảnh chính xác vấn đề hiện tại của bạn cũng như doanh số bán hàng,  bạn sẽ không cần ngồi dự đoán hay xem xem mình có đạt được chỉ tiêu hay không.

Ví dụ: Nhìn vào bản quy trình trực quan, bạn có thể biết được khi nào chỉ số khách hàng tiềm năng thấp. thay thì đợi để các chỉ số đó ngày càng thấp, bảng trực quan cho phép bạn thấy trước được vấn đề cần cải thiện.

Từ đó, bạn có thể sử dụng phương pháp phù hợp để tìm kiếm, gia tăng lượng khách hàng tiềm năng.

  • Rút ngắn chu kỳ bán hàng 

Quy trình sẽ  quy định thời gian để đạt được đơn hàng. Nếu không, các quản lý sẽ chỉ đưa ra dự đoán để thúc đẩy bán hàng mà không có thời gian cụ thể. Họ có thể chốt được đơn hàng sớm hơn dự định, nhưng đơn hàng có thể bị trì hoàn mà họ không tìm được vấn đề chính xác

Khi có quy trình bán hàng, các quản lý sẽ biết chính xác việc họ cần làm. thứ tự công việc cần sắp xếp. Thao tác và các bước cụ thể rõ ràng. giống như đi theo đường trên bản đồ họ sẽ giúp khách hàng tiềm năng có 1 cuộc hàng trình mua hàng suôn sẻ.

Các phần còn lại sẽ giúp cho quy trình bán hàng của bạn trơn tru và rút ngắn chu kỳ bán hàng.

  • Theo dõi tiến độ của team bạn 

1 quy trình hiệu quả sẽ giúp người quản lý theo dõi được tiến độ của team mình.

Ví dụ: Quản lý sẽ thấy được các giai đoạn và nhân viên sẽ gặp khó khăn, hoặc các giai đoạn nhân viên hòa thành xuất sắc.

Nhờ vào thông tin này, các quản lý có thể tư vấn, đào tạo và khuyến khích động viên, thúc đẩy các nhân viên bán hàng tốt hơn.

  • Sàng lọc tập trung vào các giao dịch và triển khai 

Với thông tin chính xác được cập nhật trong quy trình. Bạn sẽ sàng lọc được các giao dịch có giá trị và  tỷ lệ thành công cao, giao dịch nào khả năng thành công thấp và giao dịch nào sắp chốt được.

Khi bạn quản lý quy trình 1 cách hiệu quả, team của bạn sẽ tập trung vào đúng giao dịch. Họ sẽ biết được deal nào có giá trị và cần hành động ngay để chốt được deal và bán được sản phẩm.

5.  Sẵn sàng cạnh tranh với đối thủ.

Đi sâu vào thực tế việc xây dựng hệ thống bán hàng.

Khi bạn xây dựng 1 quy trình bán hàng có hiệu quả, tiến độ công việc sẽ suôn sẻ hơn và chắc chắn chốt được nhưng giao dịch lớn, team của bạn sẽ làm việc năng suất hơn, thông minh hơn để xây dựng được data khách hàng trung thành.

Đó cách để bạn từng bước đánh bại các đối thủ mạnh.

Trong bài viết này, bạn có thể tìm hiểu thêm về Sales Pipeline là gì và việc xây dựng 1 quy trình phù hợp với doanh nghiệp của bạn, cho bạn thấy được bạn cần theo dõi chỉ số nào, kiểm soát ra sao, và vận hành quy trình như thế nào để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Đăng ký trải nghiệm ngay!