Hướng dẫn thủ tục đăng ký Voice Brandname chi tiết nhất 2024

Voice Brandname là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp hiển thị tên công ty khi gọi điện, tăng tính nhận diện và uy tín thương hiệu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký Voice Brandname năm 2024, từ điều kiện cần thiết đến quy trình và chi phí. Hãy cùng Callio khám phá bạn nhé!

Giới thiệu về Voice Brandname

Voice Brandname là dịch vụ cho phép doanh nghiệp hiển thị tên công ty khi gọi điện cho khách hàng. Thay vì chỉ hiện số điện thoại, tên thương hiệu sẽ được hiển thị, giúp tăng tính nhận diện và uy tín của doanh nghiệp. Đây là công cụ hữu ích trong chiến lược marketing, giúp doanh nghiệp tạo dấu ấn và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng.

Tại Việt Nam, Voice Brandname ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Các lĩnh vực như tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, và dịch vụ chăm sóc khách hàng là những ngành hàng phổ biến nhất sử dụng Voice Brandname. Theo thống kê, số lượng doanh nghiệp đăng ký Voice Brandname tăng đều qua các năm, phản ánh nhu cầu nâng cao hiệu quả truyền thông và xây dựng thương hiệu.

Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng Voice Brandname

Việc sử dụng Voice Brandname mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:

Chuyên nghiệp: Sử dụng Voice Brandname giúp doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp cao trong mắt khách hàng. Thay vì chỉ có số điện thoại thông thường, khi khách hàng nhận được cuộc gọi có thông tin Voice Brandname, họ cảm thấy tin tưởng và an tâm hơn về sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Tin cậy: Khách hàng dễ dàng nhận biết và tin cậy hơn với cuộc gọi có sẵn tên doanh nghiệp. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và làm tăng khả năng giữ chân khách hàng.

Tỉ lệ nhận cuộc gọi cao: Voice Brandname giúp tăng tỉ lệ nhận cuộc gọi bởi vì thông tin về doanh nghiệp được hiển thị rõ ràng, dễ nhận diện. Điều này giúp doanh nghiệp tiếp cận và phản hồi khách hàng nhanh chóng hơn.

Dễ quảng bá và nâng tầm thương hiệu: Sử dụng Voice Brandname giúp tăng độ nhận diện của thương hiệu trong mắt khách hàng. Đây là một công cụ hiệu quả để quảng bá thương hiệu mà không cần phải đầu tư quá nhiều vào các chiến dịch quảng cáo truyền thống.

Tiết kiệm: Sử dụng Voice Brandname giúp giảm chi phí đầu tư cho việc mua số tổng đài hoặc các giải pháp đắt tiền khác. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với ngân sách hạn chế.

Chấp hành quy định pháp luật: Việc đăng ký Voice Brandname đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật nhà nước về quảng cáo, bảo vệ người tiêu dùng và quản lý thông tin liên lạc.

Thủ tục đăng ký Voice Brandname

Điều kiện đăng ký: Doanh nghiệp có Brandname hợp lệ (do Bộ Thông tin & Truyền thông cấp giấy chứng nhận); Có số Hotline, tổng đài để gán Brandname.

Quy định chung khi đăng ký tên định danh của Voice Brandname

Để khai báo thủ tục đăng ký Voice Brandname. Doanh nghiệp cần phải chấp hành quy định chung về tên định danh khi đăng ký dịch vụ Voice Brandname. Cụ thể theo các yêu cầu dưới đây:

• Tên định danh tối đa 11 ký tự viết liền nhau và sử dụng bảng chữ cái Latin. Chữ số hoặc các ký tự (-), (_), (.), khoảng trắng.
• Không phân biệt chữ in hoa, chữ thường. Và không sử dụng những ký tự đặc biệt như $@%^&,…
• Hạn chế khai báo ký tự số ngay đầu. (Nguy cơ gửi tin sẽ bị lỗi hiển thị @#%^^);
•  Mọi doanh nghiệp, cá nhân đều có quyền đăng ký và sử dụng không giới hạn với mục đích quảng cáo bằng cuộc gọi. Tuy nhiên không khai báo tên có từ nhạy cảm. Như (xổ số, game, cờ bạc…)
• Tên định danh trong dịch vụ Voice Brandname được cấp cho doanh nghiệp, cá nhân. Là tên duy nhất trong Hệ thống định danh quốc gia của Bộ Thông tin và Truyền thông. Thời hạn sử dụng của tên đã đăng ký là 3 năm kể từ ngày được cấp.
• Tổ chức, cá nhân phải tuân theo theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông về phí, lệ phí và nộp chi phí để duy trì hoạt động lâu dài.

Hồ sơ đăng ký tên định danh

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 24 Nghị định 91/2020/NĐ-CP. Hồ sơ đăng ký tên định danh bao gồm:

• Bản sao có chứng thực về quyết định thành lập của tổ chức hoặc giấy chứng nhận đã đăng ký doanh nghiệp;
• Bản khai đăng ký tên định danh đúng theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP;
• Các giấy tờ khác có liên quan tới những quyền sở hữu trí tuệ hoặc đăng ký thương hiệu (nếu có).

Phương thức nộp hồ sơ đăng ký cấp tên định danh cho doanh nghiệp

Căn cứ theo Điều 25 Nghị định 91/2020/NĐ-CP. Có thể nộp hồ sơ tên định danh thông qua 2 phương thức sau:

• Nộp hồ sơ giấy thông qua dịch vụ bưu chính gửi đến Bộ Thông tin và Truyền thông (Cục An toàn thông tin).
• Nộp hồ sơ trực tuyến tại Hệ thống quản lý quốc gia theo địa chỉ: tendinhdanh.ais.gov.vn.

Hồ sơ khai báo đăng ký dịch vụ Voice Brandname

• Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp
• Các form công văn khai báo nhà mạng theo như mẫu được cung cấp
• Giấy chứng nhận định danh (QC) sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký tên định danh
• File Template (CSKH)

Lưu ý đối với các form công văn khai báo nhà mạng

Cần có người đại diện Pháp luật ký tên bằng mực xanh; File thông tin có nội dung dài trên 02 trang yêu cầu phải có dấu mộc giáp lai. Nếu nội dung được in 02 mặt của 1 trang giấy thì bắt buộc đóng mộc treo góc trái đầu trang 1; Nếu trong trường hợp không có chữ ký của người đại diện Pháp luật thì phải bổ sung Uỷ quyền ký tên.

Hướng dẫn thủ tục đăng ký Voice Brandname

Các bước đăng ký Voice Brandname dành cho khách hàng chưa khai báo tên định danh

Bước 1: Đăng ký Voice Brandname và nộp hồ sơ xin cấp chứng nhận

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu

Trước khi bắt đầu quá trình đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Đơn đăng ký dịch vụ Voice Brandname: Điền đầy đủ và chính xác các thông tin yêu cầu.
• Bản sao giấy phép kinh doanh: Bản sao chứng minh doanh nghiệp hoạt động hợp pháp.
• Giấy chứng nhận đăng ký thương hiệu: Chứng minh thương hiệu đã được bảo hộ pháp lý.
• Giấy ủy quyền (nếu có): Trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp lý của doanh nghiệp.

Sau đó đi nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý hoặc thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ Voice Brand name uy tín. Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đều được nộp đầy đủ và đúng quy định.

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan quản lý sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận thông tin. Với thời gian xử lý hồ sơ thường kéo dài từ 7 đến 10 ngày làm việc. Trong thời gian này, doanh nghiệp có thể được yêu cầu bổ sung thêm tài liệu hoặc làm rõ một số thông tin.

Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo phê duyệt từ cơ quan quản lý. Kết quả phê duyệt sẽ bao gồm hướng dẫn chi tiết về cách kích hoạt dịch vụ Voice Brandname. Sau khi nhận được hướng dẫn, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cần thiết để kích hoạt dịch vụ.

Bước 2: Gắn tên định danh với số tổng đài

Đầu tiên, khách hàng phải chọn số tổng đài theo danh sách do Callio cung cấp để gán tên định danh

Sau đó, Callio sẽ soạn Công văn khai báo gán tên định danh với số tổng đài và gửi bản mềm tới Khách hàng

Khách hàng hoàn thiện hồ sơ bản cứng và gửi Callio để hoàn tất thủ tục đăng ký

• Công văn khai báo tên định danh: 2 bản, ký và đóng dấu công ty
• Chứng nhận định danh có đóng dấu treo công ty: 2 bản, đóng dấu treo công ty

Cuối cùng, nộp hồ sơ tới nhà mạng viễn thông và làm thủ tục gán tên định danh với số tổng đài: 2-3 ngày làm việc

Các bước đăng ký Voice Brandname dành cho khách hàng đã có tên định danh

Bước 1: Gửi giấy chứng nhận

Doanh nghiệp cần gửi bản mềm giấy chứng nhận đăng ký tên định danh (brandname) cho Callio để Callio hỗ trợ bạn trong quá trình hoàn tất thủ tục.

Bước 2: Gán tên định danh với số tổng đài

Khách hàng chọn số tổng đài theo danh sách cho Callio cung cấp để gán tên định danh. Sau đó, Callio soạn Công văn khai báo gán tên định danh với số tổng đài và gửi bản mềm tới Khách hàng

Khách hàng hoàn thiện hồ sơ bản cứng và gửi Callio, gồm: 

• Công văn khai báo tên định danh: 2 bản, ký và đóng dấu công ty
• Chứng nhận định danh có đóng dấu treo công ty: 2 bản, ký và đóng dấu công ty
• Giấy đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp: 2 bản, ký và đóng dấu công ty
• Căn cước công dân của người đại diện theo đăng ký kinh doanh: 2 bản, ký và đóng dấu công ty

Sau cùng nộp hồ sơ tới nhà mạng viễn thông và làm thủ tục gán tên định danh với số tổng đài: 2-3 ngày làm việc

Chi phí và thời gian hoàn thành thủ tục

Chi phí đăng ký Voice Brandname tại Callio

Chi phí đăng ký dịch vụ Voice Brandname tùy thuộc vào từng đơn vị cung cấp dịch vụ, dao động từ 1.000.000 đến 5.000.000 VND. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ có thể cung cấp các gói dịch vụ với mức giá khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu và quy mô của doanh nghiệp.

• Phí đăng ký tên định danh: 500.000/ Brandname
• Phí đăng ký – gán Brandname vào hotline Chủ: 500.000/ Brandname
• Phí duy trì Brandname: 50.000/ Brandname/ tháng
• Phí duy trì thuê bao Mobile sip: 55.000/Thuê bao/ tháng
• Phí hòa mạng thuê bao Mobile Sip: 60.000/Thuê bao
• Phí đăng ký – gán Brandname vào hotline thành viên (nếu có): 100.000/Brandname
• Phí cước gọi: theo nhà mạng. Hiện nay, chỉ có 3 nhà mạng hỗ trợ cho hiển thị tên công ty khi gọi là Voice brandname Viettel và Voice brandname Mobiphone, Voice brandname Vinaphone.
• Phí thuê dịch vụ tổng đài ảo: chỉ từ 50.000/tháng (thu 12 tháng 1 lần). Doanh nghiệp bắt buộc phải có tổng đài ảo CALLIO thì mới có thể kích hoạt được giải pháp.

Mọi chi phí đều được Callio công khai khi liên hệ trực tiếp, đảm bảo đây là chi phí tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Tùy thuộc vào nhà mạng bạn lựa chọn mà chi phí sẽ có sự thay đổi. Hãy liên lạc ngay với Callio để được hỗ trợ và đăng ký cuộc gọi thương hiệu ngay bạn nhé!

Thời gian hoàn thành:

Toàn bộ quá trình từ nộp hồ sơ đến kích hoạt dịch vụ Voice Brandname có thể kéo dài từ 2 đến 4 tuần. Thời gian cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào mức độ hoàn thiện của hồ sơ và thời gian xử lý của cơ quan quản lý.

Đăng ký Voice Brandname có lợi ích gì?

Đăng ký Voice Brandname mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, giúp nâng cao uy tín và hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể của việc đăng ký Voice Brandname:

Giải pháp quảng bá thương hiệu hiệu quả

Khi doanh nghiệp đăng ký Voice Brandname, tên thương hiệu sẽ được hiển thị trên màn hình điện thoại của khách hàng khi họ nhận cuộc gọi. Điều này giúp tăng tính nhận diện thương hiệu và tạo ấn tượng tốt với khách hàng ngay từ lần đầu tiên.

Mỗi cuộc gọi đến khách hàng là một cơ hội để quảng bá thương hiệu. Việc hiển thị tên doanh nghiệp giúp khách hàng dễ dàng nhận diện và ghi nhớ thương hiệu của bạn.

Đăng ký dễ dàng và không bị ràng buộc về mã vùng, địa lý

Thủ tục đăng ký Voice Brandname không phức tạp và dễ dàng thực hiện. Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết và làm theo hướng dẫn từ đơn vị cung cấp dịch vụ.

Voice Brandname không bị ràng buộc về mã vùng hay địa lý. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ này để gọi đến bất kỳ khu vực nào mà không cần lo lắng về sự khác biệt về mã vùng.

Tăng tỷ lệ nhận cuộc gọi và sự tin tưởng từ khách hàng

Những cuộc gọi hiển thị tên doanh nghiệp thay vì chỉ hiển thị số điện thoại sẽ có tỷ lệ nhận cao hơn. Khách hàng thường có xu hướng nhận các cuộc gọi có tên thương hiệu vì họ tin tưởng và nhận diện được người gọi.

Khách hàng sẽ cảm thấy an tâm hơn khi biết được công ty nào đang gọi đến, ngay cả trước khi nghe máy. Điều này giúp tránh được các trường hợp lừa đảo, khủng bố cuộc gọi, và cuộc gọi rác.

Tuân thủ quy định pháp luật và tránh bị xử phạt

Theo nghị định 91/2020/NĐ-CP: Nghị định này quy định rằng các cuộc gọi không hiển thị tên tổ chức/doanh nghiệp (cuộc gọi rác) sẽ bị xử phạt từ 5 đến 100 triệu đồng. Việc đăng ký Voice Brandname giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và tránh các hình phạt không đáng có.

Bảo vệ uy tín và hình ảnh doanh nghiệp: Việc tuân thủ các quy định pháp luật không chỉ giúp tránh bị phạt mà còn giúp bảo vệ uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp. Khách hàng sẽ tin tưởng hơn vào những doanh nghiệp hoạt động minh bạch và tuân thủ quy định.

Cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng

Voice Brandname giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và liên hệ với khách hàng. Khách hàng sẽ không ngần ngại nhận các cuộc gọi từ số điện thoại có hiển thị tên thương hiệu mà họ tin tưởng. Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng và an tâm hơn khi nhận được các cuộc gọi từ doanh nghiệp mà họ biết rõ. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và xây dựng mối quan hệ lâu dài với họ.

Những câu hỏi thường gặp về đăng ký Voice Brandname

Câu hỏi: Doanh nghiệp mới thành lập có thể đăng ký Voice Brandname không?

Trả lời: Có, doanh nghiệp mới thành lập hoàn toàn có thể đăng ký Voice Brandname với điều kiện:

• Doanh nghiệp phải có giấy phép kinh doanh hợp lệ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, chứng minh rằng doanh nghiệp hoạt động hợp pháp.
• Thương hiệu của doanh nghiệp phải được đăng ký bảo hộ với Cục Sở hữu trí tuệ hoặc cơ quan tương đương. Việc này đảm bảo rằng tên thương hiệu được bảo vệ pháp lý và không bị tranh chấp.
• Doanh nghiệp tuân thủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư của khách hàng, bao gồm việc xử lý thông tin khách hàng một cách an toàn và bảo mật, không sử dụng thông tin khách hàng cho mục đích trái phép.

Câu hỏi: Có thể gia hạn hoặc cập nhật thông tin Voice Brandname sau khi đăng ký không?

Trả lời: Có, doanh nghiệp có thể gia hạn hoặc cập nhật thông tin Voice Brandname sau khi đăng ký. Thông thường, điều này yêu cầu doanh nghiệp nộp đơn yêu cầu cập nhật hoặc gia hạn cùng với các tài liệu chứng minh cần thiết. Quy trình và chi phí cụ thể sẽ phụ thuộc vào quy định của cơ quan quản lý hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.

Câu hỏi: Dịch vụ Voice Brandname có thể áp dụng cho các cuộc gọi quốc tế không?

Trả lời: Dịch vụ Voice Brandname chủ yếu áp dụng cho các cuộc gọi nội địa. Tuy nhiên, một số nhà cung cấp dịch vụ có thể hỗ trợ hiển thị tên công ty cho các cuộc gọi quốc tế. Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ để biết thêm chi tiết và điều kiện áp dụng cho các cuộc gọi quốc tế.

Kết luận

Voice Brandname là công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao tính nhận diện thương hiệu và tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng. Quy trình đăng ký Voice Brandname tuy không phức tạp nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc đăng ký dịch vụ này.

Bài viết trên đã mang đến cho người đọc những phương pháp cụ thể để ngăn chặn khách hàng rời bỏ doanh nghiệp. Có thể nói, chăm sóc khách hàng không phải là công việc đơn giản đối với nhiều doanh nghiệp. Liên hệ ngay Callio – Tổng đài thông minh tích hợp CRM để được tư vấn về phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng tốt nhất nhé!