37

9 dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp đang cần CRM (Phần 1)

By admin - 13/05/2021

Nếu bạn đang loay hoay với câu hỏi “Doanh nghiệp của tôi có đang thực sự cần CRM hay không?” thì thông qua bài viết này, bạn có thể tìm được câu trả lời chính xác cho DN của mình. Quyết định đầu tư CRM là một quyết định quan trọng mang tính chiến lược, chính vì thế doanh nghiệp phải cân nhắc thật kỹ càng.

Hãy cùng Callio xem xét 09 dấu hiệu chứng tỏ 1 doanh nghiệp đang cần 1 hệ thống CRM cụ thể như thế nào? Liệu CRM đã cần thiết và phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay chưa nhé?

Dấu hiệu 01: Dữ liệu bị phân tán ở nhiều nơi

Dữ liệu khách hàng (KH) – chúng tôi xin gọi tắt là dữ liệu – bị phân tán ở nhiều nơi được coi là dấu hiệu phổ biến và dễ nhận ra nhất rằng DN đang rất cần một giải pháp CRM. Đa số DN sử dụng đồng thời rất nhiều công cụ để lưu trữ dữ liệu KH như Excel, Google Drive, Outlook, Gmail, sổ ghi chú… điều này cũng đồng nghĩa dữ liệu KH đang bị phân mảnh nhiều nơi. Mặt khác, việc có nhiều kênh tương tác như Website, Zalo, Facebook, Landing pages… cũng góp phần khiến dữ liệu KH rời rạc, không tập trung. Với khả năng tích hợp đa kênh của CRM thì dữ liệu từ các kênh của DN sẽ được tập trung về 1 nơi duy nhất.

Dấu hiệu 02: Dữ liệu không nhất quán, nhiều data rác (junk data)

Dữ liệu bị trùng lặp, không nhất quán (không duy nhất), số lượng data rác ngày càng nhiều là dấu hiệu phổ biến số 2 chứng tỏ rằng DN bạn đang rất cần 1 hệ thống CRM. Hậu quả của việc trùng lặp dữ liệu, dữ liệu rác nhiều là DN sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong tất cả các khâu sử dụng lại chúng cho các hoạt động sau đó như tiếp thị, bán hàng và chăm sóc sau bán hàng. Các tình huống như 1 KH được gọi điện nhiều lần trong cùng một thời điểm, nhận nhiều email theo cùng 1 nội dung hay nhân viên kinh doanh không biết được KH đã có giao dịch với cty trước đó hay không v..v… sẽ thường xuyên xảy ra.

Một phần mềm CRM có các tính năng như tìm trùng, lọc trùng, gộp trùng, chặn trùng dữ liệu sẽ giúp cho bạn hạn chế tối đa vấn đề trùng lặp dữ liệu trên.

Dấu hiệu 03: Dữ liệu không có tính chia sẻ, kế thừa

Đa phần các DN hiện nay sẽ gặp khó khăn trong việc chia sẻ, kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận, phòng ban hay giữa các nhân viên với nhau. Nguyên nhân của vấn đề này là do DN đang sử dụng các công cụ lưu trữ dữ liệu không có tính chia sẻ và kế thừa. Tuy nhiên với CRM thì khác, CRM giúp tất cả các bộ phận phòng ban làm việc trên cùng một hệ thống, sử dụng chung một nguồn dữ liệu. Vì vậy các bộ phận sẽ sử dụng lại được kết quả công việc của nhau, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. Bên cạnh đó CRM còn có khả năng bàn giao hàng loạt các dữ liệu của nhân viên cũ sang nhân viên mới chỉ bằng vài thao tác.

Dấu hiệu 04: Dữ liệu kém bảo mật, khó phân quyền, phân cấp.

Các biểu hiện hay gặp trong dấu hiệu 04 này như:

  • Quản lý không thể phân vùng xem dữ liệu theo quyền hạn nhân viên. Chẳng hạn, nhân viên thì thấy dữ liệu được giao cho nhân viên, còn quản lý được thấy dữ liệu của tất cả nhân viên bên dưới.
  • Quản lý không thể phân quyền thao tác chi tiết trên dữ liệu tương ứng theo quyền hạn nhân viên. Cụ thể là cấp nhân viên chỉ được thêm mới, cập nhật dữ liệu chứ không được xóa dữ liệu, không được xuất (export) dữ liệu ra ngoài…

Hiện nay đa phần các DN vẫn đang sử dụng MS Excel hoặc Google Drive là kênh lưu trữ thông tin KH chính yếu của cty. Các công cụ này rất nhiều chức năng, linh hoạt và dễ sử dụng. Tuy nhiên, trong vấn đề phân quyền hay bảo mật dữ liệu thì các phần mềm này còn rất nhiều hạn chế. Vì vậy liên quan tới vấn đề này thì chủ DN nên nghĩ đến các công cụ quản trị bảo mật, phân quyền dữ liệu tốt như CRM hay ERP và áp dụng cho DN ngay từ đầu để tránh các rắc rối về sau.

Dấu hiệu 05: Doanh nghiệp không có góc nhìn toàn cảnh (360 độ) về khách hàng

Khi xem 1 hồ sơ KH mà bạn không thể biết được toàn bộ thông tin về KH đó như thông tin liên lạc, lịch sử chăm sóc, lịch sử giao dịch, thông tin công nợ… thì bạn không thể thấu hiểu và làm hài lòng khách hàng. Một giải pháp CRM có khả năng tích hợp với các hệ thống trong-ngoài của DN, khả năng lưu vết toàn bộ dữ liệu của các phòng ban, nhân viên khi cùng tương tác trên một hồ sơ KH thì có thể giúp DN có cái nhìn toàn diện về KH của mình.

Một số ví dụ:

  • CRM sẽ tích hợp với website bán hàng để ghi nhận lịch sử đặt hàng từ website.
  • CRM sẽ tích hợp với tổng đài IP để định danh và ghi nhận lịch sử cuộc gọi (log call) vào hồ sơ KH.
  • CRM tích hợp với phần mềm kế toán để lấy được thông tin doanh thu (thực thu),công nợ của KH v..v…lưu trữ theo hồ sơ KH trên CRM…

Sau khi tích hợp với các hệ thống khác, toàn bộ dữ liệu KH sẽ được tập trung về một nơi và ghi nhận đầy đủ theo hồ sơ KH tương ứng. Việc DN có được góc nhìn toàn cảnh (360 độ) về KH sẽ giúp DN thấu hiểu KH hơn và phục vụ KH ngày càng tốt hơn.

(Còn tiếp)

Đăng ký trải nghiệm ngay!