Dữ liệu kinh doanh nói chung và dữ liệu khách hàng nói riêng luôn là tài sản lớn nhất với mọi doanh nghiệp. Và các vấn đề nảy sinh liên quan đến quản trị dữ liệu khách hàng như làm sao tập trung dữ liệu khách hàng về 1 nơi, làm sao bảo mật dữ liệu, làm sao chia sẻ dữ liệu, làm sao phân quyền dữ liệu… luôn là bài toán đau đầu với nhiều chủ doanh nghiệp. CRM có thể là cứu cánh cho chủ doanh nghiệp để giải quyết tốt bài toán quản trị dữ liệu khách hàng với các thay đổi rõ nét sau:
Từ việc dữ liệu không tập trung, rải rác ở máy tính cá nhân của từng nhân viên, các chi nhánh hoặc ở các nguồn như Google Drive, hộp mail, điện thoại cá nhân…thì nay dữ liệu đã được tập trung về một nơi trên CRM. Đây là thay đổi cơ bản nhất, căn cơ nhất, làm bàn đạp cho mọi hoạt động phía sau của doanh nghiệp
Với chức năng lọc trùng, chặn trùng của mình thì CRM giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa việc trùng lắp thông tin khách hàng. Điều này giúp cho việc quản lý dữ liệu dễ dàng hơn cũng như là báo cáo, thống kê sẽ chính xác hơn.
Doanh nghiệp có thể quên đi “nỗi lo” kém bảo mật của dữ liệu vì chức năng phân quyền của CRM sẽ giúp đảm bảo ai được thao tác trên dữ liệu nào, được thao tác những gì …từ đó dữ liệu của doanh nghiệp trở nên bảo mật hơn rất nhiều.
Khi có CRM thì các bộ phận, phòng ban sẽ thao tác trên cùng 1 hệ thống, vì vậy kết quả cập nhật thông tin khách hàng của bộ phận này thì bộ phận khác sẽ được sử dụng lại tức thời (không cần nhập lại, không cần hỏi lại). Các thông tin khách hàng khi cần có thể chia sẻ với nhân viên, phòng ban khác trên toàn hệ thống một cách nhanh chóng, tức thời, hạn chế độ trễ dữ liệu.
Thông tin khách hàng sẽ được cập nhật đầy đủ, toàn diện giúp ích rất nhiều cho các bộ phận tiếp thị, kinh doanh hay chăm sóc khách hàng có thể tư vấn các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với từng khách hàng dựa trên lịch sử giao dịch và hành vi của họ đã được ghi nhận và lưu trữ trên hệ thống CRM. Từ đó giúp gia tăng khả năng mua hàng cũng như là sự hài lòng của khách hàng.
Nhờ các tính năng như Lịch làm việc, Quản lý Task, Quản lý Dự án…hay các tiện ích như quản lý quy trình (Workflow), thông báo, nhắc nhở (Notification), Mobile App (ứng dụng CRM trên Mobile)… mà khả năng “teamwork” của doanh nghiệp được cải thiện đáng kể. Không còn tình trạng “quên khách hàng” hay “quên vấn đề” bởi thông tin được “double-check” bởi nhiều bộ phận, phòng ban. Các khâu như giao việc, kiểm soát tiến độ công việc cũng như báo cáo kết quả được thực hiện dễ dàng trên phần mềm.
Nhờ việc quản lý thông tin khách hàng chặt chẽ như phân tích ở trên, khả năng teamwork hiệu quả cộng với sự hỗ trợ của bộ công cụ bán hàng (sales kits) đầy đủ, chuyên nghiệp mà hiệu quả bán hàng của doanh nghiệp tự động được nâng cao.
Hơn nữa, chính các công cụ tiếp thị, chăm sóc khách hàng đa kênh được cung cấp bởi phần mềm CRM sẽ giúp cho doanh nghiệp tiếp cận tới tập khách hàng tiềm năng rộng hơn, có chọn lọc hơn. Khách hàng được chăm sóc tự động, nuôi dưỡng tự động ngay cả khi chưa có nhu cầu mua hàng thay vì bị bỏ quên như trước đây.
