Tính năng ghi âm lịch sử cuộc gọi trong CRM

Không chỉ là nơi thu thập thông tin khách hàng, CRM còn có chức năng lưu trữ chi tiết đến từng tương tác, từng cuộc gọi của khách. Chức năng này được xây dựng với mục đích giúp bạn quản lý, thống kê và phân tích cuộc gọi, từ đó giúp cải thiện chất lượng dịch vụ.

Vậy những tính năng CRM ghi nhận được trong lịch sử cuộc gọi gồm những gì? Những phần mềm CRM nào cho phép ghi lại cuộc gọi? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây bạn nhé!

Những tính năng của CRM record lịch sử cuộc gọi

Ghi nhận và lưu trữ lịch sử cuộc gọi

Ghi nhận cuộc gọi là một trong những tính năng cơ bản trong CRM. Ghi nhận cuộc gọi trong CRM có thể giúp bạn phân loại được khách hàng thông qua một số đặc điểm sau:

• Xác nhận khách hàng qua số điện thoại, giúp loại bỏ các data rác, số điện thoại bị sai, không tồn tại.
• Khách hàng có quan tâm đến sản phẩm thông qua việc xác nhận số điện thoại qua các kênh truyền thông (popup trên website, chat tư vấn…)
• Khách hàng tiềm năng thông qua tần suất các cuộc gọi đến – đi giữa nhân viên telesale và khách hàng.

Tính năng ghi nhận cuộc gọi còn là cơ sở đánh giá nhân viên chăm sóc khách hàng, Telesale, nhân viên sale một cách trực quan qua việc báo cáo, thống kê cuộc gọi trên CRM.

Quản lý, truy xuất thông tin cuộc gọi

Với CRM, việc quản lý và truy xuất thông tin cuộc gọi sẽ trở lên dễ dàng hơn rất nhiều bởi thông tin được tập trung vào một nơi.

Về mặt quản lý, bạn có thể:

• Quản lý danh sách số điện thoại khách hàng
• Quản lý nhân viên telesale
• Quản lý số cuộc gọi đến, gọi đi, gọi nhỡ

Về truy xuất thông tin, bạn có thể:

• Truy xuất được thời gian gọi, thời lượng cuộc gọi
• Truy xuất thông tin khách hàng thông qua số điện thoại
• Truy xuất nội dung cuộc gọi để tìm sản phẩm quan tâm qua các tag nhân viên telesale đã gán

Quản lý dễ dàng, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và công sức quản lý. Việc truy xuất thông tin chính xác, nhanh chóng giúp bạn thống kê dễ dàng.

Kiểm tra file ghi âm trong thông tin khách hàng

Một trong những yêu cầu cơ bản trong chăm sóc khách hàng là nghe lại cuộc gọi điện thoại để xác định lại thông tin, cải thiện chất lượng cuộc gọi.

Hầu hết các tổng đài tại các công ty cần mua một phần mềm riêng để thực hiện việc ghi âm và lưu trữ cuộc gọi của khách hàng. Nhưng khi sử dụng CRM, bạn có thể nghe ngay cuộc gọi trên phần mềm này.

Việc nghe lại cuộc gọi ngay trên CRM cho phép bạn note luôn các ý chính trong nội dung trao đổi với khách hàng, giúp cho việc phân loại khách hàng được dễ dàng hơn.

Những phần mềm CRM cho phép ghi lại cuộc gọi

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm CRM, nhưng không phải phần mềm nào cũng có tính năng ghi lại cuộc gọi. Cùng điểm qua một số phần mềm cho phép record lịch sử cuộc gọi với khách hàng dưới đây nhé!

Callio CRM

Không chỉ hỗ trợ quản lý hiệu quả sale, hỗ trợ công cụ quảng cáo, tích hợp các ứng dụng và tiện ích marketing (như email marketing, SMS, push web, chatbot, ticket, popup…), Callio CRM còn rất mạnh trong các tính năng thống kê, lưu trữ thông tin khách hàng trong đó có chức năng ghi lại cuộc gọi.

Bạn có thể nghe lại cuộc gọi của khách hàng thông qua nhiều phương thức như:

• Vào tiện ích, mục lịch sử cuộc gọi, ấn vào xem chi tiết.
• Vào chi tiết khách hàng, mục Call để biết chính xác cuộc gọi được gọi lúc nào, do telesale gọi đến khách hàng nào, thời lượng bao lâu và tất nhiên, bạn có thể dễ dàng nghe lại lịch sử cuộc gọi. Với cách này, bạn còn có thể xem chính xác các tương tác của khách hàng trên CRM.

Ưu điểm của Callio CRM là thông tin được tập trung, giúp đánh giá tổng quan và toàn diện về tình hình của khách hàng, kết nối các bộ phận trong công ty. Có thể nói Callio CRM đang là phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất hiện nay, không có nhược điểm đáng kể.

Nice CRM 

• Nice CRM cũng có nhiều tiện ích đi kèm trong hệ thống của mình trong đó có ghi âm lịch sử cuộc gọi.
• Ưu điểm của Nice CRM là có đội ngũ kỹ sư nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống tổng đài VoIP, nhất là trong lĩnh vực cung cấp các đầu số tổng đài chăm sóc khách hàng như 1800, 1900.
• Nhược điểm của phần mềm này là chưa tích hợp nhiều công cụ auto marketing. Ngoài Email, SMS, Ticket ra thì các tiện ích và ứng dụng phục vụ cho Sale và Marketing còn nghèo nàn.

Gen CRM

• Trên Gen CRM không có chức năng ghi âm cuộc gọi, nhưng được tích hợp với phần mềm VoIP – tổng đài ghi âm cuộc gọi giúp bạn có thể nghe lại được lịch sử cuộc gọi với khách hàng.
• Ưu điểm của Gen CRM là giúp telesale ghi âm cuộc gọi ngay cả trên điện thoại thông qua App trên Google Play và App Store.
• Nhược điểm là không tập trung được tất cả dữ liệu của khách hàng do tích hợp với tổng đài ghi âm cuộc gọi riêng.