Quy trình và giải pháp quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho có vai trò rất lớn trong việc đảm bảo số lượng sản phẩm để bán tại mọi thời điểm, giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp. Quản lý hàng tồn kho còn giúp loại trừ các rủi ro tiềm tàng của hàng tồn kho như hàng bị ứ đọng, giảm phẩm chất, hết hạn do tồn kho quá lâu.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là quá trình quản lý, sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong kho lưu trữ ^{1 2}. bao gồm:

1. Quản lý mã hàng: Cập nhật thông tin về loại mặt hàng xác định thuộc tính nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp để cấp mã hàng mới theo đúng quy định.
2. Quản lý hoạt động nhập kho: Kiểm tra và nghiệm thu nguyên vật liệu nhập vào, nếu nguyên vật liệu đạt yêu cầu thì nhân viên này sẽ cấp phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu, sau đó nguyên vật liệu sẽ được chuyển cho nhân viên bốc xếp.
3. Quản lý hoạt động xuất kho: Kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm, nếu sản phẩm đạt yêu cầu thì nhân viên này sẽ cấp phiếu kiểm tra và thử nghiệm sản phẩm, sau đó sản phẩm sẽ được chuyển cho nhân viên bốc xếp.
4. Quản lý hoạt động kiểm kê: Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ để kiểm tra số lượng hàng tồn kho, đối chiếu với số liệu trong hệ thống quản lý kho, từ đó có thể đưa ra các biện pháp điều chỉnh nếu cần thiết.

Quy trình quản lý hàng tồn kho

Quản lý mã hàng

Phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch gửi yêu cầu đến người phụ trách quản lý đặt hàng mã hàng của công ty yêu cầu cập nhật mã hàng bằng mã hàng mới hoặc sửa lại bằng mã hàng cũ. Cán bộ phụ trách sẽ cập nhật thông tin về loại mặt hàng xác định thuộc tính nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp để cấp mã hàng mới theo đúng quy định.

Quản lý hoạt động nhập kho

Khi có kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu, Phòng kinh doanh sẽ thông báo cho Phòng bảo vệ, Phòng Kế hoạch Vật tư, Phòng Quản lý Chất lượng và các bên liên quan để họ sắp xếp nhân sự. Nhân viên phòng quản lý chất lượng kiểm tra và nghiệm thu nguyên vật liệu nhập vào, nếu nguyên vật liệu đạt yêu cầu thì nhân viên này sẽ cấp phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu, sau đó nguyên vật liệu sẽ được chuyển cho nhân viên bốc xếp.

Quản lý hoạt động xuất kho

Khi có đơn hàng từ khách hàng, Phòng kinh doanh sẽ thông báo cho Phòng bảo vệ, Phòng Kế hoạch Vật tư, Phòng Quản lý Chất lượng và các bên liên quan để họ sắp xếp nhân sự. Nhân viên phòng quản lý chất lượng kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm, nếu sản phẩm đạt yêu cầu thì nhân viên này sẽ cấp phiếu kiểm tra và thử nghiệm sản phẩm, sau đó sản phẩm sẽ được chuyển cho nhân viên bốc xếp.

Quản lý hoạt động kiểm kê

Để đảm bảo số lượng hàng tồn kho được kiểm soát chính xác, công ty cần thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ. Việc kiểm kê hàng tồn kho giúp cho công ty có thể kiểm tra số lượng hàng tồn kho, đối chiếu với số liệu trong hệ thống quản lý kho, từ đó có thể đưa ra các biện pháp điều chỉnh nếu cần thiết.

Các mô hình quản trị hàng tồn kho thông dụng và hiệu quả.

Có nhiều mô hình quản trị hàng tồn kho được áp dụng rộng rãi trong thực tế, nhưng có thể kể đến một số mô hình sau đây: ABC analysis, EOQ, POQ, QDM và J.I.T34. ABC analysis là một phương pháp quản lý hàng tồn kho theo thứ tự ưu tiên, dựa trên giá trị và tần suất sử dụng của hàng hóa

• EOQ là một mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản, giúp xác định lượng hàng hóa tối ưu cần đặt hàng mỗi lần để giảm thiểu chi phí tồn kho và chi phí đặt hàng
• POQ là một mô hình đặt hàng theo lô sản xuất, giúp xác định lượng hàng hóa tối ưu cần đặt hàng mỗi lần khi có sự phối hợp giữa quá trình sản xuất và quá trình bán hàng
• QDM là một mô hình khấu trừ theo số lượng, giúp xác định lượng hàng hóa tối ưu cần đặt hàng mỗi lần khi có sự thay đổi về giá cả của hàng hóa theo số lượng đặt hàng
• J.I.T là một mô hình tồn kho kịp thời, giúp giảm thiểu lượng hàng tồn kho bằng cách đặt hàng chỉ khi có nhu cầu thực tế.

Làm thế nào để giảm thiểu chi phí trong quản lý hàng tồn kho?

1. Giảm thời gian chờ của nhà cung cấp: Nếu có nhà cung cấp nào mà thời gian chờ của họ quá lâu, bạn có thể xem xét việc tìm nhà cung cấp khác có thể đáp ứng nhu cầu của bạn nhanh hơn. Nếu bạn đã làm việc với một nhà cung cấp mà thời gian chờ của họ chậm hơn so với mong muốn, hãy xem xét chi phí của việc tiếp tục sử dụng nhà cung cấp đó. Bạn cần phải giữ thêm hàng dự trữ để đáp ứng các đơn hàng cần được đáp ứng, và điều đó có nghĩa là bạn đang trả tiền để lưu trữ những thứ mà bạn không cần phải có nếu nhà cung cấp của bạn có thể giao hàng cho bạn nhanh hơn. Tính toán xem bạn đang trả bao nhiêu tiền cho hàng dự trữ đó, và bạn sẽ biết được loại tiết kiệm nào có thể có nếu bạn tìm được nhà cung cấp tốt hơn ³.
2. Loại bỏ hàng tồn kho lỗi thời: Hàng tồn kho lỗi thời không phải là sản phẩm duy nhất mà bạn đang lưu trữ mà bạn không cần. Hãy xem xét loại bỏ hàng tồn kho lỗi thời để giảm chi phí lưu trữ ⁴.
3. Sử dụng phần mềm quản lý kho: Sử dụng phần mềm quản lý kho chất lượng có thể giúp cho doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí quản lý kho ^{5 6}.
4. Thiết lập đặt hàng tự động khi hàng tồn kho giảm: Thiết lập đặt hàng tự động khi hàng tồn kho giảm có thể giúp bạn giảm chi phí quản lý kho bằng cách giảm thiểu thời gian hàng tồn kho ⁷.
5. Giám sát các SKU: Giám sát các SKU (đơn vị kiểm soát kho) có thể giúp bạn giảm chi phí quản lý kho bằng cách giảm thiểu thời gian hàng tồn kho ⁸.