Đối với quá trình quản lý nhân viên việc sắp xếp, lưu trữ và tổ chức các hồ sơ nhân viên là nhiệm vụ không thể thiếu. Hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và công sức.
Đặc biệt là đối với các nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp mới thành lập sẽ cần phải có một mẫu quản lý nhân sự tối ưu và hiệu quả. Bài viết này, Callio sẽ chia sẻ đến doanh nghiệp bí quyết để quản lý nhân sự bằng các file mẫu hiệu quả nhất.
Doanh nghiệp nào cũng nên có quy trình quản lý hồ sơ nhân sự. Từ đây, các nhà quản lý có thể nắm bắt đầy đủ thông tin nhân sự. Đồng thời, giải quyết hiệu quả những vấn đề phát sinh trong hoạt động kinh doanh. Hiện nay có rất nhiều cách để lưu trữ và quản lý hồ sơ như dùng phần mềm quản trị nhân sự hoặc sử dụng Excel hỗ trợ quản lý. Tuy nhiên, lựa chọn giữa việc phần mềm quản lý nhân sự hoặc sử dụng Excel sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của từng tổ chức.
Với các doanh nghiệp mới thành lập có quy mô nhỏ, việc sử dụng các mẫu Excel để quản lý hồ sơ nhân sự là lựa chọn hợp lý hơn. Bởi bên cạnh khả năng tiết kiệm chi phí, Excel cung cấp một giao diện đơn giản và linh hoạt cho phép doanh nghiệp tùy dễ dàng theo nhu cầu.
Ngược lại, các doanh nghiệp có quy mô lớn và nhân sự đông, sự lựa chọn tốt nhất là sử dụng các phần mềm quản lý nhân viên. Các phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế để đáp ứng nhu cầu từ đơn giản đến phức tạp phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tổ chức lớn. Bao gồm:
Việc lựa chọn giữa Excel và phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự cũng phụ thuộc vào yếu tố khác như sự thành thạo với công nghệ, mức độ phức tạp của quy trình quản lý nhân sự trong tổ chức hay nguồn lực tài chính. Đối với các doanh nghiệp nhỏ việc sử dụng Excel có thể là lựa chọn hiệu quả và tiết kiệm hơn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vừa và lớn hơn nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu suất làm việc.
Một số thành phần cơ bản của một mẫu file quản lý nhân sự bằng Excel thường bao gồm:
Trong tổ chức, phòng nhân sự cần phải xây dựng và duy trì hồ sơ nhân viên. Và để quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả, các mẫu quản lý bằng Excel trở thành công cụ hữu ích. Hãy cùng Callio tham khảo các mẫu file excel quản lý nhân sự dưới đây:
Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên giúp quản lý theo dõi thông tin cơ bản của nhân viên như họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại và email. Từ đó giúp nhà quản lý nhân sự cũng như lãnh đạo dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin cần thiết về hệ thống nhân viên hiện tại trong tổ chức.
Mẫu quản lý hợp đồng nhân sự bao gồm thông tin về loại hợp đồng, thời gian bắt đầu và kết thúc hợp đồng và các điều khoản liên quan nhằm theo dõi và kiểm soát các thông tin quan trọng về hợp đồng lao động của các nhân viên trong tổ chức.
File mẫu Excel quản lý nhân sự mới hỗ trợ quản lý quá trình tuyển dụng và hồ sơ nhân sự của nhân viên mới, bao gồm thông tin về tên, vị trí công việc, ngày tham gia và hồ sơ công việc. Mẫu này giúp HR theo dõi quá trình tuyển dụng và đảm bảo rằng thông tin cần thiết về nhân viên mới được quản lý một cách chính xác.
Đây là file quản lý và theo dõi quy trình nghỉ việc của nhân viên. Bao gồm các thông tin về ngày kết thúc công việc, lý do nghỉ việc và các tài liệu liên quan. Các thông tin này nhằm hỗ trợ bộ phận nhân sự có bản ghi chính xác về các nhân viên đã nghỉ việc và quản lý, kiểm soát các thủ tục liên quan.
Mẫu theo dõi biến động lương thưởng giúp theo dõi các biến động về lương thưởng của nhân viên theo thời gian làm việc. Bao gồm thông tin về mức lương, các khoản thưởng, phụ cấp… nhằm đánh giá nhân sự. Đồng thời, theo dõi các thay đổi về lương thưởng của nhân viên một cách chính xác.
Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên tổng hợp chi tiết là biểu mẫu tổng hợp tất cả các thông tin cần thiết về nhân viên. Từ thông tin cơ bản đến hồ sơ giáo dục, công việc và lịch sử quá trình làm việc tại các tổ chức. Điều này giúp nhà quản lý nhân sự cũng như ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về nhân viên và dễ dàng tìm kiếm, truy cập thông tin.
Xem thêm: 20 kỹ năng quản lý nhân sự không thể thiếu, hiệu quả nhất hiện nay
Bên cạnh những ưu điểm để Excel được sử dụng quản lý hồ sơ nhân viên, nó cũng có một số hạn chế mà các nhà quản lý cần lưu ý. Dưới đây là một số nhược điểm khi sử dụng Excel trong quá trình quản lý:
Và để khắc phục những điểm hạn chế này, nhà quản lý có thể xem xét sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên chuyên nghiệp hoặc các bộ công cụ quản lý nhân sự để tối ưu quản lý nhân sự.
Bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý nhân sự chính xác và hiệu quả cho doanh nghiệp? Đây là một giải pháp toàn diện thay thế việc quản lý nhân sự thủ công giúp người dùng quản lý toàn bộ hoạt động nhân sự một cách hiệu quả và tiết kiệm. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm này trong quản lý nhân sự:
Trên đây, Callio đã tổng hợp những mẫu quản lý nhân sự cần phải có cho các nhà quản lý. Hy vọng những thông tin Callio cung cấp hữu ích với độc giả cũng như các nhà quản lý nhân sự. Từ đây đưa ra các kế hoạch quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp. Theo dõi các bài viết của Callio để có thêm các kinh nghiệm thực chiến trong việc quản lý nhân sự.
© Copyright 2024 Callio - Centralized Sales Tool For SMEs
CRM
Chat
Call
Campaign