pano

5 Lưu Ý Khi Lắp Đặt Và Sử Dụng Tổng Đài Ảo Cho Doanh Nghiệp

Admin
Cập nhật lần cuối: 09/07/2021

Tổng đài nói chung là một hệ thống chuyển mạch tự động trong doanh nghiệp. Đây được xem là hệ thống chuyển mạch giúp các cuộc gọi nội bộ và các cuộc gọi ra ngoài đều diễn ra trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp. Hiện nay trên thị trường có 2 loại tổng đài điện thoại là Analog và tổng đài ảo. Trong bài viết này CALLIO sẽ tập trung vào phần tổng đài ảo. Từ đó, chỉ ra 5 lưu ý mà bất kỳ ai khi sử dụng lắp đặt và tổng đài ảo cần áp dụng để đạt hiệu quả cao nhất.

phan mem dich vu call center callio 1024x683 1 e1623983014325

1. TỔNG ĐÀI ẢO LÀ GÌ?

Tổng đài ảo sở hữu các tính năng cơ bản của một tổng đài truyền thống với các cuộc gọi nội bộ, gọi ra ngoài đều nằm trên 1 đường thuê bao. Tạo ra mạng lưới gọi nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí cuộc gọi cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các tổng đài ảo phát triển hơn thường tích hợp sẵn hệ thống CRM giúp quá trình chốt sales, chăm sóc khách hàng diễn ra hiệu quả hơn. Ngoài ra tiết kiệm được các khoản chi phí của 1 dịch vụ kèm theo.

Xem thêm: Tổng Đài Ảo Giúp Tăng Doanh Số Telesales Vượt Trội

lắp đặt tổng đài ảo

2. 5 LƯU Ý KHI SỬ DỤNG VÀ LẮP ĐẶT TỔNG ĐÀI ẢO CHO DOANH NGHIỆP

Các lưu ý này nhằm giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất cao nhất và tiết kiệm tối đa các chi phí khi sử dụng hệ thống và lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp.

Khi lắp đặt tổng đài ảo cần suy xét tính cần thiết

Tùy theo tình hình của doanh nghiệp hiện tại mà có thể cân nhắc giữa dịch vụ tổng đài Analog hay tổng đài ảo. Vì không phải trường hợp nào chi phí lắp đặt Analog cũng rẻ hơn lắp đặt tổng đài ảo. Thêm vào đó, tổng đài ảo cung cấp nhiều tính năng mà analog không có giúp đội ngũ tăng đáng kể hiệu suất công việc. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã có sẵn hệ thống và muốn tận dụng lại có thể yêu cầu bên cung cấp dịch vụ sử dụng VoIP Gateway. Giúp chuyển đổi tín hiệu Analog sang VoIP.

tong dai ao callio 12

Xác định nhu cầu doanh nghiệp

Xác định nhu cầu doanh nghiệp là một bước quan trọng. Vì ở mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù ngành nghề và nhu cầu khác nhau. Do đó, việc thêm hoặc bớt các tính năng trong gói dịch vụ cũng ảnh hưởng đến chi phí và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể suy nghĩ thêm về tổng đài tích hợp CRM, đây được xem như giải pháp hiện đại cho các đội ngũ telesales của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, số lượng người cũng quan trọng không kém. Bởi vì các gói dịch vụ sản có của các đối tác cung cấp thông thường đều chỉ xoay quanh các tính năng nhất định. Vì vậy, doanh nghiệp cần tìm hiểu và có kế hoạch sử dụng để tăng hiệu quả và giảm chi phí hợp lý trước khi vsuwr dụng và lắp đặt tổng đài ảo.

Lựa chọn đầu số phù hợp khi sử dụng và lắp đặt tổng đài ảo

Sau khi xác định nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cần lựa chọn đầu số tổng đài. Hiện nay, có 4 dạng đầu số chính có thể sử dụng đó là: Đầu số 1900, 1800, đầu số cố định và đầu số Mobi SIP.

Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối có chức năng tiếp nhận cuộc gọi hoặc thực hiện các cuộc gọi đi từ tổng đài. Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp sẽ giúp nâng cao năng suất và chất lượng cuộc gọi.

tong dai ao callio 13

Nếu bạn thường xuyên di chuyển thì nên lựa chọn Softphone. Tuy nhiên nếu chỉ nghe và gọi điện thoại tại văn phòng thì bạn nên chọn lựa IP Phone hoặc tai nghe tổng đài thì phù hợp hơn. Bởi thế nên khi lắp đặt tổng đài ảo cần sử lựa chọn thiết bị tốt.

Trang bị đường truyền Internet ổn định khi sử dụng và lắp đặt tổng đài ảo

Đường truyền Internet ổn định là điều kiện để tổng đài nội bộ văn phòng hoạt động hiệu quả. Mặc dù chiếm khá ít băng thông với cuộc gọi VoIP, nhưng bạn cũng nên trang bị đường truyền riêng để tránh tình trạng Internet chập chờn, dẫn tới cuộc gọi không được ổn định.

Ngoài ra, trang bị từ 1 – 2 đường truyền mạng dự phòng (Backup) là điều nên làm. Điều này giúp đề phòng trường hợp đường truyền chính gặp sự cố. Khi sử dụng và lắp đặt tổng đài ảo cần lưu ý điều này.

CALLIO – GIẢI PHÁP TĂNG DOANH THU TELESALES HIỆU QUẢ

CALLIO là nền tảng Tổng đài ảo 4.0 kết hợp mini CRM. Mang trên mình các tính năng cơ bản của 1 tổng đài cơ bản. Bên cạnh đó kết hợp các tính năng nâng cao để tăng hiệu quả làm việc. Cuối cùng CALLIO tích hợp thêm mini CRM, giúp người dùng đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn. Các tính năng vượt trội chính là ưu điểm của CALLIO:

  • Tổng đài hotline 4.0 online, kênh liên lạc nội bộ, thiết lập tổng đài thông minh trên Website và App mobile.
  • Tích hợp đa kênh Facebook, Email, Zalo, Hotline,… giúp các thao tác của người dùng diễn ra nhanh chóng. Tiết kiệm tối đa chi phí thời gian, chi phí nhân sự.
  • CALLIO giúp lưu trữ, quản lý danh sách khách hàng đến từ tất cả các kênh được tích hợp. Không cần mất thời gian lưu trữ giấy, file excel,… Thuận tiện trong việc tìm kiếm và phân tích Database.
  • CALLIO với tính năng gọi tự động giúp triển khai các chiến dịch Telemarketing, Telesales với quy mô lớn mà không tốn nhiều chi phí nhân sự và chi phí thời gian.
  • Hệ thống của CALLIO giúp phân loại khách hàng theo các trường dữ liệu. Bộ lọc khách hàng nâng cao, tiện lợi giúp tìm kiếm thông tin khách hàng nhanh chóng.
  • CALLIO cho phép cấp trưởng thiết lập KPI cho đội ngũ nhân viên. Mục tiêu rõ ràng cùng kế hoạch kinh doanh phù hợp sẽ giúp tặng doanh số nhanh chóng.
  • Hệ thống báo cáo theo từng kênh, theo năng suất làm việc đầy đủ, trực quan, chi tiết, Ontime.

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ DỊCH VỤ TRỌN GÓI CỦA CALLIO

phan mem dich vu call center callio

Chia sẻ bài viết
Bài viết mới nhất
  • 17/05/2024
    Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đang ngày càng phổ biến trong cả cuộc sống và công việc. Với một hướng đi đúng đắn trong việc, các doanh nghiệp Việt có thể tận dụng tối đa tiềm năng của công nghệ để tạo ra những hiệu quả tức thời, đồng thời đóng góp vào […]
  • 11/05/2024
    Trong khuôn khổ sự kiện BizTech 2024, các doanh nghiệp được chia sẻ những thông tin và kiến thức về hai xu hướng chuyển đổi: chuyển đổi số và chuyển đổi xanh, tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững. Hội nghị và Triển lãm Biztech Việt Nam 2024 diễn ra trong 2 ngày 10 […]
  • 09/04/2024
    Tăng cường hiệu suất làm việc với các tính năng mới, giao diện mới và tối ưu Zalo cá nhân
  • 29/02/2024
    Để tra cứu thông tin đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin Quốc Gia về Đăng ký Doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện các bước sau: Qua các bước trên, bạn sẽ có thể tra cứu thông tin đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin Quốc Gia một cách dễ dàng và […]
  • 28/02/2024
    Để xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh, bạn cần xác định những mục tiêu cụ thể mà bạn muốn họ đạt được. Dưới đây là một số KPI phổ biến mà bạn có thể sử dụng cho nhân viên kinh doanh: Để xác định KPI phù hợp cho từng nhân viên kinh doanh, […]
Đăng ký để nhận bài viết mới
Làm chủ công nghệ, luôn lắng nghe và tối ưu