Tổng đài nói chung là một hệ thống chuyển mạch tự động trong doanh nghiệp. Đây được xem là hệ thống chuyển mạch giúp các cuộc gọi nội bộ và các cuộc gọi ra ngoài đều diễn ra trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp. Hiện nay trên thị trường có 2 loại tổng đài điện thoại là Analog và tổng đài ảo. Trong bài viết này CALLIO sẽ tập trung vào phần tổng đài ảo. Từ đó, chỉ ra 5 lưu ý mà bất kỳ ai khi sử dụng lắp đặt và tổng đài ảo cần áp dụng để đạt hiệu quả cao nhất.
Tổng đài ảo sở hữu các tính năng cơ bản của một tổng đài truyền thống với các cuộc gọi nội bộ, gọi ra ngoài đều nằm trên 1 đường thuê bao. Tạo ra mạng lưới gọi nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí cuộc gọi cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các tổng đài ảo phát triển hơn thường tích hợp sẵn hệ thống CRM giúp quá trình chốt sales, chăm sóc khách hàng diễn ra hiệu quả hơn. Ngoài ra tiết kiệm được các khoản chi phí của 1 dịch vụ kèm theo.
Xem thêm: Tổng Đài Ảo Giúp Tăng Doanh Số Telesales Vượt Trội
Các lưu ý này nhằm giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất cao nhất và tiết kiệm tối đa các chi phí khi sử dụng hệ thống và lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp.
Tùy theo tình hình của doanh nghiệp hiện tại mà có thể cân nhắc giữa dịch vụ tổng đài Analog hay tổng đài ảo. Vì không phải trường hợp nào chi phí lắp đặt Analog cũng rẻ hơn lắp đặt tổng đài ảo. Thêm vào đó, tổng đài ảo cung cấp nhiều tính năng mà analog không có giúp đội ngũ tăng đáng kể hiệu suất công việc. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã có sẵn hệ thống và muốn tận dụng lại có thể yêu cầu bên cung cấp dịch vụ sử dụng VoIP Gateway. Giúp chuyển đổi tín hiệu Analog sang VoIP.
Xác định nhu cầu doanh nghiệp là một bước quan trọng. Vì ở mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù ngành nghề và nhu cầu khác nhau. Do đó, việc thêm hoặc bớt các tính năng trong gói dịch vụ cũng ảnh hưởng đến chi phí và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể suy nghĩ thêm về tổng đài tích hợp CRM, đây được xem như giải pháp hiện đại cho các đội ngũ telesales của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, số lượng người cũng quan trọng không kém. Bởi vì các gói dịch vụ sản có của các đối tác cung cấp thông thường đều chỉ xoay quanh các tính năng nhất định. Vì vậy, doanh nghiệp cần tìm hiểu và có kế hoạch sử dụng để tăng hiệu quả và giảm chi phí hợp lý trước khi vsuwr dụng và lắp đặt tổng đài ảo.
Sau khi xác định nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cần lựa chọn đầu số tổng đài. Hiện nay, có 4 dạng đầu số chính có thể sử dụng đó là: Đầu số 1900, 1800, đầu số cố định và đầu số Mobi SIP.
Thiết bị đầu cuối có chức năng tiếp nhận cuộc gọi hoặc thực hiện các cuộc gọi đi từ tổng đài. Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp sẽ giúp nâng cao năng suất và chất lượng cuộc gọi.
Nếu bạn thường xuyên di chuyển thì nên lựa chọn Softphone. Tuy nhiên nếu chỉ nghe và gọi điện thoại tại văn phòng thì bạn nên chọn lựa IP Phone hoặc tai nghe tổng đài thì phù hợp hơn. Bởi thế nên khi lắp đặt tổng đài ảo cần sử lựa chọn thiết bị tốt.
Đường truyền Internet ổn định là điều kiện để tổng đài nội bộ văn phòng hoạt động hiệu quả. Mặc dù chiếm khá ít băng thông với cuộc gọi VoIP, nhưng bạn cũng nên trang bị đường truyền riêng để tránh tình trạng Internet chập chờn, dẫn tới cuộc gọi không được ổn định.
Ngoài ra, trang bị từ 1 – 2 đường truyền mạng dự phòng (Backup) là điều nên làm. Điều này giúp đề phòng trường hợp đường truyền chính gặp sự cố. Khi sử dụng và lắp đặt tổng đài ảo cần lưu ý điều này.
CALLIO là nền tảng Tổng đài ảo 4.0 kết hợp mini CRM. Mang trên mình các tính năng cơ bản của 1 tổng đài cơ bản. Bên cạnh đó kết hợp các tính năng nâng cao để tăng hiệu quả làm việc. Cuối cùng CALLIO tích hợp thêm mini CRM, giúp người dùng đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn. Các tính năng vượt trội chính là ưu điểm của CALLIO:
ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ DỊCH VỤ TRỌN GÓI CỦA CALLIO
