Cách giao tiếp khi làm việc từ xa hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Giao tiếp hiệu quả và luôn là điều quan trọng khi làm việc tập thể hoặc theo nhóm. Nhưng việc giao tiếp hiệu quả để giải quyết được vấn đề và giữ kết nối đối hình thức làm việc từ xa trong thời kỳ khủng hoảng toàn cầu là điều quan trọng hơn cả. 

Trong quá trình làm việc sẽ phát sinh rất nhiều thắc mắc, câu hỏi mà team của bạn cần có câu trả lời. Họ luôn chờ đợi các chỉ thị, sự lãnh đạo và sự ổn định của công ty. Cách mà bạn sử dụng để giao tiếp có thể mang đến cho nhân viên của bạn cảm giác tự tin hoặc cũng có thể là hoang mang. Trên hết, hiện nay có rất nhiều các doanh nghiệp áp dụng hình thức làm việc từ xa, điều đó cũng có nghĩa rằng các phương thức giao tiếp thông thường đang dần thay đổi.

Vậy làm cách nào để bạn vẫn duy trì hiệu quả việc giao tiếp với team giữa hàng ngàn các thách thức?

Với nhiều năm kinh nghiệm làm việc và kết nối giao tiếp từ xa, thì đây là lời khuyên tốt nhất mà chúng tôi – đội ngũ CALLIO có thể đưa ra.

1. Giao tiếp thường xuyên

Giao tiếp thường xuyên là cách đầu tiên giúp làm việc từ xa đạt hiệu quả

Khi có sự chuyển đổi từ phương thức làm việc tại văn phòng – sang làm việc từ xa, các nguyên tắc cơ bản của việc giao tiếp vẫn sẽ không thay đổi. Nhưng sự khác biệt ở đây là bạn bị rơi vào điểm mù.

Nếu tại văn phòng truyền thống, team của bạn thậm chí chẳng cần lên tiếng, bởi chúng ta có thể giao tiếp đồng thời bằng nhiều phương thức như ngôn ngữ cơ thể, nét mặt. Nhân viên cũng không cần phải nói lên sự lo lắng hay mệt mỏi bởi bạn có thể thấy được điều đó trên nét mặt của họ. Nhưng khi làm việc từ xa thì lại không như vậy.

Bạn sẽ chẳng thể biết được việc gì đang ảnh hưởng đến team của bạn trừ khi họ giao tiếp, trao đổi với bạn. Và họ cũng không thể hay chuyện gì đang diễn ra trong nội bộ công ty trừ khi bạn nói với họ. Nên đó là lý do vì sao việc giao tiếp thường xuyên và thẳng thắn là rất cần thiết.

Đây cũng là 1 kỹ năng cần có của 1 lãnh đạo: Bạn là 1 quản lý, bạn cần giao tiếp thường xuyên và thẳng thắn với các thành viên trong team và làm gương cho họ. Hãy cho họ biết điều gì đang diễn ra, quyết định gì đã được thông qua và việc gì cần phải làm.

Mặt khác, khi bạn muốn biết trong team của bạn đang xảy ra vấn đề gì, bạn cần giao tiếp, liên hệ với họ. Khi bạn tìm hiểu thì hãy hỏi đúng câu hỏi. Đừng mong chờ rằng team của bạn sẽ luôn tìm đến bạn khi họ cần sự giúp đỡ.

Team của bạn sẽ cần phát huy và duy trì thói quen giao tiếp liên tục: Họ đang không quen với việc đó, và có thể họ cũng không thường yêu cầu được giúp đỡ hoặc được tư vấn khi họ cần. Thay vào đó, người quản lý cần tạo điều kiện, khuyến khích nhân viên của mình giao tiếp cởi mở hơn.

Khi team của bạn thay đổi từ môi trường làm việc chung tại văn phòng sang làm việc 1 mình tại nhà 8 tiếng một ngày. Họ sẽ dễ dàng cảm thấy bị cô lập và mất động lực làm việc. Nếu họ nghĩ họ đang ở ngoài vòng quay công việc, họ sẽ không cảm nhận được sự gắn kết.

Các công cụ như Facebook, Zalo sẽ giúp kết nối giao tiếp, nhưng mặt đối mặt vẫn là tối ưu nhất. Và trong tình hình khủng hoảng hiện nay, thì face – to –  face là sử dụng video calls. Bằng việc tổ chức các cuộc họp hàng tuần để trao đổi về tiến độ công việc, tin tức của công ty và cuộc sống, bạn sẽ giúp các nhân viên được cập nhật thông tin và duy trì động lực làm việc trong suốt thời kỳ khủng hoảng.

Hãy tuân theo nguyên tắc: Giao tiếp thường xuyên sẽ tốt hơn là không nói gì.

2. Kiểm soát chặt chẽ

Bạn thường kiểm tra các thành viên trong team với tần suất bao lâu một lần ? Và nếu bạn đột ngột chuyển sang chế độ làm việc từ xa, bạn sẽ cần gia tăng tần suất kiểm tra đó lên 1 cách đáng kể.

Đừng để 2 tuần đến 1 tháng mới rà soát, kiểm tra. Đặc biệt là trong thời kỳ khủng hoảng dịch bệnh này, bạn cần kiểm tra theo hàng tuần (nếu không phải hàng ngày) cùng với các thành viên trong team của bạn.

Thắt chặt chu kỳ các cuộc họp, và sát sao trong việc đưa ra các quyết định. Quyết định mà bạn đưa ra 1 tháng trước có thể sẽ không còn phù hợp và là quyết định tốt nhất cho ngày hôm nay: Vậy bạn cần chắc chắn thường xuyên rà soát team của bạn và cùng họ đưa ra các quyết định tốt nhất tại thời điểm đó.

3. Trung thực, Minh Bạch, Cảm Thông

Thấu hiểu lẫn nhau

Tất cả các cuộc trao đổi, giao tiếp trong khoảng thời gian khủng hoảng này cần phải tuân theo 3 nguyên tắc:

• Trung thực – Chân thành.

Nếu team của bạn không tin tưởng bạn trong thời kỳ khủng hoảng, họ sẽ không nghe theo các chỉ thị của bạn hoặc họ sẽ nghi ngờ về các quyết định của bạn. Sự nghi ngờ này sẽ nhấn chìm sự cộng tác và năng suất làm việc của team bạn.

Khi khủng hoảng, người ta sẽ đánh giá cao sự trung thực. Nếu bạn thừa nhận và chân thành cho họ biết công ty đang trong thời kỳ khó khăn, thì khi bạn nói rằng mọi thứ đang tốt lên họ sẽ tin tưởng bạn. Bằng sự trung thực, bạn sẽ xây dựng được sự tôn trọng của các thành viên trong team dành cho bạn.

Vì thế cũng đừng né tránh, hay ngại chia sẻ các chủ đề liên quan đến Covid -19 với team của mình. Tất cả chúng ta đều lo ngại, chỉ khác nhau về mức độ. Nếu bạn tự tin rằng bạn hoặc doanh nghiệp không bị ảnh hưởng trong thời kỳ khủng hoảng là không thật lòng. Hãy chân thành bày tỏ các lo ngại, và giúp team của mình tự tin hơn về tương lai của doanh nghiệp. Bằng việc trao đổi cởi mở về các vấn đề bạn lo lắng, cùng nhóm đưa ra các giải pháp, giúp các thành viên tập trung và việc cố gắng vượt qua giai đoạn khó khăn.

• Minh bạch – Rõ ràng.

Chắc chắn rằng các quyết định mà bạn đưa ra đều đã được trao đổi 1 cách thẳng thắn và minh bạch với team, và đưa ra được định hướng cụ thể.  Từ “Có thể” –  sẽ không xuất hiện trong thông báo, quyết định hay định hướng cụ thể mà bạn đưa ra cho team.

Khi các cuộc thảo luận không rõ ràng, các thành viên sẽ không nắm được thông tin một cách tường tận, dẫn đến mỗi người sẽ hiểu và thực hiện công việc theo ý hiểu của bản thân. Vậy nên, hay tạo ra thói quen tổng hợp các ý kiến sau mỗi cuộc họp. Và đảm bảo bạn đã truyền tải 1 cách rõ ràng nhất các chỉ thị và nhiệm vụ cụ thể của mỗi thành viên.

• Cảm thông 

Trong thời kỳ khủng hoảng, team của bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều thử thách. Rất nhiều trong số này lại không bắt nguồn từ các vấn đề công việc, nhưng chúng sẽ làm ảnh hưởng đến công việc.

Chúng ta đang phải đối mặt với một cuộc khủng hoảng trên toàn cầu. Mọi người đột nhiên phải cố gắng tập trung và làm việc tại nhà khi lũ trẻ quẩn quanh. Họ có thể vừa phải trông con vừa phải làm việc. Họ sẽ kiệt sức. Hơn hết, họ bị ngợp và sẽ nghi ngờ về gia đình, cuộc sống…

Đó là lý do tại sao khi giao tiếp với các thành viên trong giai đoạn này bạn cần phải khéo léo và cảm thông.

Tạm gác lại một chút các dự án hoặc các chương trình vừa họp qua Zoom, và tập trung vào con người. Hỏi thăm họ về các vấn đề cá nhân. Hãy cho họ biết bạn luôn sẵn sàng hỗ trợ họ bất cứ khi nào. Giúp họ thoát khỏi sự im lặng bằng những câu hỏi cụ thể như, “ Bạn có ổn không, bạn cảm thấy thế nào?”.

Dựa trên khía cạnh con người, các thành viên trong team sẽ cảm thấy gắn kết và được quan tâm. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần cũng như năng suất làm việc của team.

4. Gia tăng tương tác với khách hàng trong làm việc từ xa

Trong giai đoạn này, bạn không chỉ cần tích cực kết nối với nhân viên nhiều hơn, mà còn phải tập trung vào thị trường và mở rộng tương tác với khách hàng.

Để làm được điều này, bạn cần trao đổi với các đồng nghiệp, những người làm việc, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, khách hàng tiềm năng hàng ngày.

Đặt ra các câu hỏi cho team sale như:

• Tại sao khách hàng tiềm năng quyết định mua hoặc không mua?
• Vấn đề chính khách hàng quan tâm là gì?
• Khách hàng đang lo lắng, nghi ngờ về điều gì?

Trao với team hỗ trợ khách hàng:

• Các vấn đề khách hàng cần hỗ trợ gần đây là gì?
• Các vấn đề phổ biến thường xuyên là gì?

Check với team Success để biết:

• Các tài khoản đang được quản lý như thế nào?

Hãy suy nghĩ lại nếu bạn cho rằng bạn thời điểm này bạn không có thời gian để nghiên cứu cơ sở dữ liệu khách hàng. Thời điểm giãn cách không có nghĩa là bạn cũng giãn cách với khách hàng, mà thay vào đó bạn cần tương tác với họ nhiều hơn bình thường.

Bằng việc tiếp cận gần hơn với khách hàng, bạn sẽ nắm bắt được xu hướng và cơ hội để điều chỉnh các chiến lược cho phù hợp. Xâm nhập vào thế giới riêng của khách hàng trong thời kỳ khủng hoảng, bạn có thể mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Tương tác với khách hàng kết nối khi làm việc từ xa

 5. Hãy minh bạch khi làm việc từ xa

Mọi người trong công ty cần được biết chính xác điều gì đang diễn ra để có thể đánh giá và đưa ra được các quyết định đúng đắn và phù hợp nhất.

Đặc biệt là team làm việc từ xa, các thông tin minh bạch về việc công ty đang hoạt động như thế nào trong thời kỳ khó khăn từ đó họ có thể đưa ra các quyết định mang tính cá nhân tốt hơn.

Khi bạn là quản lý và bạn luôn rõ ràng, minh bạch sẽ khuyến khích nhân viên của bạn cũng sẽ luôn minh bạch về các công việc họ đang làm. Với tiêu chí về sự minh bạch. Các nhân viên sẽ có trách nhiệm hơn, chủ động trong công việc và tự hào về kết quả công việc của họ.

6. Tránh rơi vào bẫy quản lý vi mô

Trong nhiều năm, tôi đã nhận được rất nhiều các câu hỏi, thắc mắc từ các quản lý và CEO công ty Startup rằng: nếu làm việc từ xa, làm thế nào để biết được các nhân viên của mình đã thực sự làm việc?.

Tôi chỉ có duy nhất 1 câu trả lời: Hãy thuê người mà bạn có thể tin tưởng, người thực sự yêu công việc đó. Điều mà bạn cần quan tâm là nhân viên đang phải làm quá nhiều việc chứ không phải không làm gì.

Hiện tại, nhiều người quản lý lo lắng không kiểm soát được nhân viên khi họ làm việc ở nhà. Họ không thể đi vòng quanh văn phòng để xem nhân viên đang làm việc hay ngồi chơi. Nhưng nếu bạn lo lắng về việc team của bạn không cống hiến hết 100% khi làm việc ở nhà, thì đó là lo lắng thừa thãi.

Chúng ta đang sống trong thời kỳ đại dịch toàn cầu. Mọi người cũng có đủ áp lực, vấn đề cần lo lắng, họ không cần xin phép bạn để được vệ sinh ngay tại nhà. Khi bạn áp dụng quản lý vi mô đối với team của bạn bằng cách đưa ra những hạn chế và quy tắc, team của bạn sẽ nói dối bạn vì họ cảm thấy họ bị kiểm soát.

Không quan trọng team bạn làm việc từ xa khi nào và ra sao. Quan trọng là kết quả công việc. Cách tốt nhất để tránh vấp phải quản lý vi mô là tập trung vào kết quả cuối cùng của công việc.

Là 1 nhà lãnh đạo trong công ty, bạn sẽ phải tự đối mặt với những thách thức của trong suốt thời kỳ khủng hoảng, bên cạnh đó là những áp lực từ cuộc sống cá nhân. Tuy vậy, xây dựng và duy trì thói quen giao tiếp thường xuyên, chân thành, và tránh sự quản lý vi mô. Bạn sẽ có sự chuẩn bị tốt nhất để team của bạn có thể làm việc hiệu quả từ nhà trong thời kỳ khủng hoảng.

♦ Hãy sử dụng 1 công cụ trợ giúp thông minh, hiện đại giúp quản lý team sales của bạn: phần mềm quản lý telesale CALLIO tự động quay số trên phần mềm, ghi âm cuộc gọi, ghi lại mọi tương tác ở đa kênh, phân tích tiến trình bán hàng và CSKH và còn nhiều điều hơn thế nữa!