Tìm hiểu các bước cần thiết khi đăng ký thành lập công ty

Đăng ký thành lập công ty là bước đánh dấu sự khởi đầu của một doanh nghiệp mới. Quy trình này giúp đảm bảo sự hợp pháp và hoạt động thuận lợi của doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ, quy trình đăng ký kinh doanh trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, đặc biệt với những người mới bắt đầu.

Điều kiện để đăng ký thành lập công ty là gì?

Để mở công ty, bạn cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Người đại diện pháp luật và chủ sở hữu: phải trên 18 tuổi, có căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp
• Địa chỉ công ty: cần có địa chỉ cụ thể và không đặt tại các khu chung cư
• Tên công ty: tên công ty phải khác biệt so với các công ty đã đăng ký trước đó trên toàn quốc và không gây nhầm lẫn
• Vốn điều lệ: phải xác định và ghi rõ số vốn điều lệ trong Điều lệ công ty. Vốn điều lệ có thể là khoản góp từ chủ sở hữu, các thành viên hoặc cam kết sẽ được góp đủ trong vòng 90 ngày kể từ khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Ngành nghề kinh doanh: phải lựa chọn ngành nghề phù hợp và tuân thủ các quy định liên quan đến ngành nghề này
• Loại hình công ty: cần lựa chọn loại hình tổ chức thích hợp với mục tiêu kinh doanh, chú ý đến trách nhiệm pháp lý, thuế, khả năng chuyển nhượng và quy mô doanh nghiệp

Các bước đăng ký thành lập công ty

Việc thành lập công ty đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu biết về yếu tố liên quan để đảm bảo rằng quá trình diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là các bước cần thực hiện:

Bước 1: Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Tại Việt Nam, theo Luật Doanh nghiệp 2020, có năm loại hình doanh nghiệp chính:

• Công ty cổ phần: phù hợp cho những ai muốn mở rộng quy mô và huy động vốn từ nhiều cổ đông thông qua phát hành cổ phiếu. Công ty này có thể có từ ba cổ đông trở lên và chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn điều lệ đã góp
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: có từ hai đến 50 thành viên, là sự lựa chọn tốt cho các nhóm nhỏ hoặc tổ chức. Thành viên có thể là cá nhân hoặc tổ chức và chịu trách nhiệm theo vốn đã góp
• Công ty TNHH một thành viên: được sở hữu và điều hành bởi một cá nhân hoặc tổ chức duy nhất, với trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn đầu tư.
• Công ty hợp danh: loại hình ít phổ biến hơn, nơi các thành viên cùng hợp tác và chịu trách nhiệm vô hạn đối với tài sản của công ty
• Công ty tư nhân: loại hình này do một cá nhân sở hữu và chịu trách nhiệm vô hạn bằng tài sản cá nhân

Bước 2: Xác định ngành nghề kinh doanh

Chọn ngành nghề kinh doanh phù hợp có thể ảnh hưởng lớn đến sự thành công của doanh nghiệp. Cần thực hiện các bước sau:

• Nghiên cứu thị trường: tìm hiểu xu hướng và tiềm năng của ngành nghề bạn quan tâm để đánh giá cơ hội và thách thức
• Xem xét sở thích và kinh nghiệm: lựa chọn ngành nghề phù hợp với đam mê và kinh nghiệm cá nhân để gia tăng cơ hội thành công
• Đánh giá tài chính và kỹ năng quản lý: chọn ngành nghề phù hợp với khả năng tài chính và kỹ năng quản lý hiện có để đảm bảo sự phát triển hiệu quả

Bước 3: Đặt tên công ty

Tên công ty không chỉ là phần nhận diện thương hiệu mà còn phải tuân thủ các quy định pháp luật:

• Tên tiếng Việt: phải có ít nhất hai thành tố, bao gồm loại hình doanh nghiệp và tên đầy đủ, không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn
• Tên tiếng nước ngoài: có thể dịch từ tên tiếng Việt, đảm bảo rõ ràng và dễ nhận diện
• Hạn chế sử dụng tên cơ quan chính quyền hoặc tổ chức chính trị: trừ khi được phép bởi cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó

Bước 4: Chọn địa chỉ công ty

Địa chỉ trụ sở công ty cần phù hợp với quy định pháp luật và yêu cầu thực tế:

• Yêu cầu pháp lý: địa chỉ phải hợp lệ, có thông tin chi tiết như số nhà, tên đường, thành phố và các thông tin liên lạc như số điện thoại và thư điện tử
• Lựa chọn khu vực: địa chỉ không nên nằm trong các khu vực bị hạn chế như chung cư để ở, nhưng có thể là các tầng trệt hoặc tầng 1 của trung tâm thương mại

Bước 5: Xác định thành viên góp vốn

Việc quyết định thành viên hoặc cổ đông góp vốn giúp để đảm bảo sự thành công của công ty. Hợp tác với các đối tác có cùng mục tiêu và chí hướng sẽ giúp công ty phát triển ổn định hơn.

Bước 6: Xác định vốn điều lệ

Vốn điều lệ sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của công ty:

• Xác định vốn ban đầu: vốn điều lệ là số tiền mà các thành viên hoặc cổ đông cam kết góp vào công ty, ảnh hưởng đến thuế môn bài và các vấn đề tài chính khác
• Tuân thủ quy định: theo quy định, doanh nghiệp phải nộp thuế môn bài căn cứ vào vốn đăng ký, với mức thuế thay đổi tùy thuộc vào số vốn

Bước 7: Quyết định người đại diện pháp luật

Người đại diện pháp luật là người thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty:

• Lựa chọn đúng người: người đại diện phải có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam và có khả năng thực hiện các quyền theo quy định pháp luật
• Quy định về vắng mặt: nếu người đại diện pháp luật vắng mặt quá 30 ngày, cần ủy quyền bằng văn bản cho người khác theo Điều lệ công ty

Kết quả sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh

Tài liệu và giấy tờ cần có sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: văn bản chứng minh rằng doanh nghiệp đã hoàn tất các thủ tục đăng ký và đã được công nhận là một thực thể pháp lý hợp pháp
• Con dấu pháp nhân và giấy xác nhận mẫu dấu: con dấu pháp nhân là công cụ đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch chính thức. Giấy xác nhận mẫu dấu chứng nhận mẫu dấu đã được cơ sở khắc dấu xác nhận
• Điều lệ công ty: gồm các tài liệu như bố cáo thành lập, giấy chứng nhận góp vốn, đơn đăng ký kinh doanh, sổ đăng ký thành viên, điều lệ công ty, quy định cách thức tổ chức và quản lý hoạt động của doanh nghiệp
• Hóa đơn GTGT: hóa đơn dùng để thực hiện các giao dịch thương mại có tính chất chịu thuế giá trị gia tăng
• Thông báo sử dụng hóa đơn điện tử: tài liệu thông báo với cơ quan thuế về việc doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy
• Thông báo mở tài khoản ngân hàng: tài liệu thông báo việc doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng đến Sở Kế hoạch và Đầu tư
• Bảng đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định: tài liệu ghi rõ phương pháp mà doanh nghiệp sử dụng để khấu hao tài sản cố định
• Thông báo chuyển đổi phương pháp tính thuế GTGT: tài liệu gửi đến cơ quan thuế để thông báo về việc thay đổi phương pháp tính thuế giá trị gia tăng
• Thông báo áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ: tài liệu gửi đến cơ quan thuế về việc doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ
• Thông báo xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử: tài liệu chứng nhận việc nộp hồ sơ thuế điện tử với cơ quan thuế
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: tài liệu thông báo cơ quan thuế về việc phát hành hóa đơn điện tử
• Giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số: giấy chứng nhận việc doanh nghiệp sử dụng chứng thư số để ký và xác thực các giao dịch điện tử
• Token kê khai thuế qua mạng: công cụ hỗ trợ kê khai thuế trực tuyến và thực hiện các giao dịch thuế qua mạng

Lưu ý khi làm thủ tục đăng ký thành lập công ty

Khi thực hiện đăng ký thành lập công ty, cần chú ý đến các yếu tố dưới đây:

• Nghiên cứu thị trường: trước khi khởi nghiệp, việc phân tích xu hướng thị trường là cần thiết để xác định cơ hội và đánh giá các rủi ro có thể gặp phải. Đảm bảo rằng ý tưởng kinh doanh của bạn đáp ứng nhu cầu hiện tại và có khả năng thích ứng với các thay đổi trên thị trường
• Lập kế hoạch kinh doanh: một kế hoạch kinh doanh chi tiết là chìa khóa để xác định và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Việc phân tích SWOT, lập chiến lược marketing và dự báo tài chính sẽ giúp bạn định hình mục tiêu và phương hướng kinh doanh rõ ràng hơn
• Tuân thủ quy định pháp luật: hãy nắm vững và thực hiện đầy đủ các quy định pháp luật liên quan đến doanh nghiệp, bao gồm luật doanh nghiệp, quy định thuế và các yêu cầu về lao động
• Đầu tư công nghệ: đầu tư vào công nghệ có thể cải thiện hiệu quả công việc và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Xem xét việc áp dụng các giải pháp công nghệ để quản lý thông tin và tương tác với khách hàng hiệu quả hơn
• Quản lý tài chính: xác định nguồn vốn cần thiết và lập kế hoạch tài chính kỹ lưỡng. Nếu cần, hãy tìm kiếm nhà đầu tư và xem xét các điều kiện đầu tư để đảm bảo sự ổn định tài chính
• Bảo vệ sở hữu trí tuệ: đăng ký bảo hộ các quyền sở hữu trí tuệ như thương hiệu, bản quyền và sáng chế để bảo vệ quyền lợi và danh tiếng của doanh nghiệp
• Phát triển đội ngũ nhân sự: xây dựng đội ngũ nhân sự có kỹ năng và năng lực phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp là rất quan trọng. Đội ngũ này sẽ góp phần quyết định đến sự thành công và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp
• Theo dõi môi trường kinh doanh: theo dõi các chính sách, thách thức kinh tế và vấn đề môi trường có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp bạn điều chỉnh chiến lược và đưa ra quyết định phù hợp
• Chuyển đổi số: cân nhắc việc áp dụng các mô hình kinh doanh số và tích hợp giải pháp công nghệ để duy trì sự cạnh tranh trong môi trường kỹ thuật số ngày càng phát triển
• Xây dựng mạng lưới và hợp tác: phát triển mạng lưới quan hệ và tìm kiếm cơ hội hợp tác cả trong và ngoài nước. Hợp tác có thể mở rộng phạm vi hoạt động và tạo ra cơ hội mới cho doanh nghiệp
• Linh hoạt và thích ứng: luôn sẵn sàng điều chỉnh và thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc chính sách. Sự linh hoạt là yếu tố quan trọng để duy trì và phát triển trong môi trường kinh doanh không ngừng thay đổi

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu thông tin Đăng ký kinh doanh mới nhất 2024

Quy trình đăng ký thành lập công ty có thể đòi hỏi sự tư vấn từ luật sư hoặc chuyên gia tài chính để đảm bảo rằng mọi thủ tục được thực hiện đúng quy định và tránh được các rủi ro pháp lý. Tuy nhiên, khi hoàn tất quy trình đăng ký, bạn sẽ có được cơ sở pháp lý chính thức để tiến hành kinh doanh và phát triển công ty của mình.