Mặc dù hiện nay là thời đại mạng xã hội bùng nổ, website phát triển tốt nhưng tổng đài hotline hay đường dây nóng vẫn là một kênh liên lạc và chăm sóc khách hàng phổ biến nhất trên thế giới. Mỗi doanh nghiệp đều có một hoặc nhiều hotline, cái đó quá đơn giản. Nhưng làm sao để quản lý và khai thác hiệu quả, phù hợp với doanh nghiệp thì lại không dễ. Callio từ kinh nghiệm quản lý hàng ngàn đầu số hotline của các doanh nghiệp sẽ gợi ý cho bạn “5 bước xây dựng tổng đài hotline” trong bài viết ngày hôm nay nhé!
Trước tiên, với những ai chưa biết hotline là gì thì hotline còn được biết đến là đường dây nóng. Đây là kênh liên lạc trực tiếp bằng điện thoại để kết nối giữa khách hàng với doanh nghiệp và ngược lại. Việc sở hữu một số hotline giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong hoạt động kinh doanh, bán hàng, chăm sóc khách hàng,… nhằm thể hiện được tính chuyên nghiệp của tổ chức, đáp ứng tốt nhất sự hài lòng của khách hàng.
Số điện thoại hotline là gì
Mỗi cuộc gọi ở hotline đều thể hiện hình ảnh thương hiệu, vì thế khi có trong tay một hoặc nhiều hotline, bạn cần một trung tâm quản lý cuộc gọi để điều phối và kiểm soát tất cả các cuộc gọi ra/vào. Đây chính là lý do tổng đài hotline ra đời và trở thành công cụ đắc lực cho các nhà quản lý lẫn nhân viên tổng đài. Giải pháp tổng đài chuyên nghiệp sẽ giúp tối ưu chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng, gia tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp thời đại 4.0.
Chọn đầu số xây dựng tổng đài hotline
Để có thể phác thảo hệ thống tổng đài hoàn chỉnh thì doanh nghiệp cần trả lời một số câu hỏi như sau:
– Cần bao nhiêu máy nhánh cho nhân viên? Việc này giúp Doanh nghiệp biết sẽ cần triển khai số lượng máy nhánh tương ứng.
– Cần ghi âm cuộc gọi không, nếu có thì cần ghi âm các cuộc gọi đến/đi? Ghi trong bao lâu? Ghi tự động hay chọn lọc tùy chỉnh? Có chuyển từ ghi âm sang văn bản giống như quản lý cuộc gọi ở phần mềm Callio không?
– Kịch bản cuộc gọi như thế nào, cần lời chào không, cần chia phòng ban không, thời gian nhận cuộc gọi trong giờ và ngoài giờ làm như thế nào?
– Cuộc gọi sẽ được nhận như thế nào? Ví dụ như cuộc gọi được đổ về máy nhánh hay nhân viên nào khi phát sinh một cuộc gọi vào tổng đài, khi các tổng đài viên bận thì cuộc gọi được xử lý ra sao.
Xây dựng tổng đài hotline
– Có cần kết nối tổng đài với các hệ thống khác trong hệ thống không? Ví dụ kết nối tổng đài với giải pháp crm của doanh nghiệp để quản lý đồng thời các dữ liệu quan trọng về khách hàng.
– Cần khoảng bao nhiêu cuộc gọi đồng thời cùng lúc? Việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể gọi ra được nhiều cuộc gọi đồng thời cùng lúc, nhận được nhiều cuộc gọi của người dùng cùng lúc. Tuy nhiên không cần vượt quá nhiều so với nhu cầu/lượng cuộc gọi hiện tại, bởi các hệ thống hiện nay đều cho phép nâng cấp dễ dàng khi cần.
– Ai sẽ quản trị, quản lý tổng đài? Thông thường việc quản lý tổng đài ở doanh nghiệp sẽ là nhân viên IT, tuy nhiên nếu doanh nghiệp không có IT thì cũng không cần phải lo lắng, bạn hoàn toàn có thể nhờ đến đội ngũ kỹ thuật của nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ.
– Nên chọn tổng đài cloud (tổng đài thông minh) hay tổng đài vật lý? Hiện nay tổng đài ảo Cloud đang rất được ưu chuộng với nhiều tính năng ưu việt như bảo mật cao, vận hành ổn định, kết nối internet tiện lợi, lưu trữ không giới hạn, đặc biệt khả năng triển khai nhanh chóng, do vậy phần lớn doanh nghiệp hiên nay lựa chọn phương án này.
– Có thể tận dụng hệ thống tổng đài Analog sẵn có không? Nếu doanh nghiệp có sẵn hệ thống hoàn toàn có thể nâng cấp để sử dụng tổng đài VoIP thông qua bộ chuyển đổi Gateway.
Đối với hệ thống tổng đài thì có hai phần chi phí khá rõ ràng, đó là phí xây dựng ban đầu và phí duy trì hàng tháng.
– Phí đầu tư ban đầu: Tùy vào đầu số, hệ thống, nhu cầu hay yêu cầu mà doanh nghiệp cần thì mức chi phí có khác nhau. Mức cơ bản của một hệ thống tổng đài gồm có:
+ Phí khởi tạo đầu số
+ Phí thuê tổng đài ảo Cloud hoặc Mua tổng đài vật lý/Bộ chuyển đổi Gateway nếu là chuyển hệ thống cũ.
+ Phí trang bị điện thoại bàn IP Phone hoặc Tai nghe dùng trên máy tính nếu là cài dạng Phần mềm.
Ví dụ vể một hệ thống gồm có số hotline 1900, số cố định gọi ra, tổng đài ảo chia 05 nhánh x 12 tháng, 5 điện thoại bàn, thì chi phí dao động từ 6 triệu đến 8 triệu.
– Phí duy trì hằng tháng: Phí duy trì của đầu số 1900, 1800 hiện nay ở FPT là 400.000đ/tháng/đầu số. Số cố định là 20.000đ/tháng/đầu số. Ngoài ra chưa tính các khoản phát sinh cước.
Nếu bạn thuê tổng đài ảo Callio thì chi phí sẽ rẻ đi khoảng 30-50% do Miễn phí đầu nối Hotline, cài đặt và đào tạo, các chương trình ưu đãi được áp dụng liên tục trong năm, đồng thời CƯỚC gọi thoại chỉ từ 500đ/phút rẻ hơn 2 lần cước thông thường của các nhà mạng. Chi tiết có tại link: https://callio.vn/bang-gia/
Như vậy, qua các chia sẻ trên, Callio hy vọng các doanh nghiệp có thể phần nào hình dung được hệ thống tổng đài và xác định được nên sử dụng đầu số nào làm hotline. Mọi thắc mắc hỗ trợ quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ số hotline của chúng tôi để được giải đáp. Xin trân trọng cảm ơn.
© Copyright 2024 Callio - Centralized Sales Tool For SMEs
CRM
Chat
Call
Campaign