Tổng đài ảo, phương pháp giúp ngành khách sạn tăng số không tưởng

Ngày nay, các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành khách sạn cần có các giải pháp tổng đài cho riêng mình vì lĩnh vực này đang ngày càng cạnh tranh khốc liệt và đa số gặp phải những khó khăn trong lưu trữ thông tin khách hàng số lượng lớn và nhân sự không biết được lịch sử thông tin khách hàng để xác định cơ hội, tiềm năng kinh doanh trong việc lựa chọn cách thức phù hợp để chăm sóc khách hàng. Callio đã tìm ra Giải pháp tổng đài ảo, phương án tăng số hoàn hảo cho khách sạn của bạn.

• Nhân viên kinh doanh (sale) khách sạn: 

Sale là một vị trí khá phổ biến tại các khách sạn hiện nay. Đây là nhân viên đảm nhiệm việc chào bán những sản phẩm về phòng ở, hội thảo, giải trí, dịch vụ ăn uống, … của khách sạn.

Công việc cụ thể của nhân viên sale khách sạn như sau:

• Tìm kiếm những khách hàng tiềm năng mới. Xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ.
• Hỗ trợ, tư vấn, chăm sóc khách hàng. Thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ và lên dự thảo hợp đồng khi khách hàng đã đồng ý. 
• Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, liên hệ giải quyết các sự cố phát sinh trong thời gian triển khai hợp đồng.
• Thức hiện những công việc phát sinh khác theo tính chất công việc khi được cấp trên yêu cầu .

• Giải pháp tổng đài ảo, phương án tăng số hoàn hảo cho khách sạn

Khi làm việc trong ngành khách sạn, mục tiêu lớn nhất của nhân viên tư vấn là cung cấp trải nghiệm thoải mái và hài lòng cho khách hàng.Vì vậy họ cố gắng cung cấp chỗ ở đáp ứng mọi nhu cầu của khách.

Mặc dù nhiều người chỉ quan tâm đến điện thoại của khách khi liên lạc với khách sạn, nhưng cũng phải có hệ thống điện thoại để liên lạc giữa nhân viên với nhân viên, đặt phòng, dịch vụ khách và hơn thế nữa.Tất cả những kết nối quan trọng này, luôn được thực hiện liên tục trong ngày, một tổng đài thông minh có thể là yếu tố làm cho việc liên lạc giữa các bộ phận trong khách sạn hiệu quả hơn.

Để cung cấp đầy đủ các thông tin liên lạc mà bạn cần, hệ thống tổng đài thông minh cung cấp các tính năng và lợi ích đáng kinh ngạc cho nhu cầu chăm sóc khách hàng của bạn. 

Tổng đài cũng cung cấp cho doanh nghiệp những ý tưởng về việc quản lý khách sạn một cách tốt hơn và những lợi ích khác:

Giảm chi phí cho hệ thống điện thoại

Bằng cách sử dụng hệ thống VoIP, doanh nghiệp được yêu cầu trả trước với chi phí thấp hơn và tiếp tục tiết kiệm hơn trong tương lai.Doanh nghiệp cũng có thể tích hợp phần cứng hiện có vào hệ thống mới của mình. Thông tin liên lạc mới của khách sạn sẽ chỉ chạy qua dịch vụ băng thông rộng của tổng đài thông minh, cho phép công ty chạy các dữ liệu qua cùng một mạng. Và, cho dù khách sạn có mở rộng hoặc điều chỉnh các dịch vụ điện thoại của họ trong tương lai, doanh nghiệp vẫn sẽ tiết kiệm được cả chi phí lẫn sự tiện lợi.

Giảm thiểu bảo trì hệ thống

Khi hệ thống điện thoại của bạn gặp sự cố, mọi người đều bị ảnh hưởng. Một hệ thống điện thoại truyền thống bao gồm nhiều yếu tố vật lý, vì vậy khách sạn có trách nhiệm bảo trì hệ thống của mình và giữ nó ở tình trạng tốt để hoạt động. Là một hệ thống kỹ thuật số, dịch vụ tổng đài  Callio luôn được duy trì và cập nhật bởi nhà cung cấp.

Bất kể điều gì xảy ra với tổng đài của khách sạn, doanh nghiệp không bao giờ phải tốn thời gian hoặc tiền bạc để sửa chữa và cập nhật. Thay vào đó, chỉ một cuộc gọi đến công ty bộ phận kỹ thuật sẽ cung cấp giải pháp nhanh chóng – thường không mất thêm phí.

Tạo dấu ấn cá nhân bằng giải pháp tổng đài cho khách sạn 

Khách sạn của bạn có hàng tá đối thủ cạnh tranh, vì vậy điều quan trọng là phải cho khách hàng thấy rằng bạn là sự lựa chọn đúng đắn. Để mang đến cho cuộc giao tiếp của bạn nét cá nhân, hệ thống VoIP của khách sạn có thể kết nối trực tiếp với hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Các hệ thống này cho phép bạn ghi lại thông tin về từng khách, bao gồm tên, nhu cầu cụ thể và lịch sử của họ với khách sạn. Khi bạn nhận được cuộc gọi đến, CRM tích hợp của tổng đài sẽ hiển thị thông tin này trên màn hình máy tính, cho phép nhân viên khách sạn chào từng người bằng tên. Với dịch vụ khách hàng được cá nhân hóa này, giải pháp tổng đài cho khách sạn có thể mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất có thể.

Nâng cao chất lượng cuộc gọi

Hiện nay, các hệ thống này cung cấp chất lượng âm thanh tương đương hoặc tốt hơn so với các hệ thống điện thoại truyền thống. Với những cuộc điện thoại chất lượng cao này, khách hàng sẽ luôn hài lòng với cách liên lạc trong phòng của họ.

Quản lý khách sạn dễ dàng hơn

Với quy mô khách sạn lớn như vậy, sự hiếu khách của bạn phụ thuộc vào sự giao tiếp tốt giữa các nhân viên của bạn. Từ dọn dẹp đến dịch vụ phòng cho đến đặt phòng, mọi hệ thống đều dựa vào các hệ thống khác để cung cấp trải nghiệm thành công và suôn sẻ. Bằng cách đưa thông tin liên lạc về khách sạn của bạn vào một hệ thống duy nhất, bạn có thể giữ cho mọi người luôn biết và dễ dàng liên hệ với nhân viên của bạn khi họ cần.

Muốn biết tình trạng hiện tại của một căn phòng cụ thể? Nhân viên dọn vệ sinh có thể nhanh chóng báo cáo nếu phòng đã được làm sạch, khử mùi và sẵn sàng để sử dụng. Khả năng kết nối nhanh chóng này sẽ giúp người quản lý nắm thông tin và cập nhật mọi hoạt động và sự kiện xảy ra ở khách sạn , giúp khách sạn luôn chuẩn bị sẵn sàng để đón khách .

Vừa rồi là các lợi ích mà giải pháp tổng đài cho khách sạn Callio mang lại cho doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực khách sạn. Để tăng sự trải nghiệm của khách hàng, cần phải tối ưu rất nhiều công đoạn trong quy trình công việc cũng như cách thức quản lý trong khách sạn. Tuy nhiên, mọi thứ sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết nếu doanh nghiệp trang bị hệ thống tổng đài thông minh cho khách sạn. Tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu các công việc một cách tốt nhất và còn hơn thế nữa.