Việc áp dụng phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin một cách hiệu quả hơn mà còn tạo ra nhiều cơ hội phát triển kinh doanh và cải thiện mối quan hệ với khách hàng.
Phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng (CRM) là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thu thập, lưu trữ, phân tích và sử dụng dữ liệu khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng doanh số bán hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Tuy nhiên, để có thể sử dụng phần mềm CRM hiệu quả, doanh nghiệp cần phải triển khai phần mềm một cách có kế hoạch và có chiến lược. Dưới đây là một số bước cơ bản mà doanh nghiệp cần thực hiện khi triển khai phần mềm CRM:
Bước 1: Xác định mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp
Trước khi chọn và triển khai phần mềm CRM, doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu và nhu cầu của mình. Mục tiêu có thể là tăng doanh thu, giảm chi phí, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, hay tạo ra những chiến dịch tiếp thị hiệu quả. Nhu cầu có thể là quản lý dữ liệu khách hàng trên nhiều kênh, tích hợp với các hệ thống khác, hay phù hợp với ngân sách và quy mô của doanh nghiệp. Việc xác định mục tiêu và nhu cầu sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm CRM phù hợp với yêu cầu của mình, cũng như đánh giá hiệu quả của việc triển khai phần mềm sau này.
Doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu và nhu cầu cụ thể khi triển khai phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng
Bước 2: Chọn phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng phù hợp
Để triển khai tốt phần mềm mềm quản lý dữ liệu khách hàng cho doanh nghiệp, chắc hẳn không thể thiếu sót bước lựa chọn phần mềm, không hẳn là tốt nhất, nhưng cần phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
Sau khi xác định mục tiêu và nhu cầu, doanh nghiệp cần phải chọn phần mềm CRM phù hợp với các tiêu chí như tính năng, giá cả, độ tin cậy, khả năng tương thích, hay hỗ trợ kỹ thuật. Doanh nghiệp có thể tham khảo các bảng so sánh, đánh giá, hay nhận xét của các chuyên gia và người dùng về các phần mềm CRM khác nhau trên thị trường. Doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu các nhà cung cấp phần mềm CRM cung cấp phiên bản dùng thử, demo, hay tư vấn để có thể trải nghiệm và đánh giá phần mềm trước khi quyết định.
Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng phù hợp nhất dựa trên nhiều yếu tố
Khi lựa chọn phần mềm CRM, bạn cũng cần lưu ý tới khả năng kết nối đa kênh như Facebook, ZaloOA, WhatsApp,… để có thể tập trung dữ liệu khách hàng tại một nơi duy nhất. Chẳng hạn, với Callio, bạn chỉ cần sử dụng 1 phần mềm duy nhất mà không cần phải tốn thêm nhân sự cho mỗi kênh liên hệ với khách hàng nữa. Đó chính là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm chi phí triển khai cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, phần mềm CRM cũng cần phân loại được các nhóm khách hàng khác nhau, để từ đó có được những kịch bản chăm sóc phù hợp nhất. Ngoài ra, những hệ thống CRM toàn diện như Callio còn có thể tạo các kịch bản chăm sóc tự động với nhiều template khác nhau qua SMS, ZaloOA, email,… giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc chăm sóc, tiếp cận khách hàng tiềm năng.
Bước 3: Chuẩn bị dữ liệu và nhân sự
Trước khi triển khai phần mềm CRM, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị dữ liệu và nhân sự. Dữ liệu là nguồn tài nguyên quan trọng để phần mềm CRM hoạt động hiệu quả. Doanh nghiệp cần phải kiểm tra, làm sạch, và định dạng dữ liệu khách hàng để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, và nhất quán. Điều này đến từ ngay các kênh đầu vào để quản lý dữ liệu khách hàng. Các hệ thống có hỗ trợ chat đa kênh như Callio là một lựa chọn phù hợp để làm “nét” dữ liệu khách hàng ngay từ đầu vào hệ thống.
Thiết lập quy trình và phân công nhân sự cụ thể
Doanh nghiệp cũng cần phải xác định các quy trình, quy định, và quyền truy cập dữ liệu cho các bộ phận và nhân viên liên quan. Nhân sự là yếu tố then chốt để phần mềm CRM được sử dụng hiệu quả. Doanh nghiệp cần phải đào tạo, hướng dẫn, và khuyến khích các nhân viên sử dụng phần mềm CRM một cách năng nổ, chuyên nghiệp, và có trách nhiệm. Ngoài ra, những kịch bản tự động phân công trên Callio, tự động hoá trong quy trình xử lý của nhân viên cũng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được rất nhiều về chi phí nhân sự.
Bước 4: Triển khai và theo dõi phần mềm CRM
Sau khi chuẩn bị dữ liệu và nhân sự, doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai phần mềm CRM. Doanh nghiệp có thể chọn phương thức triển khai phù hợp với phần mềm CRM mà mình đã chọn, như triển khai trên đám mây, triển khai trên máy chủ riêng, hay triển khai lai. Doanh nghiệp cũng cần phải theo dõi và đánh giá quá trình triển khai phần mềm CRM để phát hiện và khắc phục các vấn đề, lỗi, hay rủi ro có thể xảy ra. Doanh nghiệp cũng cần phải lắng nghe và thu thập phản hồi của các nhân viên và khách hàng về phần mềm CRM để có thể cải tiến và nâng cấp phần mềm theo nhu cầu và thị hiếu của người dùng.
Phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng trên Callio với nhiều báo cáo linh hoạt và tự động, sẽ luôn đảm bảo người chủ doanh nghiệp có thể theo dõi được hiệu quả kinh doanh khi triển khai sử dụng phần mềm. Đồng thời, năng suất của từng nhân viên cũng được thể hiện rõ trong những báo cáo trực quan, giúp công tác quản lý nhân sự được chặt chẽ và hiệu quả hơn.
Kết luận
Phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Tuy nhiên, để có thể sử dụng phần mềm CRM hiệu quả, doanh nghiệp cần phải triển khai phần mềm một cách có kế hoạch và có chiến lược. Bài viết đã trình bày một số bước cơ bản mà doanh nghiệp cần thực hiện khi triển khai phần mềm CRM, bao gồm xác định mục tiêu và nhu cầu, chọn phần mềm CRM phù hợp, chuẩn bị dữ liệu và nhân sự, và triển khai và theo dõi phần mềm CRM. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn có được những kiến thức và kinh nghiệm hữu ích khi triển khai phần mềm CRM cho doanh nghiệp của mình.
