Phân biệt tổng đài điện thoại Analog và Cloud

Tổng đài Cloud (tổng đài ảo) là gì?

Được lưu trữ trên nền tảng đám mây trong máy chủ của doanh nghiệp, hệ thống tổng đài ảo có thể xử lý tất cả các thông tin liên lạc của khách hàng. Do đặc điểm được lưu trữ trên đám mây nên hệ thống này có thể tương tác với tất cả các khách hàng trong và ngoài nước thông qua giọng nói, email, social media và internet từ bất kỳ nơi đâu, chỉ cần người dùng truy cập internet là có thể sử dụng. 

Rất nhiều công ty hiện đại hóa hệ thống tổng đài bằng cách chuyển đổi sang hệ thống tổng đài ảo vì lý do ngày càng nhiều khách hàng sử dụng các kênh kỹ thuật số online để liên hệ với doanh nghiệp.

Tổng đài Analog (tổng đài truyền thống) là gì?

Là hệ thống tổng đài chủ yếu dựa vào phần cứng. Hệ thống này thường yêu cầu nâng cấp cứ sau vài năm, gây ra tốn kém chi phí bảo trì thiết bị tốn kém. Đối với hệ thống tổng đài truyền thống, phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng truyền thông phải luôn được kết nối với hệ thống các máy chủ. Do đó, nhóm CNTT và IT phải chịu trách nhiệm cài đặt, bảo trì và bảo dưỡng mọi thứ từ máy chủ cho đến tai nghe và hỗ trợ vận hành.

Ưu và nhược điểm của tổng đài Cloud so với tổng đài Analog

Các doanh nghiệp cần các tiêu chí để so sánh và chọn lựa nên dùng hệ thống tổng đài Cloud hay tổng đài Analog. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ ra các đặc điểm và tiêu chí về tính năng của hai hệ thống để giúp doanh nghiệp có thể chọn lựa tổng đài theo đúng nhu cầu của mình.

1. Thiết lập: Việc triển khai hệ thống tổng đài Analog phải mất đến vài tháng vì các công ty phải mua phần cứng và xin giấy phép, thiết lập cơ sở hạ tầng và phải tìm được phần mềm tương thích. Mặt khác, thiết lập hệ thống tổng đài Cloud rất dễ dàng và nhanh chóng, sử dụng online và chỉ mất vài phút để sử dụng.
2. Giá cả: Bản thân doanh nghiệp phải xác định rõ muốn sử dụng chi phí vốn hay chi phí hoạt động khi lựa chọn giữa hệ thống tổng đài Analog hay hệ thống tổng đài Cloud. Tổng đài Analog yêu cầu phải chi khoản đầu tư trước cho phần cứng, xin giấy phép và máy chủ ở tại doanh nghiệp. Dù vậy, hệ thống cũng yêu cầu cứ 5 – 10 năm là phải bỏ thêm chi phí nâng cấp phần cứng và phần mềm một lần để theo kịp với xu hướng phát triển của xã hội. Ngược lại, hệ thống tổng đài Cloud không cần đến chi phí phần cứng hay cơ sở hạ tầng lớn, chỉ cần doanh nghiệp của bạn có kết nối internet và băng thông lớn. Chi phí duy nhất liên tục phải trả đó chính là chi phí thuê bao hàng tháng.
3. Tính năng, đặc điểm: Hệ thống tổng đài Analog có các tính năng cơ bản như chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi, nhạc chờ, nói chuyện với điện thoại viên và ghi nhật ký cuộc gọi. Tổng đài Cloud sở hữu nhiều tính năng thoại tiên tiến như hiện thị cuộc gọi đến, đi, lưu trữ cuộc gọi, tin nhắn thoại, nghe gọi giữa 3 máy với nhau, chuyển cuộc gọi đến số máy cá nhân, chặn số gọi đến… Có thể làm việc với tất cả các điện thoại của nhiều hãng khác nhau.
4. Tích hợp: Rất khó để có thể tích hợp hệ thống tổng đài Analog với các dịch vụ khác, do phức tạp về giấy phép và lắp đặt. Các công ty cần có đội ngũ CNTT chuyên nghiệp để triển khai và tích hợp hệ thống, điều này khá khó khăn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngược lại, hệ thống tổng đài Cloud có thể tích hợp với hệ thống CRM/ERP của doanh nghiệp một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất, chỉ từ vài giờ.
5. Độ ổn định: Chất lượng cuộc gọi của hệ thống tổng đài Analog phụ thuộc khá nhiều vào công nghệ và phần cứng của hệ thống. Mặt khác, hệ thống tổng đài Cloud có chất lượng cuộc gọi cao khi doanh nghiệp có kết nối internet mạnh, ổn định.

Loại hệ thống tổng đài nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Từ những so sánh cơ bản trên, chúng tôi tin rằng tổng đài Cloud hoạt động trên nền tảng đám mây chính là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn. Được phát triển dựa trên những nhu cầu cấp thiết từ khách hàng, tổng đài Cloud đáp ứng được tất cả nhu cầu về tối ưu hiệu quả telesales và nâng cao hiệu quả CSKH cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tổng đài Cloud tích hợp đa kênh liên lạc (Hotline, Video Call, SMS, Live-chat, Email, Facebook) trên một phần mềm duy nhất giúp doanh nghiệp chính phục khoảnh khắc “Tôi muốn mua” của khách hàng, từ đó giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số.