Operation Manager là gì? Vai trò và yếu tố của quản lý trong doanh nghiệp

Operation Manager là một trong những công việc được nhiều doanh nghiệp săn đón nhất hiện nay. Vậy Operation Manager là gì và người giữ chức vụ này có vai trò gì đối với sự phát triển của doanh nghiệp?

Operation Manager là gì?

Operation Manager dịch theo nghĩa Tiếng Việt được hiểu đơn giản là người quản lý điều hành hoặc vận hành. Cụ thể, thuật ngữ này được hiểu chi tiết như sau:

• Operation: chỉ sự vận hành/điều hành hoặc kiểm soát chức năng của một quy trình hoặc hệ thống cụ thể.
• Manager: chỉ vị trí, công việc của người quản lý, có trách nhiệm quản lý, giám sát một hoặc nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.

Tựu chung lại, có thể hiểu Operation Manager là công việc của người có trách nghiệm chỉ đạo và giám sát các hoạt động hàng ngày của công ty/ doanh nghiệp nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đề ra.

Vai trò của Operation Manager?

Tùy vào từng ngành nghề cụ thể mà Operation Manager nắm giữ những vai trò khác nhau trong doanh nghiệp. Song nhìn chung vai trò chính của vị trí này vẫn là giữ cho mọi hoạt động của doanh nghiệp được vận hành trơn tru, sản sinh lợi nhuận và hoàn thiện chỉ tiêu đặt ra. Cụ thể, Operation Manager thường giữ 4 vai trò sau:

• Kiểm soát thông tin tài chính và ngân sách: Giám sát, kiểm tra được xem là vai trò chính của Operation Manager. Theo đó, nhà quản trị này sẽ thường xuyên theo dõi các chi phí của doanh nghiệp và tối ưu chúng nếu cần thiết. Ngoài ra, người làm Operation Manager cũng tham dự vào việc phân tích lợi ích từ chi phí đó và tìm kiếm được nguồn cung cấp nguyên vật liệu có chi phí hợp lý nhất. Họ cũng theo dõi chặt chẽ các phương thức, tiến trình sản xuất nhằm đảm bảo sản phẩm đầu ra mang lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.
• Quản lý chuỗi cung ứng và hàng tồn kho: Tùy vào từng doanh nghiệp cụ thể mà Operation Manager  sẽ giữ những vai trò khác nhau trong việc quản lý chuỗi cung ứng cũng như hàng tồn kho của công ty. Theo đó, người giữ vị trí này phải đảm bảo nguồn cung ứng cho doanh nghiệp luôn luôn được vận hành trong trạng thái ổn định với giá cả hợp lý nhất. Ngoài ra, họ cũng phải chịu trách nhiệm về số lượng hàng tồn kho và làm thế nào để đẩy chúng đi một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
• Quản lý nhân sự: Operation Manager được coi là người quản lý và giám sát các hoạt động của nhân sự. Họ làm các nhiệm vụ từ việc thuê, tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới cho đến xử lý, giải quyết các vấn đề về trách nhiệm, quyền lợi và kỉ luật. Operation Manager cũng là người nắm rõ nhất nhu cầu nhân sự của từng bộ phận và phân công nhân lực cho các phòng ban. Ngoài ra, Operation Manager  cũng tham dự vào việc điều chỉnh quy trình làm việc nhằm tối ưu hiệu suất lao động của nhân viên. Nói tóm lại, nếu như nhân viên chịu trách nhiệm với công việc cụ thể của mình thì Operation Manager  lại có nhiệm vụ quản lý mọi hoạt động của nhân viên cũng như mọi khía cạnh công việc của doanh nghiệp.
• Quản lý các hoạt động của doanh nghiệp: Thông thường, Operation Manager  sẽ chịu trách nhiệm quản lý chung các hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên với những doanh nghiệp, tập đoàn lớn, Operation Manager  có thể chịu trách nhiệm ở một hoặc một vài bộ phận cụ thể tùy theo chuyên môn. Ví dụ, Operation Manager  có năng lực về marketing sẽ quản lý hoạt động tiếp thị cho doanh nghiệp. Trong khi đó Operation Manager  có thế mạnh về quản lý sản xuất có thể đảm nhiệm vai trò giám sát và điều tiết sản xuất.

Những yếu tố cần có của Operation Manager chuyên nghiệp

• Kiến thức chuyên môn cao: Là một Operation Manager – người quản lý hoạt động chung của doanh nghiệp, lẽ tất yếu bạn phải có kiến thức chuyên môn cao về lĩnh vực mà mình quản lý. Điều này không chỉ giúp bạn tự tin định hướng và quản lý hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp mà còn hỗ trợ giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh có thể xảy ra. Thêm nữa một Operation Manager chuyên nghiệp với kiến thức chuyên môn cao còn là hình mẫu, động lực cho cấp dưới noi theo và không ngừng nỗ lực phát triển mỗi ngày
• Kỹ năng lãnh đạo: Operation Manager về bản chất chính là người quản lý, là leader, người đứng mũi chịu sào của doanh nghiệp. Họ không chỉ chịu trách nghiệm về công việc, hoạt động của các phòng ban mà còn là người lãnh đạo đội ngũ nhân viên thực hiện tốt các mục tiêu nhằm đảm bảo những kế hoạch đã đặt ra được triển khai một cách hoàn hảo nhất. Chính vì vậy, kĩ năng lãnh đạo là điều bắt buộc phải có với mọi Operation Manager.
• Kỹ năng giao tiếp: Operation Manager là nghề “làm dâu trăm họ”. Họ phải làm việc với mọi phòng ban, là cầu nối giữa cấp dưới và cấp trên, giữa nhân viên và lãnh đạo, giữa doanh nghiệp với đối tác, khách hàng… Do đó, kỹ năng giao tiếp là yếu tố bắt buộc với những người làm nghề này. Thực tế, một Operation Manager có kỹ năng giao tiếp tốt thường được đánh giá cao và xử lý công việc tối ưu hơn.
• Kỹ năng lập kế hoạch: Tất nhiên rồi, đây là kỹ năng bắt buộc của mọi Operation Manager. Nắm vai trò là người quản lý, điều tiết công việc, Operation Manager phải lên kế hoạch, dự trù các vấn đề phát sinh và đưa ra những cách thức để loại bỏ rủi ro. Bên cạnh đó, Operation Manager cũng phải lập kế hoạch và phân công công việc cho các bộ phận để đảm bảo mọi việc được thuận lợi triển khai đúng mục tiêu.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Luôn có những bất ngờ, sự cố phát sinh, mâu thuẫn ngoài ý muốn xảy ra trong quá trình làm việc. Và nhiệm vụ của người làm Operation Manager chính là giải quyết tối ưu những vấn đề này. Dĩ nhiên, đây cũng trở thành kỹ năng sống còn của người làm quản lý. Thực tế để có được kỹ năng này, người làm Operation Manager ngoài kiến thức chuyên môn còn cần rất nhiều kinh nghiệm thực tế mới có thể giải quyết tối ưu các tình huống này.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Là người điều hành, theo dõi, kết nối hoạt động giữa các bộ phận, dĩ nhiên người làm Operation Manager buộc phải giỏi kỹ năng làm việc đội nhóm. Theo đó, một người càng có khả năng kết nối mạnh mẽ giữa các thành viên trong team, giữa các team thuộc mỗi bộ phận khác nhau; vừa biết sử dụng nguồn nhân lực phù hợp sẽ giúp công việc được tiến hành thuận lợi và hiệu quả hơn.