Mô hình làm việc Hybrid: Vận dụng như thế nào cho hiệu quả

Mô hình làm việc hybrid đang trở thành xu hướng làm việc trong thời đại công nghệ, thể hiện sự đáp ứng linh hoạt và sáng tạo của doanh nghiệp trước những biến đổi, đòi hỏi của thị trường. Theo khảo sát của PwC, 19% nhân viên tham gia khảo sát sẵn sàng làm việc từ xa hoàn toàn, 37% nhân viên khác mong muốn làm việc từ xa từ 2-4 ngày/tuần.

Mô hình này được đánh giá là vừa giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc, vừa giúp mọi người duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nhưng làm thế nào để tổ chức mô hình làm việc hybrid thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ. Bài viết sau đây sẽ gợi ý cho các bạn cách để vận dụng hybrid hiệu quả.

Mô hình làm việc Hybrid là gì?

Mô hình làm việc hybrid là hình thức tổ chức công việc cho phép nhân sự có thể làm việc ở cả văn phòng và từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Như vậy, nhân sự có thể linh hoạt tự chọn nơi làm việc tùy thuộc vào công việc cụ thể của họ và theo lịch trình linh hoạt của công ty.

Điều kiện cần để triển khai mô hình làm việc hybrid là phải có internet, và có các công nghệ hỗ trợ như ứng dụng họp online, ứng dụng chat, và các công cụ quản lý dự án trực tuyến. Thôn qua các ứng dụng công nghệ này, nhân viên có thể truy cập vào hệ thống công ty từ xa và thực hiện công việc một cách hiệu quả như khi ở trong văn phòng.

Lợi ích của mô hình làm việc Hybrid

Mô hình làm việc hybrid đã trở thành một xu hướng phổ biến trong nhiều tổ chức trên khắp thế giới bởi nó mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động. Dưới đây là một số lợi ích điển hình của mô hình làm việc này:

• Tính linh hoạt cao: Nhân viên có thể chủ động và sắp xếp linh hoạt lịch trình làm việc của mình dựa theo nhu cầu cá nhân, miễn là đảm bảo được kết quả công việc, giúp họ cân bằng giữa cuộc sống và công việc.
• Tăng sự hài lòng: Từ việc được linh hoạt lựa chọn cách làm việc, không cần di chuyển nhiều đến nơi làm việc sẽ giúp giảm căng thẳng và tăng sự hài lòng cho nhân viên.
• Tiết kiệm chi phí: Với doanh nghiệp, mô hình này giảm chi phí liên quan đến vận hành văn phòng như bảo dưỡng, điện nước, và chi phí vận chuyển. Với nhân sự, họ cũng sẽ giảm được các chi phí đi lại, ăn uống.
• Năng suất lao động tăng: Nghiên cứu cho thấy mô hình làm việc từ xa mang lại những lợi ích về năng suất bởi nhiều nhân sự cảm thấy sẽ giảm bớt tình trạng bị phân tâm tại nơi làm việc khi không cần di chuyển hay ở một môi trường đông người.
• Thu hút và giữ chân tài năng: Một môi trường làm việc linh hoạt là yếu tố quan trọng trong việc thu hút và giữ chân tài năng bởi họ cảm thấy được coi trọng và có sự linh hoạt. Ngoài ra, do linh hoạt về địa điểm, công ty có cơ hội tuyển dụng nhiều nhân tài từ các nơi khác nhau.

Thách thức khi triển khai mô hình làm việc Hybrid

Làm việc từ xa ngoài mang lại nhiều lợi ích nhưng chúng ta cũng cần phải nhìn nhận lại những nhược điểm mà mô hình này đem lại. Điển hình như làm việc từ xa đòi hỏi nhân viên phải có tính kỷ luật và tính tự giác cao hay tương tác trong công sở cũng có thể trở nên kém hiệu quả,… Điều này dẫn đến một số thách thức sau cho doanh nghiệp

Đòi hỏi kỹ năng quản lý cao: Làm việc từ xa không chỉ đòi hỏi nhân viên phải có tính tự giác cao mà cũng đòi hỏi người quản lý phải có năng lực giao việc, thiết lập mục tiêu, đánh giá và giám sát. Quản lý phải đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và tuân thủ các quy tắc, tiêu chuẩn và quy trình công việc, tạo ra được sự đồng nhất, liền mạch trong vận hành doanh nghiệp để đảm bảo chất lượng và hiệu suất công việc không bị suy giảm.

Khó khăn trong giao tiếp và kết nối: Tương tác trong công việc sẽ luôn là vấn đề mà doanh nghiệp cần giải khi triển khai mô hình hybrid bởi thiếu giao tiếp trực tiếp có thể sẽ dẫn đến những thiếu sót trong việc truyền đạt thông tin và ý tưởng như hiểu sai ý, chậm tương tác, hoặc xung đột… Vì vậy, khi thiết lập mô hình làm việc này, công ty cần triển khai cả các phương thức, công cụ hỗ trợ nhân viên trong việc kết nối công việc.

Đòi hỏi thiết lập nhiều công nghệ hỗ trợ quản lý: Để quản lý từ xa, doanh nghiệp sẽ cần sự hỗ trợ của nhiều công cụ giám sát công việc của nhân sự, báo cáo, thống kê; công cụ cho nhân sự làm việc online như hệ thống CRM hay các tổng đài trên mây,.. Điều này có thể sẽ cần phải đầu tư một khoản chi phí nhất định

Nguy cơ bảo mật thông tin thấp: Khi nhân viên làm việc từ xa, nguy cơ lộ thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ cao hơn. Việc này đòi hỏi công ty cần có các biện pháp an toàn và chính sách bảo mật đủ mạnh để ngăn chặn rủi ro.

Doanh nghiệp cần làm gì để nâng cao hiệu quả làm việc theo mô hình Hybrid?

1. Thay đổi cách quản lý

Quản lý công việc từ xa và quản lý trực tiếp sẽ có nhiều điểm khác biệt, đòi hỏi người quản lý phải có những thay đổi linh hoạt để phù hợp như: quản lý bằng kết quả, không phải đầu việc; biết cách tổ chức, phân công công việc, trao quyền và tin tưởng.

Doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ để đặt mục tiêu và đo lường công việc như sử dụng OKR (Quản trị theo Mục tiêu và Kết quả Then chốt) hay hệ thống KPI; thiết lập các chính sách và quy trình làm việc từ xa để duy trì mô hình bền vững

2. Xây dựng mối quan hệ với nhân viên bền chặt thông qua văn hóa doanh nghiệp

Dù nhân viên không làm việc tại công ty nhiều cũng đừng quên duy trì và phát triển văn hoá doanh nghiệp. Hãy chủ động trao đổi với các nhân sự về các vấn đề ngoài công việc, chia sẻ với nhau về cuộc sống hàng ngày để tăng tính gắn kết hoặc đơn giản là không bỏ qua các phúc lợi như tặng quà dịp lễ, trợ cấp cho nhân viên ở xa,…

3. Đào tạo nhân sự thường xuyên

Đào tạo nhân sự là cách nâng cao năng lực cho nhân sự, giúp họ có thể đáp ứng được yêu cầu công việc tốt hơn, độc lập hơn ngay cả khi không có mình ở bên quản lý, giám sát. Ngoài ra, đào tạo văn hóa doanh nghiệp cũng nên được chú trọng để nhân sự luôn nắm được tình hình của công ty mọi lúc, mọi nơi.

4. Tăng cường giao tiếp hiệu quả nhờ các công cụ hỗ trợ

Tận dụng nhiều kênh hỗ trợ giao tiếp và tương tác khác nhau để đảm bảo luồng thông tin luôn được thông suốt. Đơn giản hóa những phương tiện giao tiếp công nghệ, bạn sẽ đảm bảo các cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ giữa các nhân viên, bộ phận tại văn phòng và làm việc từ xa.

5. Sử dụng công nghệ giúp quản lý, vận hành công việc online

Sử dụng một phần mềm quản lý công việc chuyên biệt sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc vận hành công việc hàng ngày từ việc giao việc, kiểm tra tiến độ, gửi báo cáo và điều phối công việc cho nhân viên một cách dễ dàng. Tùy vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp mà sẽ sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác nhau miễn sao phần mềm ấy phải giúp lưu lại tất cả lịch sử trao đổi nội bộ và theo dõi, báo cáo được kết quả công việc.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần những phần mềm là công cụ hỗ trợ cho nhân viên làm việc như hệ thống phần mềm quản lý kinh doanh, bán hàng để quản lý quan hệ khách hàng – CRM.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều các sản phẩm được phát triển dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các nhà bán hàng đơn lẻ để tối ưu hóa việc làm từ xa của mình, điển hình như phần mềm quản lý kinh doanh tập trung Callio. Callio không chỉ là phần mềm hỗ trợ bán hàng, mà còn có những tính năng giúp người chủ doanh nghiệp quản lý và giám sát được hoạt động kinh doanh:

• Callio mang tới giải pháp CRM gọn nhẹ, dễ sử dụng, gồm cả môi trường web và ứng dụng trên điện thoại, đảm bảo sự tiện lợi cho mọi người. Điều này mang tới sự thuận tiện cho cả những người thường ở tại văn phòng, mong muốn xem những báo cáo chi tiết, hay những người thường xuyên phải di chuyển, có thể sử dụng app mobile một cách rất thân thiện.
• Callio giúp tối ưu quy trình kinh doanh, thúc đẩy năng suất bán hàng nhờ vào việc thiết lập luồng chăm sóc khách hàng cụ thể và các bước tự động hoá, theo dõi tỉ lệ chuyển đổi thường xuyên và có định hướng bán hàng kịp thời.
• Callio giúp doanh nghiệp tùy chỉnh thiết lập KPI cho đội ngũ nhân sự, tự động theo dõi, báo cáo kết quả làm việc của nhân viên theo thời gian thực, giúp người quản lý luôn nắm được tình hình làm việc của đội ngũ để có những điều chỉnh, khen thưởng kịp thời.
• Callio giúp báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chi tiết. Chỉ với một vài thao tác cơ bản trên Callio, doanh nghiệp sẽ cập nhật được báo cáo chi tiết số lượng khách hàng, cơ hội bán hàng, tương tác khách hàng, cuộc gọi, tin nhắn, email,… theo thời gian và theo từng nhân viên, đội nhóm.

Đăng ký dùng thử Callio ngay hôm nay để trải nghiệm miễn phí các tiện ích phục vụ nhu cầu quản lý kinh doanh cho mô hình làm việc hybrid.