Trước đây với công nghệ Analog truyền thống thì tổng đài được hiểu là khách hàng phải đầu tư một hệ thống tổng đài về lắp đặt tại văn phòng và có đội ngũ IT vận hành quản trị.
Ngày nay công nghệ VOIP phát triển, tổng đài có thể sử dụng trên nền tảng Cloud qua môi trường internet nên có thêm một xu hướng mới là thuê tổng đài IP hay còn gọi là dịch vụ tổng đài ảo.
Với hệ thống tổng đài truyền thống, khi khách hàng đăng ký đầu số điện thoại. Nhà mạng sẽ kéo trực tiếp line trung kế đến khách hàng. Từ đó, khách hàng đấu nối với tổng đài Analog (đặt tại văn phòng khách hàng) để chia máy nhánh (line), cấu hình trực tiếp trên tổng đài đó.
Còn với tổng đài IP, cách kết nối hoàn toàn khác. Nhà mạng cung cấp đầu số dùng công nghệ Voip cho phép khai báo trên tổng đài IP. Tổng đài IP thực chất là một phần mềm quản lý tổng đài, được cài đặt trên một máy chủ (Server). Đảm nhận nhiệm vụ phân phối tất cả những cuộc gọi. Cho phép cài đặt tất cả những tính năng tổng đài tại đây.
Về cơ bản có 2 loại là hệ thống tổng đài ảo cứng và mềm. Bạn cần dựa trên sự phân loại tổng đài để lựa chọn những thiết bị phù hợp, lắp đặt hệ thống và vận hành tổng đài ảo (VoIp) hiệu quả.
Tổng đài VoIP cứng được cài đặt và tối ưu lên một thiết bị phần cứng vật lý. Hệ thống này gần giống phương thức hoạt động của tổng đài Analog. Tổng đài này cần máy lẻ Gateway hoặc IP chuyển đổi FXS để dùng được điện thoại Analog. Đồng thời cần sử dụng tổng đài điện thoại IP đủ cấu hình kết nối từ ít máy tới 2000 máy lẻ.
Hệ thống tổng đài VoIP mềm hay còn gọi là tổng đài IP ảo. Giải pháp tổng đài này là loại Core tổng đài được cài đặt trên một tổng đài chính là một Server máy chủ đám mây. Nói cách khác, đây là hệ thống tổng đài áp dụng mô hình điện toán đám mây, cài đặt và sử dụng bằng phần mềm kết nối với máy chủ trực tuyến.
KẾT LUẬN:
Hệ thống tổng đài IP cứng có quá trình sao lưu, phục hồi dữ liệu nhanh chóng, thuận tiện. Hệ thống được tối ưu, đầy đủ tính năng nên chạy ổn định.
Với hệ thống tổng đài điện thoại IP mềm đầy đủ tính năng như hội nghị, ghi âm, lời chào, kết nối phần mềm CRM. Hệ thống được đảm bảo an toàn với nhà cung cấp uy tín, sử dụng thuận tiện, tính thẩm mỹ cao do không yêu cầu dây kết nối rối rắm.
Dù chọn hình thức nào đi nữa thì tổng đài ảo (VoIP) là hệ thống xứng đáng để đầu tư. Đây là giải pháp tổng đài điện thoại hoàn hảo giúp xóa bỏ mọi biên giới rào cản cho doanh nghiệp. Đồng thời cải thiện hiệu suất công việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp đối với khách hàng.
Một số thuật ngữ chuyên môn:
