Lý do doanh nghiệp nên thuê tổng đài ảo

Trước đây với công nghệ Analog truyền thống thì tổng đài được hiểu là khách hàng phải đầu tư một hệ thống tổng đài về lắp đặt tại văn phòng và có đội ngũ IT vận hành quản trị. 

Ngày nay công nghệ VOIP phát triển, tổng đài có thể sử dụng trên nền tảng Cloud qua môi trường internet nên có thêm một xu hướng mới là thuê tổng đài IP hay còn gọi là dịch vụ tổng đài ảo.

Với hệ thống tổng đài truyền thống, khi khách hàng đăng ký đầu số điện thoại. Nhà mạng sẽ kéo trực tiếp line trung kế đến khách hàng. Từ đó, khách hàng đấu nối với tổng đài Analog (đặt tại văn phòng khách hàng) để chia máy nhánh (line), cấu hình trực tiếp trên tổng đài đó.

Còn với tổng đài IP, cách kết nối hoàn toàn khác. Nhà mạng cung cấp đầu số dùng công nghệ Voip cho phép khai báo trên tổng đài IP. Tổng đài IP thực chất là một phần mềm quản lý tổng đài, được cài đặt trên một máy chủ (Server). Đảm nhận nhiệm vụ phân phối tất cả những cuộc gọi. Cho phép cài đặt tất cả những tính năng tổng đài tại đây.

1) Để xây dựng một tổng đài: 

• Cần có Server (máy chủ): Chi phí mua dao động 20 – 40 triệu đồng
• Thuê chỗ đặt tại Data Center (Vì đặt ở văn phòng không đảm bảo tín hiệu mang, điện)
• Hoạt động liên tục ổn định 24/24.
• Có dung lượng ổ cứng lớn khả năng đảm bảo khả năng lưu trữ file ghi âm.
• Card mạng giao tiếp chuẩn với hệ thống mạng LAN hoặc môi trường internet bên ngoài.
• Cần cài đặt phần mềm tổng đài.
• Cần có nhân viên IT chuyên trách Server để cấu hình và khắc phục sự cố (nếu có).

2) Lợi ích của giải pháp thuê tổng đài ảo:

• Thuê dịch vụ với giá cả hợp lý.
• Tiết kiệm cho khách hàng. Khách hàng không tốn phí đầu tư ban đầu lớn.
• Có sẵn hạ tầng bao gồm nhiều Server (Đảm bảo có phương án backup dữ liệu khi có sự cố)
• Đặt tại các Data Center (DC) luôn đảm bảo về kết nối mạng, điện 99,99%.
• Có đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi giám sát hệ thống và xử lý sự cố kịp thời (nếu có). Khách hàng sẽ không bị phụ thuộc vào một người phụ trách IT cụ thể. Tiết kiệm chi phí thuê IT hàng tháng.
• Hotline hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
• Hỗ trợ khách hàng miễn phí trong việc cấu hình và thay đổi cấu hình tổng đài: lời chào, cấu hình gọi vào, gọi ra, chuyển tiếp di động, gắn thêm máy nhánh,…

3) Nên chọn mô hình hệ thống tổng đài ảo cứng hay mềm?

Về cơ bản có 2 loại là hệ thống tổng đài ảo cứng và mềm. Bạn cần dựa trên sự phân loại tổng đài để lựa chọn những thiết bị phù hợp, lắp đặt hệ thống và vận hành tổng đài ảo (VoIp) hiệu quả.

• Hệ thống tổng đài ảo (VoIP) phần cứng:

Tổng đài VoIP cứng được cài đặt và tối ưu lên một thiết bị phần cứng vật lý. Hệ thống này gần giống phương thức hoạt động của tổng đài Analog. Tổng đài này cần máy lẻ Gateway hoặc IP chuyển đổi FXS để dùng được điện thoại Analog. Đồng thời cần sử dụng tổng đài điện thoại IP đủ cấu hình kết nối từ ít máy tới 2000 máy lẻ.

• Hệ thống tổng đài ảo (VoIP) phần mềm:

Hệ thống tổng đài VoIP mềm hay còn gọi là tổng đài IP ảo. Giải pháp tổng đài này là loại Core tổng đài được cài đặt trên một tổng đài chính là một Server máy chủ đám mây. Nói cách khác, đây là hệ thống tổng đài áp dụng mô hình điện toán đám mây, cài đặt và sử dụng bằng phần mềm kết nối với máy chủ trực tuyến.

KẾT LUẬN: 

Hệ thống tổng đài IP cứng có quá trình sao lưu, phục hồi dữ liệu nhanh chóng, thuận tiện. Hệ thống được tối ưu, đầy đủ tính năng nên chạy ổn định.

Với hệ thống tổng đài điện thoại IP mềm đầy đủ tính năng như hội nghị, ghi âm, lời chào, kết nối phần mềm CRM. Hệ thống được đảm bảo an toàn với nhà cung cấp uy tín, sử dụng thuận tiện, tính thẩm mỹ cao do không yêu cầu dây kết nối rối rắm. 

Dù chọn hình thức nào đi nữa thì tổng đài ảo (VoIP) là hệ thống xứng đáng để đầu tư. Đây là giải pháp tổng đài điện thoại hoàn hảo giúp xóa bỏ mọi biên giới rào cản cho doanh nghiệp. Đồng thời cải thiện hiệu suất công việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp đối với khách hàng.

Một số thuật ngữ chuyên môn:

• Máy chủ (Server): Là máy tính cấu hình mạnh, kết nối sẵn với mạng Internet, có IP tĩnh. Người dùng dễ dàng cài đặt các phần mềm hoặc lưu dữ liệu trên đó.
• Trung tâm dữ liệu (Data Center): Nơi chuyên chứa đựng và tập trung nhiều máy chủ.