Lưu ý khi lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Khi lắp đặt tổng đài điện thoại doanh nghiệp, bạn cần lưu ý một số vấn đề nhất định nếu muốn lựa chọn được dịch vụ uy tín, chất lượng. Bạn sẽ cần đọc bài viết dưới đây nếu đang muốn lắp đặt tổng đài điện thoại VoIP nội bộ cho doanh nghiệp. Nhưng vẫn chưa biết nên bắt đầu từ đâu và cần lưu ý những gì? 

Tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng phổ biến hiện nay

Tổng đài là một hệ thống chuyển mạch điện thoại tự động trong văn phòng của doanh nghiệp. Nó cũng là hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp.

Tuy nhiên, hiện nay, tổng đài không chỉ là hệ thống thoại thông thường mà nó còn được xây dựng giao tiếp trên cả hình ảnh, video, truyền dữ liệu,… Hiện có 2 loại tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng phổ biến hiện nay, đó là tổng đài Analog và tổng đài ảo.

• Tổng đài Analog (Tổng đài truyền thống)

Tổng đài Analog là mạng điện thoại chuyển mạch công cộng. Khi khách hàng đăng ký đầu số, nhà cung cấp mạng sẽ kéo trực tiếp đường truyền trung kế đến khách hàng (Line bưu điện). Khách hàng sẽ đấu nối với tổng đài Analog để cấu hình và chia máy nhánh trực tiếp tại văn phòng công ty.

• Tổng đài ảo (Tổng đài VOIP)

Tổng đài ảo hay tổng đài VOIP là một hệ thống điện thoại được lưu trữ trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài trang Web. Và đặc biệt được cung cấp qua Internet (Công nghệ VoIP). Tổng đài ảo có thể sở hữu nhiều tính năng ưu việt. Ngoài ra, việc thiết lập và sử dụng hết sức dễ dàng, ngay cả khi bạn là quản trị viên phi kỹ thuật.

Lựa chọng tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp hiện đại

5 lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại doanh nghiệp

Để lắp đặt được tổng đài điện thoại doanh nghiệp chất lượng không hề đơn giản. Bạn cần đặc biệt chú ý đến 5 vấn đề sau đây:

• Lựa chọn dịch vụ tổng đài điện thoại
• Xác định nhu cầu doanh nghiệp
• Lựa chọn đầu số tổng đài
• Lựa chọn thiết bị đầu cuối
• Trang bị đường truyền Internet ổn định

Lựa chọn dịch vụ tổng đài điện thoại

Tùy vào tình hình hiện tại của doanh nghiệp mình mà bạn cần cân nhắc lựa chọn giữa dịch vụ tổng đài Analog hay tổng đài ảo. Theo đó, trường hợp đã có sẵn hệ thống điện thoại Analog từ trước thì nên xây dựng hệ thống tổng đài ảo để sử dụng được nhiều tính năng hơn. Tổng đài ảo có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng và thay đổi liên tục của Doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu muốn tận dụng lại hệ thống cũ và trang thiết bị sẵn có, bạn có thể sử dụng VoIP Gateway để chuyển đổi tín hiệu Analog sang VoIP.

Xác định nhu cầu doanh nghiệp

Xác định nhu cầu doanh nghiệp cũng là một bước vô cùng quan trọng. Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu khác nhau. Có thể bạn chỉ cần nghe gọi cơ bản nhưng cũng có thể cần thêm nhiều tính năng hơn như: tổng đài tích hợp CRM, có nhiều kênh tương tác, đồng bộ dữ liệu. Bởi vậy, bạn cần nhìn nhu cầu hiện tại để lên kế hoạch xây dựng hệ thống tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp của mình.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xác định số lượng người dùng trước đó để có thể xây dựng hoặc thuê hệ thống phù hợp.

Lựa chọn đầu số tổng đài

Sau khi xác định nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cần lựa chọn đầu số tổng đài. Hiện nay, có 4 dạng đầu số chính có thể sử dụng đó là: Đầu số 1900, 1800, đầu số cố định và đầu số Mobi SIP.

Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối có chức năng tiếp nhận cuộc gọi hoặc thực hiện các cuộc gọi đi từ tổng đài.  Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp sẽ giúp nâng cao năng suất và chất lượng cuộc gọi.

Nếu bạn thường xuyên di chuyển thì nên lựa chọn Softphone. Tuy nhiên nếu chỉ nghe và gọi điện thoại tại văn phòng thì bạn nên chọn lựa IP Phone hoặc tai nghe tổng đài thì phù hợp hơn.

Trang bị đường truyền Internet ổn định

Đường truyền Internet ổn định là điều kiện để tổng đài nội bộ văn phòng hoạt động hiệu quả. Mặc dù chiếm khá ít băng thông với cuộc gọi VoIP, nhưng bạn cũng nên trang bị đường truyền riêng để tránh tình trạng Internet chập chờn, dẫn tới cuộc gọi không được ổn định.

Ngoài ra, trang bị từ 1 – 2 đường truyền mạng dự phòng (Backup) là điều nên làm. Điều này giúp đề phòng trường hợp đường truyền chính gặp sự cố.

Trên đây là những lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại doanh nghiệp mà bạn cần nắm vững. Nếu cần thông tin nào khác, hãy nhấc máy và gọi ngay cho nhân viên tư vấn của chúng tôi, bạn nhé.