Lợi ích tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp

Tại sao lắp đặt tổng đài IP lại trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp? Việc triển khai tổng đài IP đem lại những lợi ích gì? Hãy cùng đọc hết bài viết để biết thêm về lợi ích của tổng đài ip (hay còn gọi là tổng đài ảo, tổng đài cloud)

Tổng đài ảo là gì?

Như tên gọi “Tổng đài ảo”, ảo có nghĩa rằng công ty không cần văn phòng cho Tổng đài và cũng không cần nhiều thiết bị phần cứng. Thay vào đó, nhân viên của bạn sẽ truy cập vào tổng đài ảo bằng cách đăng nhập vào phần mềm tổng đài online.

Lợi ích tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp ?

Vì là ảo, nên nhân viên không cần đến điện thoại bàn, không cần đến văn phòng. Họ chỉ cần sử dụng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Và điều quan trọng là tất cả họ chỉ được sử dụng số điện thoại doanh nghiệp để gọi/nhận cuộc gọi khách hàng. Một đầu số doanh nghiệp có thể nghe/gọi cùng lúc vô số cuộc gọi. Làm thế nào tổng đài ảo có thể làm được điều này?

Về cơ chế hoạt động, tổng đài ảo là tổng đài sử dụng internet, truyền âm thanh, dữ liệu qua mạng internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Để sử dụng tổng đài ảo, trước hết doanh nghiệp cần đăng ký đầu số SIP được cung cấp bởi FPT, CMC,… Đầu số này cho phép gọi/nhận cùng lúc vô số cuộc gọi trên đa dạng thiết bị như di động, điện thoại IP, laptop,… Và cước phí cũng hoàn toàn tương tự cước phí cuộc gọi thông thường. Doanh nghiệp không cần đi dây điện thoại. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hoặc sử dụng điện thoại IP với dây mạng lan. Như vậy, nhân viên không cần đến văn phòng vẫn có thể dùng số điện thoại doanh nghiệp để chăm sóc khách hàng.

1. Chi phí đầu tư thấp

Tổng đài IP được triển khai theo mô hình điện toán đám mây giúp các doanh nghiệp triển khai một hệ thống tổng đài cloud nhanh chóng và hiệu quả mà không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng cáp điện thoại, thiết bị phần cứng tổng đài… Tất cả chỉ cần đường truyền Internet và điện thoại đầu cuối.

2. Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình:

Tận dụng hạ tầng sẵn có (Internet, mạng LAN,…). Không cần đi dây điện thoại chằng chịt như tổng đài truyền thống. Người dùng có thể cắm điện thoại của họ ở bất kì đâu trong văn phòng miễn có cổng mạng Lan. Dễ dàng mở rộng mà không cần nâng cấp phần cứng và không giới hạn số lượng máy nhánh.

3. Dễ dàng theo dõi, quản lý hệ thống thông qua trang Web quản trị:

– Quản lý chi tiết lịch sử cuộc gọi vào và cuộc gọi ra, cuộc gọi nhỡ ứng với mỗi nhân viên

– Quản lý tất cả các cuộc gọi tự động forward ra di động, cố định và các cuộc gọi nhỡ

– Quản lý ghi âm tất cả cuộc gọi vào, ra, cuộc gọi forward, cuộc gọi voice mail…..

4. Khả năng mở rộng dễ dàng:

Hệ thống tổng đài analog thông thường nếu bạn muốn nâng cấp phải mua các modun (còn gọi là card) và khung phụ của chính nhà cung cấp và điều quan trọng hơn là bạn phải thi công thêm hệ thống đường dây nội bộ lằng nhằng, mất thẩm mỹ. Đối với tổng đài ảo bạn không cần quan tâm đến điều đó, chỉ cần bạn có hệ thống mạng LAN, đường dây mạng sẵn đang dùng cho máy tính bàn và thế là bạn chỉ cần mua thêm điện thoại ip gắn vào là dùng khả năng mở rộng cũng không giới hạn máy nhánh.

5. Tiết kiệm nhân lực trực tổng đài

Nhờ các cơ chế tự động của hệ thống như Trả lời tự động (IVR), Hệ thống phân phối cuộc gọi tự động (ACD), Voice mail…sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí thuê một lễ tân chuyên trực tổng đài. Và việc thuê tổng đài hàng tháng sẽ tiết kiệm chi phí thuê một IT làm việc cố định.

6. Khắc phục sự cố nhanh chóng.

Tổng đài analog không cho phép khắc phục và quản lý từ xa. Với tổng đài IP bạn hoàn toàn yên tâm vì cho phép khắc phục từ xa và tương tác nhiều kênh khác nhau (Hotline, zalo, teamview….), thời gian khắc phục dao động từ 2 tiếng – 24 tiếng.

7. Miễn phí cước gọi nội bộ.

Với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng thì triển khai một tổng đài nội bộ IP cũng đã giảm đáng kể chi phí cước gọi nội bộ miễn phí, đặc biệt không giới hạn vị trí địa lý.

8. Nghe gọi được trên nhiều thiết bị.

Hệ thống tổng đài ip cho phép nghe gọi trên ứng dụng Softphone miễn phí (Zoiper, Grandstream..) được cài trên PC, Smartphone, Tablet…..Không đơn thuần chỉ cài trên điện thoại IP Phone.

9. Dễ dàng tích hợp với CRM, ERP.

Tích hợp tổng đài IP với CRM, ERP……để đồng bộ hóa dữ liệu giữa 2 phần mềm là xu hướng phổ biến của các doanh nghiệp đã triển khai tổng đài ảo. Đây cũng là một lợi thế khi bạn muốn tích hợp vào đơn vị thứ 3 khi sử dụng tổng đài ảo.