Làm thế nào để quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả?

Để tăng sức cạnh tranh trên thị trường, các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp SMEs phải dần đầu tư cho con người và hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình.

Quản lý dữ liệu khách hàng là một yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ với khách hàng và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, việc quản lý này đòi hỏi sự chính xác, bảo mật và tính linh hoạt để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Vậy làm thế nào để quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả? Hãy cùng khám phá những phương pháp dưới đây.

Dữ liệu khách hàng là gì?

Dữ liệu khách hàng hay còn gọi là data khách hàng là tập hợp nhiều thông tin về thông tin cá nhân, sở thích, hành vi, nhân khẩu học của khách hàng được doanh nghiệp thu thập trong quá trình tiếp xúc bán hàng trên cả môi trường online và offline.

Có thể chia dữ liệu khách hàng thành 4 loại bao gồm: dữ liệu cá nhân, dữ liệu tương tác, dữ liệu hành vi và dữ liệu thái độ. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, dữ liệu khách hàng dễ dàng được thu thập lại, đơn giản như khi bạn “lên mạng” bằng chiếc smartphone của mình, thì cũng là lúc từng hành động của bạn đều được ghi nhận lại bởi hệ thống và lưu trữ dưới dạng dữ liệu.

Vấn đề về xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả trong SMEs hiện nay

Dữ liệu khách hàng đang ngày càng trở nên quan trọng, giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác và kịp thời hơn. Hiện nay, hoạt động thu thập và xây dựng kho dữ liệu không phải là sân chơi riêng chỉ dành cho các ông lớn hay công ty công nghệ, mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) cũng cần nhanh chóng theo kịp xu hướng quản trị dựa theo dữ liệu.

Đây là điều kiện bắt buộc đối với các doanh nghiệp nếu muốn có kết quả kinh doanh bứt phá hơn. Dựa vào dữ liệu để xác định đúng vấn đề, nguyên nhân để từ đó đưa ra các phương án, quyết định mang tính tối ưu là điều vô cùng quan trọng hiện nay.

Mặc dù đến nay các doanh nghiệp đều hiểu ý nghĩa của việc xây dựng hệ thống dữ liệu khách hàng nhưng vẫn còn đang loay hoay với rất nhiều khó khăn như: không biết phải làm như thế nào để bắt đầu, hoặc vẫn tiến hành lưu trữ thủ công, dẫn tới dữ liệu bị thiếu sót, mất mát, hoặc chưa có quy hoạch một cách khoa học, dữ liệu bị phân mảnh rời rạc, rải rác ở nhiều nơi, hoặc muốn làm bài bản, chuyên nghiệp nhưng lại thiếu nguồn lực,… Vậy giải pháp nào dành cho SMEs nếu họ muốn xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ cho riêng mình?

Làm thế nào để xây dựng hệ thống dữ liệu khách hàng hiệu quả?

Đầu tiên, các doanh nghiệp SMEs khi muốn kinh doanh dựa trên số liệu là phải thực hiện lưu trữ dữ liệu một cách có hệ thống. Doanh nghiệp cần xác định và định nghĩa từng loại dữ liệu cần lưu trữ bằng cách xác định các điểm chạm với khách hàng, sau đó xác định các chỉ số quan trọng cần đo đếm tại từng điểm chạm đó. Tiếp theo, bạn cần xây dựng 1 hệ thống để lưu trữ dữ liệu và quản trị mối quan hệ với khách hàng. Hiện nay có 2 hệ thống mà doanh nghiệp thường áp dụng để lưu trữ dữ liệu:

1- Sử dụng Excel

Cách này phù hợp với các doanh nghiệp rất nhỏ, hoặc trong giai đoạn đầu khi mà lượng dữ liệu khách hàng chưa nhiều. Tuy nhiên, dùng excel sẽ có một số hạn chế như đòi hỏi nhân sự phải có kỹ năng sử dụng excel tốt mới xây dựng được hệ thống quản lý rõ ràng, dễ theo dõi và chính xác, Bên cạnh đó thì excel không có tính năng cập nhật theo thời gian thực nên nếu không cập nhật kịp thời thì số liệu có thể sai, không có tính thời sự.

2- Xây dựng hệ thống CRM của riêng mình

Một CRM được xây dựng dựa theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp sẽ luôn là lựa chọn tốt để đạt được mục đích nhận dạng và lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng. Tuy nhiên, cách này lại khá tốn kém, chi phí vận hành cao, khắc phục lỗi lâu.

3- Sử dụng dịch vụ CRM của bên thứ 3

Hiện nay cách này được khá nhiều doanh nghiệp SMEs sử dụng bởi có thể khắc phục điểm yếu của hai hình thức trên. Lợi thế của việc sử dụng CRM của bên thứ 3 là doanh nghiệp vẫn được sử dụng một CRM thông minh, linh hoạt và tiện lợi hơn excel nhưng với một chi phí thấp hơn nhiều lần việc tự xây.

Callio – Giải pháp xây dựng dữ liệu khách hàng được nhiều doanh nghiệp SMEs đánh giá cao và tin dùng

Callio là phần mềm quản lý kinh doanh tập trung toàn diện với nhiều cụm chức năng hỗ trợ doanh nghiệp trong toàn trình bán hàng từ khi bắt đầu tiếp xúc khách hàng, chốt đơn, cho đến chăm sóc sau bán. Qua đó, Callio từng bước thu thập thông tin khách hàng thành các Data Pipeline – một quy trình tự động hóa được sử dụng để xử lý dữ liệu khách hàng từ nguồn đến đích, làm cho dữ liệu hệ thống, khoa học, đáng tin cậy, và có thể sử dụng cho các mục đích phân tích, báo cáo, hoặc lưu trữ dữ liệu dễ dàng.

• Tính năng giao tiếp all-in-one: Callio gom nhiều trang mạng xã hội và quản lý chung trên một phần mềm, tổng hợp thông tin khách hàng đổ về từ tất cả nền tảng báng và đồng bộ luồng giao tiếp khách hàng, đồng thời kết hợp với việc cho phép người dùng gọi thoại ngay trên một khung chat giúp trải nghiệm đa kênh của khách hàng được liền mạch.
• Tính năng quản lý thông tin khách hàng: Tự động tạo lead, tự động định danh khách hàng, ghi lại toàn bộ lịch sử giao tiếp với khách giúp doanh nghiệp xây dựng chân dung khách hàng toàn diện, nhờ đó quá trình chăm sóc khách được cá nhân hóa, đồng nhất, và xuyên suốt. Đặc biệt doanh nghiệp cũng không bỏ sót và làm mất thông tin khách hàng.
• Tính năng hỗ trợ chăm sóc khách hàng: Quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng bằng hệ thống ticket, lưu và tra cứu toàn bộ lịch sử trao đổi khách hàng, nhắc lịch gọi điện thăm hỏi, ghi chú các đặc điểm quan trọng về khách hàng, v.v… tạo trải nghiệm khách hàng tối ưu.
• Tính năng báo cáo theo thời gian thực: Cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh báo cáo phù hợp với quản lý doanh nghiệp của mình, giúp xem được tổng quan các chỉ số kinh doanh quan trọng và hiệu suất của nhân viên để có những phương án cụ thể, kịp thời nhất.

Đặc biệt, chỉ từ 50.000đồng/tháng/người là bạn đã có thể sử dụng hệ thống CRM thông minh của Callio. Đăng ký dùng thử miễn phí Callio ngay nhé, đội ngũ Callio sẽ hướng dẫn Anh Chị cách áp dụng Callio để xây dựng hệ thống dữ liệu khách hàng hiệu quả, nhanh chóng.