pano

Làm cách nào để bắt đầu các cuộc họp trực tuyến trong thời kỳ khủng hoảng

Admin
Cập nhật lần cuối: 24/03/2021

Sự lo lắng trên toàn cầu trong khủng hoảng thời Covid đang tăng lên ở mức chưa từng thấy so với trước đây. Đó là lý do vì sao bạn cần sử dụng thời gian bạn có trong các cuộc họp trực tuyến với đội ngũ, khách hàng của mình để xoa dịu sự lo lắng, sợ hãi của họ, cho thời gian và không gian để đánh giá sự việc và thể hiện khả năng của bản thân. Nói cách khác, hãy bắt đầu cuộc họp bằng cách update tình hình, thông tin của từng cá nhân. 

Đúng vậy, bạn cần làm điều đó trong mỗi cuộc họp và cuộc gọi.

Điều này luôn đúng cho dù bạn đang nói chuyện với khách hàng tiềm năng, đối tác, đồng nghiệp, sếp hoặc nhân viên của bạn.

Nó không chỉ là làm cho có hoặc giả vờ là bạn đang quan tâm. Mà đây là việc bạn thực sự cần phải lưu tâm,

Hình thức giao tiếp này rất quan trọng trong suốt thời kỳ khủng hoảng vì 3 lý do sau:

  • Cung cấp, tạo ra bối cảnh chung cho lời nói và hành động.
  • Cho phép bạn hiểu được khả năng và hiệu suất của nhân viên trong suốt thời kỳ khủng hoảng.
  • Đưa ra cho bạn một cái nhìn toàn cảnh và đặt bạn vào đúng vị trí của mình để sẵn sàng hỗ trợ người khác khi họ cần.

Callio tổ chức các cuộc họp trực tuyến như thế nào?

CALLIO chúng tôi thực hiện 2 sự thay đổi lớn trong cách giao tiếp:

Tôi sẽ thành thật mà chia sẻ rằng: Tôi không thích lai zai mấy câu chuyện nhỏ nhặt. Tôi hướng về các cuộc họp ngắn gọn và súc tích, và cho đến tận bây giờ các cuộc họp của chúng tôi cũng vấn rất rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề.

Nhưng chúng ta đang sống trong một khoảng thời gian đặt biệt. Đó là lý do vì sao bạn cần đưa những câu hỏi này vào các cuộc hợp, cuộc gọi của bạn với nhân viên, khách hàng:

  • Bạn có ổn không ?
  • Bạn có lo lắng lắm không?
  • Bạn lo lắng điều gì cho bạn bè, gia đình, và tình hình trên thế giới?
  • Bạn có thay đổi gì mới kể từ lần cuối chúng ta trao đổi không?

Những câu hỏi này cần có trong bối cảnh hiện nay.

Nên nhớ rằng tình hình trên thế giới đang thay đổi theo từng ngày (thậm chí là từng giờ). Điều đó có nghĩa là những người xung quanh bạn cũng luôn trong trạng thái thay đổi. Nếu có ai đó nói với bạn rằng ngày hôm nay họ ổn và không lo lắng gì mấy, thì ngay ngày hôm sau mọi thứ có thể sẽ khác.

Đây là cách mà chúng tôi đã thay đổi cách giao tiếp của mình trong cuộc họp trực tuyến tại Callio để thích ứng tốt hơn với tình hình hiện tại.

Callio đã bắt đầu cuộc họp trực tuyến hiệu quả

Callio đã bắt đầu cuộc họp trực tuyến hiệu quả

  • Cập nhật các thông tin về từng cá nhân

Tất cả các cuộc họp của chúng tôi đều bắt đầu với việc cập nhật tình hình hiện tại của từng cá nhân. Khi các nhóm cùng nhau thảo luận về công việc, họ bắt đầu bằng việc cập nhật các công việc của từng cá nhân. Chúng tôi sẽ làm việc này trước khi cập nhật các công việc và vấn đề của công ty.

Ví dụ, Khi chúng tôi họp ban lãnh đạo, mỗi người trong chúng tôi sẽ cập nhật tình hình cá nhân của mình. Điều đó có nghĩa là tôi có thể nắm được người khác đang làm việc như thế nào, để chúng tôi có thể lắng nghe và đưa ra những sự hỗ trợ cần thiết trong thời kỳ khó khăn này.

** Đừng quên người quản lý không cần gặp mặt vẫn có thể nắm bắt tình hình công việc của nhân viên tổng đài, nhân viên sales dù họ ở nhà, ở trường học, bệnh viện hay bất kì nơi nào với phần mềm quản lý nhân viên 4.0

  • Khuyến khích sự check chéo thường xuyên. 

Tôi đã yêu cầu mọi người trong công ty kết nối thường xuyên vối nhau để xem xem chúng tôi đang vận hành công việc như thế nào.

Khi một thành viên nào đó gặp khó khăn, bạn có thẻ không nhận ra được điều đó từ ngoài. Thẳng thắn mà nói, bạn cũng không thể mong rằng họ sẽ tìm đến bạn để hỏi về sự giúp đỡ. Trên thực tế, khi người trong nhóm bạn đang gặp khó khăn, nhiều khả năng họ sẽ làm chậm bản thân mình lại thay vì hỏi xin sự giúp đỡ từ bạn.

Cuộc họp trực tuyến cần sự check chéo

Cuộc họp trực tuyến cần sự check chéo

Bên cạnh đó, có rất nhiều các bộ phận hay đội ngũ họ đột nhiên phải làm việc tại nhà, Bạn không thể kiểm soát mọi thứ trực quan như trước nữa. Bạn không thể thấy được cách mà người của bạn đang giải quyết tình huống và bạn không thể cung cấp sự hỗ trợ kịp thời khi họ cần.

Vì vậy, hãy kiểm tra mọi người thường xuyên hơn với những thông tin thực tế hơn cách bạn thường làm. Nếu bạn là trưởng bộ phân hoặc CEO, việc của bạn là khuyến khích mọi người update thường xuyên để có thể nắm được đồng nghiệp cuẩ mình đang giải quyết các công việc như thế nào.

Với 2 phương pháp trên, chúng tôi đã thấy được 4 lợi ích rõ rệt mà bạn sẽ muốn cho team của mình.

4 lý do bạn nên có những thay đổi tương tự

  • Mang lại sự liên kết trong các cuộc họp trực tuyến

Khi bạn bắt đầu cuộc họp bằng việc cập nhật từng cá nhân riêng lẻ, đội ngũ của bạn sẽ có sự liên kết.

Cho phép chúng ta hiểu nhau tốt hơn và cảm thông nhiều hơn.

Ví dụ, nếu một thành viên nào đó trong đội ngũ của bạn đang trải qua những áp lực, lo âu do đại dịch toàn cầu này, bạn sẽ có thấu hiểu lý do tại sao họ phản hồi tin nhắn muộn hơn bình thường hoặc họ chi trao đổi với bạn trong khoảng thời gian ngắn.

Khi chúng ta được gắn kết thông qua việc cập nhật tình trạng cá nhân của từng thành viên, chúng ta sẽ tạo ra sự liên kết mạnh mẽ.

Mang lại sự liên kết trong các cuộc họp trực tuyến

Mang lại sự liên kết trong các cuộc họp trực tuyến

  • Cho phép mọi người nói ra những áp lực và lo lắng bên trong họ.

Việc này giống như một liều thuốc giúp giảm căng thẳng và giúp bạn chiến thắng trong cuộc chiến cảm xúc. Bằng cách tạo ra một không gian, môi trường để mọi người có thể giãi bày những mối quan tâm, lo lắng. Bạn cho đội ngũ của mình có cơ hội để giảm bớt một số áp lực cuộc sống trong vài tuần cách ly trong cuộc họp trực tuyến.

  • Cho phép mọi người thấy được rằng họ không hề cô đơn

Đã bao nhiêu lần chúng ta cảm thấy cô đơn trong tình hình hiện tại và không ai thấu hiểu. tuy nhiên, điều đó dường như chỉ là một sự giả định sai.

Ví dụ, trao đổi với lãnh đạo của Callio, tôi nhận ra rằng tất cả chúng ta đều có những mối lo lắng tương tự nhau. Mặc dù chúng ta không lo lắng về bản thân nhưng nhiều người trong chúng ta lo lắng cho ông bà, cha mẹ, bạn bè những người nằm trong nhóm nguy cơ cao bị ảnh hưởng. Chúng tôi không hề nhận ra đây là mối lo lắng chung của cả nhóm cho đến khi chúng tôi cùng nhau đề cập đến nó.

Bằng việc chia sẻ những vấn đề cá nhân, chúng ta có thể tìm thấy được mỗi liên kết chung giữa những mối lo và cảm thấy thân thiết với nhau hơn.

  • Đặt ra nền tảng chung để câu chuyện về công việc ổn định, bình tĩnh và tập trung hơn.

Đừng ngồi đó mà vờ nghĩ rằng thế giới vẫn bình thường và công việc kinh doanh vẫn như mọi khi.

Bằng việc bắt đầu các cuộc họp từ những cá nhân nhỏ lẻ, chúng ta mới biết được rằng chúng ta không ổn, nhưng chúng ta có nhau.

Cuộc việc không nằm ngoài cuộc sống cá nhân của chúng ta. Thế giới và các vấn đề cá nhân đang tác động trực tiếp đến chúng ta hơn bao giờ hết, và tất nhiên cũng sẽ ảnh hưởng đến công việc. Đó là lý do tại sao update cá nhân trước sẽ giúp đội ngũ của chúng tôi tập trung vào công việc hiện tại hơn.

Đây là lời khuyên dành cho các CEO, người quản lý và các đội nhóm: Đồng bộ hóa, bắt kịp, và kết nối với người khác trước khi bạn bắt đầu nói về công việc trong các cuộc họp trực tuyến qua Zoom, hay Google Meeting.

Khi chúng ta dành thời gian để quan tâm đến người khác, chúng ta sẽ làm cho thế giới trở nên tốt đẹp hơn (ngay cả trong thời kỳ khủng hoảng).

Bạn có đang phải đối mặt với những thách thức cụ thể nào trong thời kỳ khủng hoảng dịch bệnh COVID -19? Hãy gửi cho chúng tôi những mối lo lắng của bạn, và chúng tôi rất rui được cũng cấp cho bạn những lời khuyên, hướng dẫn trong khoảng thời gian khó khăn này.

Bạn không hề đơn độc.

Tham khảo ngay: tổng đài ảo cho doanh nghiệp – giải pháp theo dõi và quản lý hàng ngàn cuộc gọi bán hàng thông qua công nghệ tối ưu nhất hiện nay

Chia sẻ bài viết
Bài viết mới nhất
  • 17/05/2024
    Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đang ngày càng phổ biến trong cả cuộc sống và công việc. Với một hướng đi đúng đắn trong việc, các doanh nghiệp Việt có thể tận dụng tối đa tiềm năng của công nghệ để tạo ra những hiệu quả tức thời, đồng thời đóng góp vào […]
  • 11/05/2024
    Trong khuôn khổ sự kiện BizTech 2024, các doanh nghiệp được chia sẻ những thông tin và kiến thức về hai xu hướng chuyển đổi: chuyển đổi số và chuyển đổi xanh, tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững. Hội nghị và Triển lãm Biztech Việt Nam 2024 diễn ra trong 2 ngày 10 […]
  • 09/04/2024
    Tăng cường hiệu suất làm việc với các tính năng mới, giao diện mới và tối ưu Zalo cá nhân
  • 29/02/2024
    Để tra cứu thông tin đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin Quốc Gia về Đăng ký Doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện các bước sau: Qua các bước trên, bạn sẽ có thể tra cứu thông tin đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin Quốc Gia một cách dễ dàng và […]
  • 28/02/2024
    Để xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh, bạn cần xác định những mục tiêu cụ thể mà bạn muốn họ đạt được. Dưới đây là một số KPI phổ biến mà bạn có thể sử dụng cho nhân viên kinh doanh: Để xác định KPI phù hợp cho từng nhân viên kinh doanh, […]
Đăng ký để nhận bài viết mới
Làm chủ công nghệ, luôn lắng nghe và tối ưu