Làm gì để giữ kết nối VoIP (Tổng đài ảo) khi mất điện hoặc Internet?

Mặc dù hệ thống VoIP (Tổng đài ảo) đáng tin cậy hơn nhiều so với dịch vụ điện thoại cố định truyền thống, nhưng vẫn có nguy cơ ngừng hoạt động vì toàn bộ mạng đều nằm trên internet. Mất kết nối internet hay mất điện sẽ làm tổng đài ảo của Doanh nghiệp bạn không hoạt động được.

Bài viết sau đây sẽ chia sẻ cách để giữ cho tổng đài của bạn hoạt động không bị gián đoạn. Cùng Callio khám phá nhé!

1. Kết nối với nguồn điện dự phòng

Khi đã xác định hệ thống điện thoại nội bộ của Doanh nghiệp bị gián đoạn do nguyên nhân mất điện. Bạn cần kết nối hệ thống với nguồn điện dự phòng chẳng hạn như UPS, máy phát điện… mà bạn có.

Để khôi phục hệ thống hoạt động bình thường, bạn cần cung cấp điện cho cả đường truyền internet của mình, ví dụ modem, bộ định tuyến, bộ chuyển mạch, điện thoại VoIP…

Tuy nhiên bạn cũng cần xác định nhà cung cấp internet cho Doanh nghiệp của bạn không bị ảnh hưởng bởi sự cố mất điện. Trường hợp sự cố từ chính nhà cung cấp internet thì bạn cần liên hệ ngay với họ để hệ thống được hoạt động bình thường

2. Có nhà cung cấp dịch vụ Internet dự phòng

Hệ thống VoIP hoạt động được thì bạn buộc phải có 2 yếu tố chính là điện và Internet. Chính vì vậy, để hệ thống không bị gián đoạn thì ngoài việc trang bị nguồn điện dự phòng, bạn cũng cần có thêm 1 nhà cung cấp dịch vụ Internet dự phòng.

Thoại qua IP chỉ cần kết nối internet có độ trễ thấp, vì vậy bất kỳ loại kết nối băng thông rộng nào cũng có thể hoạt động. Bạn có thể sử dụng nhà cung cấp mạng di động làm ISP dự phòng cho văn phòng của mình. Tất cả những gì bạn cần là modem LTE và bạn có thể bật modem này trong thời gian ngừng hoạt động để khôi phục kết nối Internet.

3. Chuyển sang ứng dụng cài đặt trên Smartphone

Một trong những lợi ích tuyệt vời của hệ thống VoIP là bạn có thể nhận cuộc gọi ở bất cứ đâu, chỉ cần điện thoại đủ pin và có kết nối Internet.

Khi bạn sử dụng dịch vụ tổng đài ảo của phía nhà cung cấp. Hãy nhờ họ hỗ trợ cài đặt ứng dụng trên smartphone của mình. Điều này không chỉ giúp hệ thống sẽ hoạt động liên tục kể cả trường hợp mất điện tại văn phòng mà còn giúp bạn nhận cuộc gọi linh động hơn.

4. Chuyển tiếp cuộc gọi ra số điện thoại ngoài hệ thống

Hệ thống VoIP có chức năng chuyển tiếp (Forward) cuộc gọi đến của khách hàng tới 1 số điện thoại ngoài hệ thống dựa trên nhu cầu của bạn như: phòng trường hợp mất điện, sự cố, ngoài giờ làm việc…

Điều bạn cần làm là đăng ký 1 đầu số gọi ra trên hệ thống, các số nhận cuộc gọi chuyển tiếp và sau đó báo với nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cấu hình theo yêu cầu của Doanh nghiệp bạn.

5. Chuyển cuộc gọi sang thư thoại

Nếu bạn không thể thực hiện cuộc gọi trên Smartphone thì cũng không cần phải lo lắng. Người gọi đến vẫn có thể để lại tin nhắn trong thư thoại của bạn. Không giống như điện thoại cố định truyền thống, thư thoại được xử lý hoàn toàn bởi nhà cung cấp dịch vụ VoIP, ngay cả khi Doanh nghiệp của bạn bị mất điện hoặc Internet.

Bạn cũng có thể nhận thư thoại trong email của mình nếu bạn đã thiết lập thư thoại đến email. Tính năng tiện lợi này cho phép bạn lắng nghe họ, chuyển tiếp đến đồng nghiệp hoặc phản hồi khi có điện trở lại.

6. Chuyển cuộc gọi đến một địa điểm kinh doanh khác

Nếu văn phòng của bạn cần thực hiện các giao dịch với khách hàng thông qua điện thoại, bạn phải hành động nhanh chóng để các cuộc gọi không bị gián đoạn.

Nếu công ty của bạn có nhiều địa điểm, bạn có thể chuyển tất cả các cuộc gọi đến văn phòng khác. Cách khắc phục nhanh này thường gặp ở các tổng đài Call Center khi họ gặp sự cố và cần chuyển tất cả các cuộc gọi đến một nhóm bên ngoài khác.

Đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ điện thoại của bạn có các tính năng cần thiết để thực hiện việc này. Với Callio, bạn chỉ cần cho chúng tôi biết bạn muốn kích hoạt chuyển tiếp vị trí và chúng tôi sẽ đáp ứng mọi nhu cầu từ bạn.

7. Chọn nhà cung cấp VoIP đáng tin cậy

Thực tế đôi khi gián đoạn hệ thống tổng đài ảo xảy ra từ phía các nhà cung cấp. Chính vì vậy, ngoài việc xử lý các vấn đề phát sinh tại Doanh nghiệp như mất điện, mất internet… thì bạn cũng cần lưu ý lựa chọn nhà cung cấp hoạt động ổn định

Ngoài ra, bạn cũng cần đặt vấn đề sự cố có thể xảy ra trong tương lai và yêu cầu phía nhà cung cấp thiết kế xây dựng hệ thống đảm bảo tính hoạt động liên tục luôn ở mức cao nhất.

Trên đây là 7 cách giúp hệ thống VoIP của Doanh nghiệp bạn luôn hoạt động dù gặp sự cố mất điện hoặc Internet. Nếu cần hỗ trợ hoặc muốn trải nghiệm hệ thống tổng đài VoIP hiện đại và đáng tin cậy, hãy liên hệ với chúng tôi ngay, chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ bạn ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào bạn cần!