Chăm sóc khách hàng với hệ thống tổng đài ảo cho phòng khám nha khoa

Đa số rất nhiều doanh nghiệp nha khoa đang bị vướng rất nhiều trường hợp bỏ lỡ các cuộc gọi khách hàng và gọi lên tổng đài lúc nào cũng bắt chờ, hay bận máy, hay hỏi đi hỏi lại một vấn đề nhiều lần, không có nhạc chờ thương hiệu trong chờ máy khiến khách hàng chưa đủ thu hút. Đặc biệt đội Sales/Telesales lại “Over-load” do hệ thống tổng đài cũ vận hành rắc rối, đòi hỏi nhiều nhân sự cùng lúc, chỉ trực tổng đài tại nơi làm việc, cước phí lại cao mà ít tính năng hỗ trợ.

Bài viết sao đây sẽ cung cấp những giải pháp mà nha khoa hiện đại cần trong việc áp dụng hệ thống CRM nhờ hệ thống Callio tổng đài ảo cho nha khoa. 

1 Nhân viên chăm sóc khách hàng tại phòng khám nha khoa phải làm gì ?

Tại các phòng khám nha khoa nhằm mục đích nhắc nhở khách hàng thực hiện theo đúng khuyến cáo của chỉ dẫn bác sỹ về tiến trình chỉnh làm đẹp, bộ phận chăm sóc khách hàng tại đây luôn rất bận rộn giao tiếp với hàng ngàn khách hàng trong cùng một hệ thống. Với liệu trình của mỗi vị khách chỉnh sửa răng lên đến vài năm thì việc bám sát nhắc nhở khách hàng đến tái kiểm tra định kỳ là một điều kiên quyết giúp tăng chất lượng dịch vụ khách hàng cũng như tăng chất lượng dịch vụ sản phẩm tại mỗi phòng khám.

2 Hệ thống tổng đài ảo cho nha khoa là gì?

Tổng đài ảo cho nha khoa là dịch vụ nghe – thoại tiên tiến sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng điện toán đám mây nhằm nâng cao chất lượng  chăm sóc khách hàng kết nối cuộc gọi và giảm chi phí giá thoại xuống mức thấp nhất. Từ đó, kết hợp với công cụ CRM (quản lý khách hàng) để nâng cao chất lượng chăm sóc và tối ưu chốt sale dễ dàng qua các cuộc gọi. Tổng đài ảo cho nha khoa là giải pháp nhằm xây dựng thương hiệu, tạo sự tin tưởng và thiết lập mối quan hệ thân thiết với khách hàng. Tổng đài ảo cho nha khoa chỉ cần có internet và cần trang bị các thiết bị như: Điện thoại IP Phone,  máy tính hoặc Laptop, chỉ cần có internet là có thể truy cập tổng đài mọi lúc mọi nơi.

3 Giải pháp CRM nhờ hệ thống tổng đài ảo cho nha khoa:

• Tiết kiệm chi phí: quản lý hệ thống tổng đài  cho nha khoa hoàn toàn đơn giản, chỉ cần sử dụng các thiết bị như: smartphone, PC, laptop kết nối với mạng Wifi hay 3G là đã có thể vận hành được tổng đài ảo, gọi nội hoàn toàn miễn phí.

• Sử dụng một đầu số để liên lạc tăng mức độ tin tưởng cho khách hàng, hỗ trợ kết nối với các đầu số tổng đài thông thường 1900, 1800, đầu số di động, đầu số cố định của tất cả các nhà mạng.
• Hiển thị tên khách hàng khi có cuộc gọi đến nhằm biết được nhu cầu, lịch sử khách hàng sử dụng dịch vụ hay liệu trình nào trước đó.
• Tổng đài ảo cho nha khoa sở hữu các tính năng tiên tiến giúp quá trình chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả như gọi và trả lời tự động các cuộc gọi đến/đi, chuyển tiếp cuộc gọi tự động, thoải mái cài đặt nhạc chờ thương hiệu theo ý thích giúp khách hàng vui vẻ chờ máy.
• Đặc biệt tính năng quản lý lưu trữ CRM trong tổng đài ảo cho nha khoa được áp dụng hiệu quả, việc nhắc nhở trước khách hàng về thời gian cuộc hẹn hoặc những thay đổi bất ngờ sẽ được tự động hóa thông qua SMS hoặc Email, Facebook… Ngoài ra, hệ thống tổng đài ảo cho nha khoa còn giúp cung cấp, tổng hợp danh sách các khách hàng hủy hẹn, hồ sơ bệnh nhân được phân loại rõ ràng. và cập nhật thông tin khách hàng, quản lý lịch hẹn, nhắc lịch hẹn.
• Gửi tin nhắn tự động đến khách hàng về các chương trình ưu đãi, khuyến mãi hay đánh giá chất lượng sau khi sử dụng dịch vụ.
• Với các hệ thống nha khoa muốn mở rộng chi nhánh muốn gọi các phòng ban với nhau thì dịch vụ tổng đài ảo sẽ giúp các nhân viên thoải mái gọi trao đổi công việc hoàn toàn miễn phí.

Trên đây là một số thông tin sơ lược về tổng đài ảo cho nha khoa kết hợp CRM cùng với 1 số giải pháp và những lợi ích mang lại, việc áp dụng nó vào quy trình kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian quản lý và chi phí hoạt động.