Nên chọn tai nghe hay IP Phone cho tổng đài của bạn?

Tai nghe tổng đài và IP phone là hai thiết bị chuyên sử dụng trong tổng đài ảo, giúp quá trình tương tác với khách hàng trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu cho doanh nghiệp của bạn thì đâu mới là sản phẩm phù hợp hơn? Hãy cùng xem ngay bài viết này để có lựa chọn đúng nhất nhé

I. Tìm hiểu chung về tai nghe tổng đài và IP Phone

1. Tai nghe tổng đài

Nhắc đến tai nghe hẳn chúng ta đều nghĩ ngay đến những dòng tai nghe cá nhân dành cho điện thoại hoặc máy tính, một công cụ dành cho liên lạc hay giái trí cá nhân thú vị. Tuy nhiên, tai nghe tổng đài lại là một phân khúc hoàn toàn khác biệt.

Tai nghe tổng đài hay có tên gọi chuyên nghiệp khác như tai nghe Call center hay tai nghe Telesale – đây là một dòng tai nghe chuyên dụng dành cho nhân viên các phòng CSKH, Bán hàng,… tại doanh nghiệp, tại các tổng đài lớn được hầu hết các điện thoại viên sử dụng hằng ngày trong công việc.

Tai nghe tổng đài gồm hai loại chính là: Mono Headset (Tai nghe 1 tai) và Duo Headset (Tai nghe 2 tai), với chất lượng âm thanh thì Tai nghe Duo nhỉnh hơn tai nghe Mono. Tuy nhiên, sử dụng tai nghe Duo thời gian dài sẽ dễ gây nhức đầu hơn so với Tai nghe Mono.

• Ưu điểm:

– Chất lượng âm thanh: sẽ cải thiện tương tác của bạn với khách hàng cũng như đối tác, loại bỏ sự phiền phức của việc phải giải mã âm thanh bị che khuất hoặc không rõ ràng

– Khả năng lọc tiếng ồn: Tai nghe tổng đài được tích hợp công nghệ hiện đại có khả năng giảm hoặc loại bỏ tiếng ồn ngay cả trong môi trường làm việc to lớn, micrô tai nghe định vị tối ưu giúp trao đổi thông tin một cách rõ ràng, làm tăng sự hài lòng của khách hàng.

– Giải phóng đôi bàn tay: Khi sử dụng tai nghe, chúng ta sẽ không cần phải sử dụng tay của mình vì nó luôn được cố định. Điều này giúp hiểu suất làm việc nhanh hơn, thoải mái và chuyên nghiệp hơn.

• Nhược điểm:

– Không thể thực hiện cuộc gọi ngay trên tai nghe mà phải sử dụng thiết bị quay số hỗ trợ (Softphone, IP phone), tuy nhiên điều này lại giúp cho tai nghe trở nên nhẹ và gọn hơn.

– Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc trực tiếp vào thiết bị kết nối hoặc phần mềm. Nếu chất lượng của thiết bị kết nối không tốt hoặc phần mềm gọi điện gặp vấn đề thì việc sử dụng tai nghe sẽ trở nên khó khăn hơn, vì vậy doanh nghiệp hãy chọn những đơn vị cung cấp uy tín, đảm bảo SLA trên 99% sẽ giúp cho hệ thống liên lạc ổn định.

– Không có tiếng chuông hoặc âm rất nhỏ khi có cuộc gọi đến. Hiện nay các dòng tay nghe mới nhất đang cải tiến tình trạng này vì vậy không lâu nữa, chúng ta sẽ sở hữu những dòng tai nghe chất lượng tốt nhất.

2. IP phone

IP Phone còn gọi là điện thoại IP hay điện thoại VoIP là điện thoại sử dụng trên nền mạng LAN /MAN/ WAN hay mạng Internet. Sử dụng các gói dữ liệu IP (trên mạng LAN, WAN, Internet) với thông tin được truyền tải là mã hoá của âm thanh. Điện thoại IP kết nối trực tiếp qua cổng Lan , hoặc wifi nên sẽ kết nối được mọi lúc mọi nơi.

• Hiện nay, IP phone có 4 dòng chính:

– Dùng dây Lan: Đây là dòng phổ thông và được sử dụng rộng rãi phổ biến nhất. Trên mỗi điện thoại được trang bị 2 port mạng RJ45  (có tác dụng share mạng lại cho máy tính sử dụng). Tùy dòng mà có thể được trang bị port 100M hoặc port 1G. Ngoài ra trong dòng này còn được phân chia thành 2 dòng nhỏ theo chức năng cấp nguồn PoE (Power Over Internet cấp nguồn trực tiếp qua dây LAN).

– Không dây (Mẹ bồng con): Thường đi theo bộ gồm 1 đế phát (có cắm mạng Lan). Các máy con có thể di chuyển sử dụng trong phạm vi nhất định. Các dòng này thường được ưa chuộng vì tính linh động cao. Không cần đi dây mạng.

– Dùng Wifi: Các IP phone có chức năng kết nối wifi trực tiếp từ các thiết bị phát

– IP Phone hội nghị: Dòng IP Phone này trông giống như 1 giá 3 chân tích hợp micrô, loa có thể được sử dụng để chia sẻ cuộc gọi với toàn bộ mọi người.

• Ưu điểm của IP phone

– Sử dụng tiện lợi: Thay vì phải kéo đường dây cáp đồng (RJ11) trước đây, IP phone sử dụng hạ tầng internet (mạng Lan) mà không cần đi thêm 1 đường riêng cho điện thoại. Ngoài ra, vì hoạt động qua môi trường internet nên sẽ không phụ thuộc vào vị trí địa lý. Chỉ cần nơi nào có mạng là sử dụng được.

– Đầy đủ tính năng: nghe, gọi, chuyển máy, rước máy, hiển thị số gọi đến. Có khả năng lưu trữ danh bạ lớn từ khoảng 500 danh bạ.

– Di chuyển dễ dàng: Khi bạn phải di dời văn phòng hoặc vị trí điện thoại qua chỗ mới chỉ cần cắm dây mạng vào là có thể sử dụng được, không cần cấu hình gì thêm.

• Nhược điểm: Một số nhược điểm của IP phone có thể kể đến như

– Khi nghe buộc phải sử dụng tay để cố định. Điều này làm giảm độ linh hoạt cho tay của điện thoại viên.

– Để sử dụng được IP phone thì yếu tố điện và mạng là hai thành phần bắt buộc phải có. Để khắc phục tình trạng này, nhiều doanh nghiệp đã trang bị thêm cho mình máy phát điện, những đường mạng chạy song song backup để hạn chế tối đa nhược điểm này.

II. Nên lựa chọn tai nghe tổng đài hay IP phone cho doanh nghiệp?

• Chúng ta nên dựa vào ưu, nhược điểm của 2 sản phẩm cũng như tính chất công việc của doanh nghiệp để lựa chọn sử dụng. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động chủ yếu thông qua gọi điện (telesale, telemarketing, dịch vụ nhắc nợ…) và các nhân viên cũng chủ yếu hoạt động thường trực trên máy tính thì có thể cân nhắc sử dụng tai nghe tổng đài. Còn nếu doanh nghiệp của bạn muốn có sự ổn định và linh động thì có thể sử dụng IP phone.
• Doanh nghiệp của bạn cũng có thể sử dụng kết hợp cả tai nghe và IP phone để tăng cường hiệu quả và đáp ứng được nhiều nhu cầu khác nhau của mình

Trên đây là những đặc điểm cơ bản của tai nghe tổng đài và IP phone. Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp các bạn có lựa chọn thiết bị phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Nếu cần thêm thông tin hoặc thắc mắc, các bạn hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng nhé