Tại sao nên chọn VoIP thay cho PSTN trong tổng đài nội bộ doanh nghiệp? (Phần 2)

Công nghệ PSTN từ lâu đã không còn gì xa lạ với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó đang dần được thay đổi bởi những công nghệ hiện đại hơn. Trong bài viết này, Caliio sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn tất cả các khía cạnh, từ thiết lập cơ bản và cách thức công nghệ hoạt động cùng với lý do vì sao nên lựa chọn công nghệ VoIP thay cho PSTN nhé!

VoIP – giải pháp thay thế PSTN?

Dịch vụ điện thoại PSTN có nhiều tính năng tốt, nhưng khi nói đến các doanh nghiệp, PSTN đang dần không phù hợp vì lựa chọn này tốn rất nhiều chi phí trong thời gian dài và đặc biệt các dịch vụ này chạy trên công nghệ cũ.
mặt chi phí mà còn có một số lợi ích khác mà các doanh nghiệp và người sử dụng yêu thích.

1.VoIP là gì?

VoIP (Voice over Internet Protocol) còn được gọi bằng những cái tên khác như điện thoại IP, điện thoại băng thông rộng hoặc điện thoại internet
Nói một cách đơn giản, nó đề cập đến việc thực hiện các cuộc gọi điện thoại được thực hiện qua internet, thay vì qua điện thoại cố định thông thường.

2.VoIP hoạt động như thế nào?

Khi bạn sử dụng VoIP để thực hiện các cuộc gọi điện thoại qua internet, giọng nói của bạn phải được mã hóa thành dữ liệu số và dữ liệu kỹ thuật số đó phải được mã hóa lại thành tín hiệu thoại ở đầu kia của cuộc gọi. Quá trình giải mã-mã hóa này đạt được bằng codec (Codec là một thiết bị hoặc một chương trình máy tính có khả năng mã hóa và giải mã). Codec đảm bảo rằng dữ liệu được nén, điều đó có nghĩa là nó được truyền nhanh hơn và chất lượng cuộc gọi tốt hơn.

Hệ thống điện thoại VoIP sử dụng chuyển mạch gói (packet switching) giúp dữ liệu sẽ được gửi và nhận khi cần thiết, tạo ra một kết nối không đổi được duy trì trong suốt thời gian cuộc gọi.Thêm vào đó, VoIP không sử dụng các dòng chuyên dụng (dedicated lines). Các gói dữ liệu sử dụng bộ định tuyến và internet và mỗi gói dữ liệu đi qua con đường ngắn nhất và tắc nghẽn nhất.

3.Lý do nên lựa chọn VoIP thay PSTN

3.1. Chi phí thấp

Chi phí cuộc gọi, phần cứng đắt tiền và các đường dây quốc tế cố định đều là quá khứ. Việc trang bị phần cứng, cài đặt, quản lý hệ thống và bảo trì đơn giản, ít tốn kém hơn.

Ngoài ra chi phí gọi hàng tháng sẽ trở nên rẻ hơn, trong đó phải kể đến tính năng gọi nội bộ giữa các phòng ban, chi nhánh miễn phí, VoIP giúp giảm chi phí đáng kể so với hệ thống PSTN truyền thống.

3.2. Mở rộng rất linh hoạt

VoIP cho phép bạn nhanh chóng tăng công suất khi công việc kinh doanh của bạn phát triển, hoặc cho các đợt cao điểm theo mùa. Vì là Cloud nên bạn có thể tăng hoặc giảm khi nhu cầu của bạn thay đổi.
Nếu bạn cần di chuyển hoặc thêm một kết nối, điều này rất dễ thực hiện. Bạn cũng có thể có văn phòng ở nhiều hơn một địa điểm, tăng sự hiện diện của bạn mà không phải trả thêm các chi phí mở rộng

3.3. Ít phần cứng

VoIP PBX có thể được triển khai hoàn toàn trên Cloud mà sử dụng ít hoặc thậm chí không cần phần cứng

Hệ thống nhân sự CNTT nội bộ để quản lý dịch vụ điện thoại cũng sẽ được giảm thiểu tối đa vì tất cả đều được thực hiện và quản lý ở nhà cung cấp. 

3.4. Đa dạng tính năng

Nhiều dịch vụ điện thoại VoIP tiêu chuẩn đi kèm với các tính năng sẽ là các tính năng bổ sung có thể kể đến như:

• Quản lý ghi âm cuộc gọi của khách hàng giúp nhân viên, giám sát nghe lại dễ dàng.
• Thống kê báo cáo chi tiết cuộc gọi theo từng số điện thoại, từng nhân viên, cuộc gọi vào , gọi ra , gọi nội bộ.
• Có API để kết nối với các phần mềm thứ 3 như CRM, ERP
  …

3.5. Quản lý một mạng IP

Ngay cả khi một công ty không chuyển sang VoIP, họ vẫn cần một mạng dữ liệu và Internet cho các mục đích email, nhắn tin, chia sẻ tài liệu và cộng tác. Điều này có nghĩa là họ phải duy trì hai mạng khác nhau để liên lạc mọi lúc – cả PSTN và Internet. 

VoIP hoạt động dựa trên nền tảng Internet, chính vì vậy, Doanh nghiệp không cần phát sinh thêm các đường mạng phức tạp hay chuyên dụng khác.

3.6. Vận hành và bảo trì

Hệ thống PSTN cần có một đội ngũ chuyên biệt để vận hành xuyên suốt. Ngoài ra, còn có chi phí thay thế phần cứng và phí đắt đỏ cho các kỹ sư hoặc hợp đồng bảo trì.

Tuy nhiên, với VoIP, số lượng phần cứng giảm đi, do đó việc quản lý vận hành cũng ít hơn và giảm thiểu tối đa chi phí bảo trì.

Ngoài ra, các hệ thống VoIP có thể chuyển hướng cuộc gọi dễ dàng, có nghĩa là nếu đường truyền của bạn bị lỗi, bạn có thể dễ dàng chuyển hướng các cuộc gọi đến điện thoại di động của mình hoặc chỉ cần cắm điện thoại ở nơi khác mà không ảnh hưởng đến dịch vụ cho khách hàng.

3.7. Tích hợp dễ dàng

Đối với hệ thống PSTN, nếu muốn tích hợp hoặc thêm tính năng cho hệ thống tổng đài thì cần có những thiết bị phần cứng, bản quyền dịch vụ, cơ sở hạ tầng… những điều này làm cho tốn kém và gặp nhiều khó khăn để tích hợp.

VoIP là một hệ thống dựa trên đám mây, nó cho phép dịch vụ điện thoại của bạn dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác để cải thiện hiệu quả và dễ dàng sử dụng tổng thể.

Trên đây là những lý do tại sao nên chọn VoIP thay thế PSTN trong tổng đài nội bộ doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn thêm hoặc đăng ký trải nghiệm hệ thống, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất.