Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra trên khắp các mặt trận ngành nghề, việc ứng dụng giải pháp về AI được đẩy mạnh và sử dụng nhiều hơn trong vận hành bộ máy từ hành chính cho đến kinh tế. Tổng đài thông minh – Smart Call Center cũng không đi ngoài các yêu cầu đó.
Nếu bạn đã nghe đâu đó về Call Center, Call Routing, thì liệu Smart Call Center có điểm gì khác biệt? Giải pháp này mang lại những hiệu quả vượt trội gì cho doanh nghiệp. Cùng Callio giải đáp thắc mắc thông qua bài viết dưới đây.
Để tìm hiểu về khái niệm này, chúng ta nên đi từ định nghĩa cơ bản về Call Center.
Call Center là gì? Định nghĩa sang tiếng Việt là Trung tâm cuộc gọi, tức là một bộ phận chuyên quản lý cuộc gọi đến và gọi đi cho doanh nghiệp. Nó được sử dụng với mục đích chính là phục vụ nhu cầu liên lạc với khách hàng bằng 2 nghiệp vụ chính là tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng (còn gọi là inbound) hoặc gọi ra cho khách hàng (gọi là outbound).
Vậy Smart Call Center là hình thức tổng đài quản lý cuộc gọi thông minh. Nó giống như phiên bản cao cấp hơn, có nhiều tính năng tiện lợi, ứng dụng tốt hơn, mang đến trải nghiệm dùng tốt hơn so với Call Center. Tương tự như Phone và Smart Phone.
Chức năng chính của một Smart Call Center là :
+ Quản lý mọi cuộc gọi đến/gọi đi từ số điện thoại hotline của doanh nghiệp theo thời gian chính xác.
+ Hỗ trợ tổng đài viên/telesales cung cấp những dịch vụ của doanh nghiệp tới khách hàng ( tư vấn thông tin liên quan đến sản phẩm, giải đáp thắc mắc, giải quyết vấn đề khiếu nại nhanh chóng..)
+ Thực hiện bán hàng và chốt đơn thông qua điện thoại
+ Hỗ trợ sử dụng trong các mô hình như marketing và khảo sát
Nếu như thời điểm trước đây, người sử dụng chỉ có thể quan tâm đến việc khách hàng có gọi điện được đến tổng đài hotline được bình thường không, tín hiệu có ổn định không. Thì giờ đây, với giải pháp tổng đài thông minh 4.0 này, vừa đảm bảo khách hàng dễ dàng kết nối đến các tổng đài viên, vừa nâng cao lên một bậc mới – cho phép hệ thống quản lý cuộc gọi tự động hóa theo quy trình.
Ví dụ như khi có người gọi tới, hệ thống sẽ tự động nhận diện khách hàng theo thông tin được lưu tại CRM, chuyển cuộc gọi tới đúng nhân viên/phòng ban hỗ trợ. Hệ thống cũng sẽ đảm bảo khả năng xử lý hàng ngàn cuộc gọi đến cùng một thời điểm. Giúp tránh bỏ lỡ khách hàng và làm mất thời gian, mất thiện cảm rong trường hợp máy bận hoặc không có nhân viên tiếp nhận.
Smart Call Center với chức năng định tuyến thông minh cũng làm giảm áp lực hằng ngày của nhân viên. Các cuộc gọi sẽ được chia đều đến các máy rảnh hoặc tùy thao khả năng của đội ngũ hỗ trợ. Đồng thời các thao tác của nhân viên được thực hiện hết trên 1 hệ thống phần mềm ở máy tính hoặc điện thoại. Mọi thông tin cần tư vấn, tra cứu lịch sử giao dịch, hành trình chăm sóc,.. cũng sẽ được cung cấp nhanh chóng, tiện lợi. Giúp tổng đài viên thoải mái và tự tin hơn, giảm cảm giác căng thẳng khi trao đổi với khách hàng.
Để cải thiện được dịch vụ cho khách hàng thì Smart Call Center cũng có tích hợp ghi âm cuộc gọi. Điều này giúp bộ phận giám sát cũng cần theo dõi cuộc gọi để kịp nhắc nhở và hỗ trợ nhân viên giải quyết vấn đề kịp thời. Song song với đó thì các báo cáo về thời lượng gọi, kết quả cuộc gọi được tổng hợp chi tiết trong báo cáo theo real-time. Đây là cơ sở đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên giúp cải thiện năng suất công việc.
Với các đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hiện nay đều đưa ra các gói dịch vụ linh hoạt chỉ từ 50.000/người/tháng bao gồm rất nhiều tính năng đi kèm để bạn sử dụng cho cả phòng CSKH lẫn phòng Marketing như SMS Marketing, Email Marketing, Telesale,.. Việc sử dụng giải pháp công nghệ số được thực hiện và lưu trữ toàn bộ thông tin trên cloud, vì thế bạn cũng không cần tốn quá nhiều cho lắp đặt dây, đường truyền, cáp…
Tổng đài thông minh Call Center đóng một vai trò khá quan trọng với doanh nghiệp vì nó giúp cho doanh nghiệp nâng cao được chất lượng tư vấn, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Đồng thời đây cũng là cách giúp doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng bền chặt hơn, khiến khách hàng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, tận tâm, uy tín của thương hiệu. Từ đó nhanh chóng gia tăng doanh số và nguồn thu nhập cho đơn vị kinh doanh.
Công nghệ phát triển kéo theo nhu cầu sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp cũng tăng lên. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp giải pháp này, nhưng chúng tôi kiến nghị bạn nên sử dụng tổng đài ảo Callio để có được những lợi ích tốt nhất với chi phí rẻ nhất cho doanh nghiệp.
Callio Call Center là sản phẩm do Gadget phát triển – giải pháp tổng đài cloud thông minh phục vụ nhiều khách hàng lớn: NextLand, Bamboo Airline, Tienngay.vn, Coolmate, topCV, Dai-ichi Life,…
Các tính năng hấp dẫn khi sử dụng phần mềm Callio
CRM Callio hoạt động trên nền tảng tổng đài 4.0 – Quay Gọi thông minh, cụ thể là:
– Gọi ra: Cước gọi kinh tế, Tự động chọn nội mạng, Click to call, gọi trên màn hình không cần bấm số thủ công mất thời gian.
– Gọi vào: Tự động truy vấn thông tin khách hàng giúp nhân viên làm chủ tình huống, cài đặt menu trả lời, tự động định tuyến cuộc gọi vào tới nhân viên có máy rảnh hoặc tới máy nhánh của phòng/ban để hỗ trợ nhanh nhất.
Chỉ cần vài bước cài đặt đơn giản, doanh nghiệp đã sở hữu ngay một Tổng đài ảo thông minh đầy đủ tính năng, mở rộng không giới hạn, không tốn công sức vận hành, tiết kiệm chi phí tối đa. Nếu bạn chưa tin, hãy trải nghiệm ngay phần mềm Callio với chi phí 0 đồng tại đây: >>> DÙNG THỬ 7 NGÀY MIỄN PHÍ
