pano

Smart Call Center là gì? Những điều cần biết về tổng đài thông minh

Admin
Cập nhật lần cuối: 03/11/2022

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra trên khắp các mặt trận ngành nghề, việc ứng dụng giải pháp về AI được đẩy mạnh và sử dụng nhiều hơn trong vận hành bộ máy từ hành chính cho đến kinh tế. Tổng đài thông minh – Smart Call Center cũng không đi ngoài các yêu cầu đó.

Nếu bạn đã nghe đâu đó về Call Center, Call Routing, thì liệu Smart Call Center có điểm gì khác biệt? Giải pháp này mang lại những hiệu quả vượt trội gì cho doanh nghiệp. Cùng Callio giải đáp thắc mắc thông qua bài viết dưới đây.

Smart Call Center là gì?

Để tìm hiểu về khái niệm này, chúng ta nên đi từ định nghĩa cơ bản về Call Center.

Call Center là gì? Định nghĩa sang tiếng Việt là Trung tâm cuộc gọi, tức là một bộ phận chuyên quản lý cuộc gọi đến và gọi đi cho doanh nghiệp. Nó được sử dụng với mục đích chính là phục vụ nhu cầu liên lạc với khách hàng bằng 2 nghiệp vụ chính là tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng (còn gọi là inbound) hoặc gọi ra cho khách hàng (gọi là outbound).

Vậy Smart Call Center là hình thức tổng đài quản lý cuộc gọi thông minh. Nó giống như phiên bản cao cấp hơn, có nhiều tính năng tiện lợi, ứng dụng tốt hơn, mang đến trải nghiệm dùng tốt hơn so với Call Center. Tương tự như Phone và Smart Phone.

Smart Call Center

Smart Call Center

Chức năng chính của một Smart Call Center là :

+ Quản lý mọi cuộc gọi đến/gọi đi từ số điện thoại hotline của doanh nghiệp theo thời gian chính xác.

+ Hỗ trợ tổng đài viên/telesales cung cấp những dịch vụ của doanh nghiệp tới khách hàng ( tư vấn thông tin liên quan đến sản phẩm, giải đáp thắc mắc, giải quyết vấn đề khiếu nại nhanh chóng..)

+ Thực hiện bán hàng và chốt đơn thông qua điện thoại

+ Hỗ trợ sử dụng trong các mô hình như marketing và khảo sát

Vai trò quan trọng của giải pháp Smart Call Center

Quản lý gọi tự động theo quy trình

Nếu như thời điểm trước đây, người sử dụng chỉ có thể quan tâm đến việc khách hàng có gọi điện được đến tổng đài hotline được bình thường không, tín hiệu có ổn định không. Thì giờ đây, với giải pháp tổng đài thông minh 4.0 này, vừa đảm bảo khách hàng dễ dàng kết nối đến các tổng đài viên, vừa nâng cao lên một bậc mới – cho phép hệ thống quản lý cuộc gọi tự động hóa theo quy trình.

Ví dụ như khi có người gọi tới, hệ thống sẽ tự động nhận diện khách hàng theo thông tin được lưu tại CRM, chuyển cuộc gọi tới đúng nhân viên/phòng ban hỗ trợ. Hệ thống cũng sẽ đảm bảo khả năng xử lý hàng ngàn cuộc gọi đến cùng một thời điểm. Giúp tránh bỏ lỡ khách hàng và làm mất thời gian, mất thiện cảm rong trường hợp máy bận hoặc không có nhân viên tiếp nhận.

Lợi ích của tổng đài thông minh

Lợi ích của tổng đài thông minh

Giảm áp lực cho nhân viên

Smart Call Center với chức năng định tuyến thông minh cũng làm giảm áp lực hằng ngày của nhân viên. Các cuộc gọi sẽ được chia đều đến các máy rảnh hoặc tùy thao khả năng của đội ngũ hỗ trợ. Đồng thời các thao tác của nhân viên được thực hiện hết trên 1 hệ thống phần mềm ở máy tính hoặc điện thoại. Mọi thông tin cần tư vấn, tra cứu lịch sử giao dịch, hành trình chăm sóc,.. cũng sẽ được cung cấp nhanh chóng, tiện lợi. Giúp tổng đài viên thoải mái và tự tin hơn, giảm cảm giác căng thẳng khi trao đổi với khách hàng.

Báo cáo nhanh chóng, chính xác

Để cải thiện được dịch vụ cho khách hàng thì Smart Call Center cũng có tích hợp ghi âm cuộc gọi. Điều này giúp bộ phận giám sát cũng cần theo dõi cuộc gọi để kịp nhắc nhở và hỗ trợ nhân viên giải quyết vấn đề kịp thời. Song song với đó thì các báo cáo về thời lượng gọi, kết quả cuộc gọi được tổng hợp chi tiết trong báo cáo theo real-time. Đây là cơ sở đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên giúp cải thiện năng suất công việc.

Tiết kiệm chi phí

Với các đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hiện nay đều đưa ra các gói dịch vụ linh hoạt chỉ từ 50.000/người/tháng bao gồm rất nhiều tính năng đi kèm để bạn sử dụng cho cả phòng CSKH lẫn phòng Marketing như SMS Marketing, Email Marketing, Telesale,.. Việc sử dụng giải pháp công nghệ số được thực hiện và lưu trữ toàn bộ thông tin trên cloud, vì thế bạn cũng không cần tốn quá nhiều cho lắp đặt dây, đường truyền, cáp…

Tăng doanh thu nhanh chóng

Tổng đài thông minh Call Center đóng một vai trò khá quan trọng với doanh nghiệp vì nó giúp cho doanh nghiệp nâng cao được chất lượng tư vấn, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Đồng thời đây cũng là cách giúp doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng bền chặt hơn, khiến khách hàng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, tận tâm, uy tín của thương hiệu. Từ đó nhanh chóng gia tăng doanh số và nguồn thu nhập cho đơn vị kinh doanh.

Sử dụng Smart Call Center của đơn vị nào tốt nhất?

Công nghệ phát triển kéo theo nhu cầu sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp cũng tăng lên. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp giải pháp này, nhưng chúng tôi kiến nghị bạn nên sử dụng tổng đài ảo Callio để có được những lợi ích tốt nhất với chi phí rẻ nhất cho doanh nghiệp.

Callio Call Center là sản phẩm do Gadget phát triển – giải pháp tổng đài cloud thông minh phục vụ nhiều khách hàng lớn: NextLand, Bamboo Airline, Tienngay.vn, Coolmate, topCV, Dai-ichi Life,…

Các tính năng hấp dẫn khi sử dụng phần mềm Callio

CRM Callio hoạt động trên nền tảng tổng đài 4.0 – Quay Gọi thông minh, cụ thể là:

– Gọi ra: Cước gọi kinh tế, Tự động chọn nội mạng, Click to call, gọi trên màn hình không cần bấm số thủ công mất thời gian.

– Gọi vào: Tự động truy vấn thông tin khách hàng giúp nhân viên làm chủ tình huống, cài đặt menu trả lời, tự động định tuyến cuộc gọi vào tới nhân viên có máy rảnh hoặc tới máy nhánh của phòng/ban để hỗ trợ nhanh nhất.

Smart Call Center Callio

Smart Call Center Callio

  • Chiến dịch Gọi tự động hàng loạt (Power call) – Gọi thông minh (Predictative call)
  • Tự động phân loại kết quả cuộc gọi và báo cáo thời gian thật (máy bận, sai số, khách từ chối ko nghe, đứt kết nối v.v..)
  • Ghi âm và phân tích cuộc gọi bằng AI, tính năng Speech to text, Voice to text
  • Hỗ trợ đa kênh – Quản lý một kênh: Callio cho bạn nhiều lựa chọn hỗ trợ tiếp tục kết nối sau cuộc gọi (tin nhắn sms, tin nhắn thoại, email), giúp tương tác mọi kênh, tương tác đa dạng với khách hàng và quản lý bằng 1 phần mềm duy nhất.
  • CRM đẳng cấp: Quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng, chủ động tiên đoán tiềm năng khách hàng, nhắc việc bám sát khách hàng tiềm năng, tăng chuyển đổi.
  • Giảm cước gọi: Gọi nội bộ miễn phí, Định tuyến gọi nội mạng tiết kiệm cước (tối ưu cước gọi, ưu tiên gọi nội mạng), Gọi qua Internet (FB, Zalo,..)
  • Không đầu tư chi phí ban đầu: Không chi phí đầu tư thiết bị, không chi phí nhân công vận hành. Chi phí ứng dụng công nghệ vô cùng thấp, theo lưu lượng sử dụng thực tế!
  • Nâng cao chất lượng dịch vụ: Tự động ghi âm và phân loại kết quả, chất lượng cuộc gọi – Dễ dàng giám sát chất lượng xử lý quan hệ khách hàng và Thống kê báo cáo theo thời gian thực.

Chỉ cần vài bước cài đặt đơn giản, doanh nghiệp đã sở hữu ngay một Tổng đài ảo thông minh đầy đủ tính năng, mở rộng không giới hạn, không tốn công sức vận hành, tiết kiệm chi phí tối đa. Nếu bạn chưa tin, hãy trải nghiệm ngay phần mềm Callio với chi phí 0 đồng tại đây: >>> DÙNG THỬ 7 NGÀY MIỄN PHÍ

Chia sẻ bài viết

Bài viết mới nhất

  • 18/05/2024
    Để mọi doanh nghiệp và đội nhóm có thể thoải mái gọi và chốt sale trong đợt cao điểm hè 2024, Callio chính thức điều chỉnh giá cước gọi trọn gói như sau: Một số thông tin chi tiết về gói cước trọn gói: Để mua gói cước gọi trọn gói, anh/chị vui lòng thực […]
  • 17/05/2024
    Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đang ngày càng phổ biến trong cả cuộc sống và công việc. Với một hướng đi đúng đắn trong việc, các doanh nghiệp Việt có thể tận dụng tối đa tiềm năng của công nghệ để tạo ra những hiệu quả tức thời, đồng thời đóng góp vào […]
  • 11/05/2024
    Trong khuôn khổ sự kiện BizTech 2024, các doanh nghiệp được chia sẻ những thông tin và kiến thức về hai xu hướng chuyển đổi: chuyển đổi số và chuyển đổi xanh, tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững. Hội nghị và Triển lãm Biztech Việt Nam 2024 diễn ra trong 2 ngày 10 […]
  • 09/04/2024
    Tăng cường hiệu suất làm việc với các tính năng mới, giao diện mới và tối ưu Zalo cá nhân
  • 29/02/2024
    Để tra cứu thông tin đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin Quốc Gia về Đăng ký Doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện các bước sau: Qua các bước trên, bạn sẽ có thể tra cứu thông tin đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin Quốc Gia một cách dễ dàng và […]
Đăng ký để nhận bài viết mới
Làm chủ công nghệ, luôn lắng nghe và tối ưu