5 cách quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và hiệu quả

Phương pháp quản lý hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang dùng có mang lại hiệu quả như mong muốn không? Theo dõi bài viết dưới đây, Callio sẽ cung cấp 5 cách quản lý hóa đơn điện tử được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Đồng thời giúp doanh nghiệp tìm ra phương pháp quản lý hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất.

Lợi ích của việc quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả

Hóa đơn đóng vai trò là chứng từ thương mại, đồng thời có thể được sử dụng làm chứng từ thuế hoặc kế toán. Và nếu doanh nghiệp biết cách cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả mang lại nhiều lợi ích quan trọng như sau:

• Kiểm soát tốt dòng tiền vào/ dòng tiền ra, từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát và hạn chế tối đa thất thoát
• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm, tối ưu chi phí, thời gian và nguồn lực
• Hỗ trợ quá trình tra cứu, tìm kiếm dữ liệu, đối soát hóa đơn diễn ra dễ dàng, nhanh chóng hơn
• Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng
• Lường trước các rủi ro về mặt lưu trữ (tránh tình trạng mất hay hư hỏng) 
• Đảm bảo về mặt pháp lý liên quan đến các giao dịch tài chính.

Lưu ý khi quản lý hóa đơn điện tử 

Quản lý hóa đơn ra vào là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Việc quản lý đòi hỏi sự chính xác, tổ chức và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý để quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả:

Xác định quy trình  

Doanh nghiệp cần xác định rõ quy trình xử lý hóa đơn ra vào từ khi nhận hóa đơn, kiểm tra thông tin, phê duyệt, lưu trữ đến việc thanh toán và gửi hóa đơn cho đối tác. Quy trình rõ ràng giúp tránh nhầm lẫn và tạo ra sự hiệu quả trong công việc.

Kiểm soát tài chính  

Quản lý hóa đơn ra vào đúng cách giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính hiệu quả hơn. Việc theo dõi các khoản phải thu và phải trả thông qua hóa đơn ra vào giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá tình hình tài chính và lập kế hoạch tài chính hợp lý.

Sử dụng phần mềm quản lý  

Doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm in hóa đơn và phần mềm xuất hóa đơn điện tử, đồng thời quản lý hóa đơn ra/vào giúp tối ưu hóa quá trình xử lý hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tăng cường tính chính xác. Phần mềm này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ và truy xuất thông tin hóa đơn một cách hiệu quả.

Tuân thủ quy định pháp luật  

Quản lý hóa đơn ra vào cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật về việc lưu trữ, bảo quản hóa đơn và thời hạn lưu trữ. Việc tuân thủ pháp luật giúp tránh được rủi ro pháp lý và xử lý các vấn đề liên quan đến thuế một cách chính xác. Không nên tìm đến các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để trục lợi cá nhân.

Đào tạo nhân viên  

Đào tạo nhân viên về quy trình và quy định liên quan đến quản lý hóa đơn là một phần quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình xử lý hóa đơn.

5 cách quản lý hóa đơn điện tử phổ biến nhất

Để Callio mách bạn 5 cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến.

Cách 1: Sử dụng Email riêng để quản lý hóa đơn điện tử

Nhiều doanh nghiệp chọn cách tạo một email mới chỉ dùng để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, thay vì dùng email chính của công ty để bên bán gửi hóa đơn đầu vào. Email này chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử, phục vụ cho công việc mua hàng hóa, dịch vụ.

Ưu điểm:

• Các email hóa đơn được quản lý riêng, tránh nhầm lẫn
• Dễ dàng theo dõi dữ liệu

Hạn chế:

• Tạo email cá nhân gây sự thiếu tin tưởng, không chuyên nghiệp 
• Trường hợp người lập mail không làm việc tại đơn vị nữa sẽ phải mất công sao lưu dữ liệu.
• Doanh nghiệp vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm

Cách 2: Vừa nhận Email hóa đơn điện tử vừa in giấy để lưu trữ

Quản lý hóa đơn điện tử qua email gặp khá nhiều rủi ro, nhất là nguy cơ mất dữ liệu. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách in giấy hóa đơn điện sau khi nhận được email. Với cách này, dữ liệu được lưu trữ ở email và chứng từ giấy.

Ưu điểm: Khắc phục được các hạn chế khi quản lý hóa đơn điện tử bằng email.

Nhược điểm:

• Tốn kém chi phí giấy, tốn thời gian in ấn, lưu trữ
• Khó tra cứu và kiểm tra hóa đơn
• Hạn chế khả năng kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn
• Vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán

Cách 3: Tạo folder lưu trữ hóa đơn điện tử 

Sau khi nhận email các hóa đơn điện tử, người quản lý sẽ tải về máy tính và lưu trữ theo folder.  

Ưu điểm: Dễ thao tác phù hợp với các doanh nghiệp nghiệp quy mô siêu nhỏ ít phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ sản xuất

Hạn chế:

• Không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc
• Khi cần tra cứu không lọc được tất cả hóa đơn theo cùng nhà cung cấp
• Khó đảm bảo tính chính xác khi kiểm tra hóa đơn
• Nguy cơ mất dữ liệu
• Quy trình rườm rà, tốn nhiều thời gian

Cách 4: Làm bảng thống kê trên Excel

Một cách khác là doanh nghiệp sẽ sử dụng bảng tính excel để quản lý hóa đơn. Sau khi nhận hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện nhập liệu thủ công lên excel. Sau đó, nhập dữ liệu excel lên phần mềm kế toán và thực hiện kiểm tra.

Ưu điểm: Phù hợp với người quen dùng excel

Hạn chế:

• Nhập tay dữ liệu dễ sai sót, thiếu hóa đơn
• Khó tra cứu/ đối chiếu với hóa đơn gốc 
• Nguy cơ mất dữ liệu
• Tốn thời gian để kiểm tra, đối chiếu thông tin
• Không đồng nhất dữ liệu

Cách 5: Ứng dụng công nghệ – sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử

Việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng các phương pháp thủ công đã không còn phù hợp. Thay vào đó, giải pháp sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu và kiểm tra hóa đơn. 

Người dùng chỉ cần nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm. Sau đó, phần mềm sẽ tự động kiểm tra toàn bộ hóa đơn, tình trạng nhà cung cấp và thông báo chi tiết khi có lỗi. Toàn bộ thông tin, số liệu trên hóa đơn sẽ tự động được nhập và hạch toán lên phần mềm. Bạn không cần nhập tay hay nhập file excel thủ công.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm uy tín, được nhiều người sử dụng và có đội ngũ chuyên môn hỗ trợ khi cần 

Tổng kết

Quản lý hóa đơn ra vào đòi hỏi sự chính xác, tổ chức và tuân thủ quy định pháp luật. Việc thực hiện các điểm lưu ý trên sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý hóa đơn ra vào, tăng cường tính chính xác và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

Bên cạnh những giải pháp thủ công, tùy theo nhu cầu và quy mô doanh nghiệp, nhưng để đi đường dài, Callio khuyên bạn nên chọn giải pháp sử dụng phần mềm. Việc xử lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ giúp tối ưu thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra.