Bạn đã nghe đến cụm từ “tổng đài ảo” hay “tổng đài thông minh” chưa? Thực chất lợi ích mà tổng đài ảo thông minh mang lại như tiết kiệm chi phí, giảm thời gian và áp lực quản lý có đúng như lời quảng cáo? Cùng tìm hiểu bản chất của tổng đài ảo này là gì? Vì sao nó lại được các tập đoàn lớn và các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưu tiên sử dụng thay thế cho tổng đài truyền thống đã tồn tại hàng chục năm?
Hệ thống tổng đài ảo hay còn gọi là tổng đài thông minh, tổng đài 4.0 là một hệ thống tổng đài điện thoại hoàn toàn được xây dựng trên môi trường dựa trên đám mây để cung cấp quyền truy cập máy chủ thông qua kết nối internet.
Nó còn được biết đến với tên gọi là Hệ thống tổng đài được lưu trữ trên đám mây hay tên chuyên ngành là dịch vụ tổng đài thông minh VoIP. Đặc điểm nổi trội nhất là khả năng tích hợp các thiết bị truyền thông khác nhau mà không cần thiết lập phần cứng cồng kềnh. Vì thế tổng đài thông minh này giúp tiết kiệm chi phí hơn và mang lại nhiều tính năng linh hoạt mà khó có thể tìm thấy ở các tổng đài truyền thống.
Mô hình tổng đài ảo của Callio chính là một giải pháp tổng đài thông minh 4.0 hoàn hảo. Nó là hệ thống mô hình điện thoại được xây dựng và lưu trữ hoàn toàn trên môi trường đám mây nhằm cung cấp quyền truy cập máy chủ thông qua kết nối Internet. Do vậy, những doanh nghiệp sử dụng hệ thống tổng đài cloud hoặc lưu trực tiếp trên máy chủ mà không cần tới hệ thống thiết bị chuyên dụng mà chỉ cần có kết nối Internet.
Chúng hoạt động bằng cách kết nối tất cả các thiết bị của bạn như PC, Laptop. Smartphone,… với đám mây nhờ vào các kết nối của Internet. Đơn giản thì tổng đài này cho phép truyền dữ liệu qua Internet thay vì truyền qua đường dây điện thoại cồng kềnh, tốn kém. Các cuộc gọi hoàn toàn có thể được thực hiện trên Smartphone, PC bằng cách cài đặt các phần mềm gọi thoại (call center) để doanh nghiệp có thể nhận được các cuộc thoại như với điện thoại bình thường.
Nhớ lại xem, với 1 hệ thống tổng đài cũ bạn sẽ tốn kha khá tiền cho các khoản: cài đặt, thiết lập, bảo trì bảo dưỡng các thiết bị phần cứng theo thời gian. Nhưng với giải pháp tổng đài ảo, mọi thứ được lưu trữ trên đám mây, tất cả đều do nhà cung cấp lưu trữ và làm việc trực tiếp bằng phần mềm. Do vậy, tổng đài thông minh chắc chắn không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại hay bất kì thiết bị phần cứng nào khác.
Nếu muốn tận dụng hệ thống cũ, bạn hoàn toàn có thể tận dụng mà không cần đi dây điện thoại mới lại từ đầu.Việc tích hợp phần cứng của hệ thống điện thoại truyền thống hiện có vào hệ thống tổng đài mới sẽ nhanh chóng, đồng thời tiết kiệm nguồn tài nguyên vốn có.
Phần mềm call center cũng rất dễ dàng cài đặt trên các thiết bị như smartphone, PC, laptop thông qua kết nối internet giúp cuộc gọi ổn định và tiết kiệm tối đa chi phí.
Với tổng đài ảo thông minh, không còn nỗi lo “bỏ lỡ cuộc gọi khách hàng”. Một hệ thống tổng đài thông minh đáp ứng được số lượng khủng các cuộc gọi (30-40 cuộc) bất cứ thời điểm nào, bất cứ nơi đâu, không bị giới hạn. Nhân viên cũng linh hoạt xử lý hơn, thay vì bắt buộc ngồi ở văn phòng nhận cuộc gọi thì hoàn toàn có thể nhận được cuộc gọi ở bất cứ nơi nào, bất cứ thời điểm nào, không hề bị giới hạn, chỉ cần nơi đó có kết nối Internet.
Với tổng đài 4.0 cho phép tổng đài viên làm việc bên ngoài văn phòng hoàn toàn mà vẫn đảm bảo được công việc. Hệ thống tổng đài ảo dùng được cho hầu hết các thiết bị phổ thông như PC, Laptop, Ipad hay Smartphone. Nó cũng tương thích với cả hệ điều hành IOS và Android. Tính năng này rất tiện cho việc quản lý và theo dõi công việc. Đặc biệt khi có biến động từ môi trường bên ngoài buộc phải làm việc linh hoạt như dịch Covid-19.
Tổng đài thông minh còn có ưu thế ở khả năng sẵn sàng tích hợp với các phần mềm CRM hay ERP hoặc các phần mềm bán hàng theo đúng xu hướng Bán hàng đa kênh (Omichannel) hiện nay. Dữ liệu được kết nối cho các bên thứ 3 đều được diễn ra tự động, đồng bộ dễ dàng và nhanh chóng. Và bạn không thể tìm thấy tính năng này ở những tổng đài truyền thống.
Chuyển đổi sang tổng đài ảo, bạn sẽ không lo một ngày nào đó hotline của công ty ngừng hoạt động. Bởi vì việc lưu trữ trên cloud với nhiều máy chủ toàn cầu, lưu trữ thông tin của nhiều tổ chức, doanh nghiệp khác nhau nên nếu nói ngừng hoạt động gần như là không có hoặc tỷ lệ đó vô cùng thấp. Điều này đảm bảo không có bất kỳ thời gian chết nào xảy ra do lỗi phần cứng và mọi vấn đề được được khắc phục nhanh chóng tại trung tâm dữ liệu được quản lý.
Điều đó cũng đảm bảo nếu như hệ thống điện đột ngột dừng lại hoặc các trường hợp sự cố xảy ra tại vị trí máy chủ, phần mềm từ nhà cung cấp sẽ tự động định tuyến cuộc gọi tới máy chủ khác để hệ thống luôn hoạt động, người dùng không gặp bất kỳ sự cố nào.
Khi khách hàng kết nối tới tổng đài của bạn, máy chủ sẽ tự động chuyển tới nhân viên có khả năng nhận cuộc gọi nhanh nhất và có trách nhiệm giải quyết các yêu cầu hay hỗ trợ các thông tin một cách tối ưu nhất. Mặt khác với các yêu cầu đặc biệt, trên phần mềm cũng có sẵn các tính năng ưu việt như nhắn tin qua Zalo, Fanpage, Website để phản hồi lại một cách chi tiết.
Nhân viên thực hiện cuộc gọi hàng loạt chỉ với một cú nhấp chuột, giảm 30% thời gian tìm số, quay số, chờ đổ chuông. Ngay khi kết thúc cuộc gọi này lập tức chuyển qua cuộc gọi khác để tối ưu hiệu suất.
Hệ thống nhận diện khách hàng gọi đến; loại bỏ các thông tin bị trùng lặp, sắp xếp dữ liệu theo trường thông tin tùy chỉnh được mặc định sẵn.
Tổng đài thông minh tiết kiệm hơn 40% cước gọi thoại, gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí dù bất kỳ nơi đâu. Điều này sẽ giúp bạn tối ưu được 1 khoản chi phí để tăng đầu tư vào các hoạt động quảng cáo, marketing mở rộng kinh doanh để thúc đẩy doanh số. Hệ thống tổng đài ảo thông minh luôn hoạt động đơn giản nhưng đảm bảo chất lượng ổn định trên nền internet.
Để bắt đầu chuyển đổi từ tổng đài thường sang tổng đài thông minh có 2 bước:
Bạn có thể tham khảo ngay Callio – top 10 Startup tiêu biểu 2022, đối tác tin cậy của các nhãn hàng lớn như Bamboo Airline, NextLand, Tienngay.vn, Coolmate,.. Với Callio doanh nghiệp sẽ tiết kiệm 30% thời gian tìm số, quay số, chờ máy, giảm 50% cước gọi từ các nhà mạng, tăng hiệu suất quản lý CSKH và sale lên 200% do tích hợp luôn CRM miễn phí.
>>> Tham khảo: Bảng giá dịch vụ call center hấp dẫn dành cho 100 khách hàng nhanh tay !!
Một tổng đài thông minh sẽ giúp bạn nắm bắt chặt chẽ hệ thống thông tin, thực hiện liên lạc bán hàng dễ dàng và tự động chưa từng có. Cân nhắc và trải nghiệm ngay để thấy những phân tích mà chúng tôi đưa ra là hoàn toàn chính xác. Chúc bạn thành công.
