Điện thoại trở thành một phương tiện không thế thiếu trong cuộc sống, với cả người già lẫn người trẻ, người đi làm hoặc không đi làm. Dùng điện thoại có thể đơn thuần chỉ là nghe gọi, cũng có thể là chat, giao dịch, kiếm tiền, lướt mạng xã hội… Như vậy khái niệm điện thoại ngày nay không chỉ gói gọn trong việc nghe gọi, và một tổng đài điện thoại cũng cần nâng cấp để theo kịp những đòi hỏi của thị trường. Một tổng đài cloud với đa chức năng sẽ là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp chuyển đổi số.
Trước tiên cùng xem khái niệm:
Tổng đài Cloud là một giải pháp giúp tổng đài viên, có thể tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng từ nhiều vị trí địa lý khác nhau. Thay vì phải đến văn phòng để nhận cuộc gọi như trước đây.
Hiểu một cách đơn giản, tổng đài cloud hay tổng đài ảo chính là tổng đài của doanh nghiệp, nhưng được xây dựng hoàn toàn trên hệ thống điện toán đám mây (cloud). Đây chính là giải pháp Tổng đài với chức năng chính là nghe/gọi, đi kèm với nhiều hỗ trợ đa phương tiện khác, được thiết lập sẵn sàng, việc cài đặt không cần phải trang bị nhiều phương tiện, không cần phải hiểu biết nhiều, không đòi hỏi một đội ngũ kỹ sư có chuyên môn, mà chỉ cần đăng ký và sử dụng.
Với mô hình dịch vụ khách hàng, việc đảm bảo hoạt động xuyên suốt của tổng đài trước mọi rủi ro . Cùng với mối lo có thể thấy được như: diện tích mặt bằng khi cần mở rộng, cơ sở vật chất, kèm các rủi ro thiên tai, dịch bệnh đều sẽ khiến doanh nghiệp phải bận tâm.
Do đó, giải pháp hoạt động tổng đài Cloud giúp doanh nghiệp giải tỏa được nhiều mối lo xung quanh việc vận hành tổng đài. Đặc biệt tổng đài thông minh như Callio còn tích hợp với crm quản lý thông tin khách hàng là một trợ thủ đắc lực giúp chăm sóc khách hàng hiệu quả, tạo ấn tượng tốt đẹp và tăng tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Như đã nói ở phần trên việc lựa chọn sử dụng dịch vụ tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp bớt đi những mối lo hữu hình có thể nhìn thấy như:
Tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng: Công nghệ tổng đài Cloud cho phép tổng đài viên có thể làm việc ở bất kỳ địa điểm nào, chẳng hạn như tại nhà. Và điều này giúp doanh nghiệp có thể dự tính, cân đối lại chi phí thuê không gian văn phòng hay địa điểm tập trung.
Tiết kiệm ngân sách điện nước: bởi cứ một nhân viên đều có một định mức tiêu thụ nhất định, với một mô hình hoạt động tập trung như văn phòng chẳng hạn, doanh nghiệp thường tốn kém một khoảng nhất định cho chi phí này.
Sử dụng tổng đài ảo tiết kiệm chi phí vận hàng
Ví dụ với một doanh nghiệp nhỏ chi tiêu ngân sách hàng tháng vào khoảng 8.000.000-30.000.000 VNĐ cho ngân sách riêng khoản điện nước. Vậy nếu đây là một mô hình tập trung 100-200 tổng đài viên thì mức chi phí này là bao nhiêu?
Cân bằng quỹ lương: Do không còn giới hạn ràng buộc về địa điểm cụ thể hoặc ràng buộc về nơi việc. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tối ưu các khoảng chi phí đi lại của nhân viên.
Bên cạnh đó, điều này còn góp phần quan trọng giúp luân chuyển nhân viên linh hoạt tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên phần nào giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuê và đào tạo nhân viên mới
Môi trường tổng đài Cloud là một bước ngoặt đầy triển vọng giúp cải thiện sự hài lòng của nhân viên, khi cho phép tổng đài viên có thể làm việc tại nhà. Điều này đem sự thoải mái, tiện ích góp phần tiết kiệm chi phí và thời gian di chuyển cho nhân viên.
Tất nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc giúp tổng đài viên linh hoạt được giờ giấc làm việc cân bằng công việc và cuộc sống.
Cuối cùng, đây cũng là phương án ứng phó kịp thời trước các cuộc gọi đột biến, thiên tai, dịch bệnh…
Giải pháp trung tâm cuộc gọi ảo (Virtual call center) đang dần trở nên phổ biến, những không nhất thiết về mặt công nghệ phải giống nhau. Nếu bạn đang lựa chọn giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp của mình thì ngoài công nghệ VOIP và cloud data center, tổng đài ảo sẽ còn cần phải có những công nghệ cơ bản như:
Callio giao tiếp với khách hàng trên nền tảng đa kênh
Việc điều hướng thao tác hoặc phân tách các nền tảng sẽ khiến tổng đài viên gặp nhiều bất tiện, gây lãng phí thời gian không đáng có. Bên cạnh đó, về phía khách hàng sẽ cảm thấy rất không hài lòng khi lặp lại vấn đề của mình quá nhiều lần.
Thế nên việc tích hợp đa kênh sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và hiệu suất của nhân viên.
Nếu bạn muốn nắm bắt hoạt động vận hành tại trung tâm cuộc gọi, những báo cáo này sẽ mối quan tâm hàng đầu của bạn. Bởi những số liệu này giúp bạn biết được tình hình sản lượng, nhân sự đáp ứng cuộc gọi, AHT, SLA… Hơn hết, những báo cáo này góp phần không nhỏ cho việc cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng sau này.
Để gọi là một trung tâm cuộc gọi ảo hay giải pháp tổng đài Cloud chất lượng cần phải đảm bảo hoạt động xuyên suốt 24/7, băng thông đáp ứng trên 1.500 cuộc gọi cùng lúc. Ngoài ra tổng đài Cloud buộc phải có tính năng làm việc từ xa để giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng mô hình trung tâm chăm sóc khách hàng khi có nhu cầu.
>>> Callio là sản phẩm do Gadget phát triển – giải pháp tổng đài cloud thông minh phục vụ nhiều khách hàng lớn: NextLand, Bamboo Airline, Tienngay.vn, Coolmate, topCV, Dai-ichi Life,… Chỉ cần vài bước cài đặt đơn giản, doanh nghiệp đã sở hữu ngay một Tổng đài ảo VOIP đầy đủ tính năng, mở rộng không giới hạn, không tốn công sức vận hành, tiết kiệm chi phí tối đa.
Đăng ký dùng miễn phí tại đây: ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ
