12 Bước thiết lập hệ thống tổng đài ảo cho Doanh nghiệp

Nhu cầu chuyển đổi hệ thống điện thoại cũ (Analog) sang hệ thống điện thoại VoIP đang là xu hướng của nhiều Doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên để biết nên chuẩn bị gì trước, chuẩn bị gì sau thì vẫn còn nhiều Doanh nghiệp còn gặp vướng mắc.

Hiểu được điều đó, Callio đã tổng hợp 12 bước đơn giản để thiết lập toàn bộ hệ thống tổng đài ảo cho Doanh nghiệp của bạn trong 3 giai đoạn chính. Cùng tìm hiểu ngay nào!

I. Nghiên cứu trước khi lắp tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nhu cầu hệ thống điện thoại của bạn

Trước khi quyết định chuyển đổi hệ thống từ tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo cho doanh nghiệp, bạn cần lên 1 danh sách nhu cầu của hệ thống điện thoại, ví dụ:

• Số lượng người dùng (extension)

• Chi phí thay đổi

• Các yêu cầu về thủ tục, pháp lý

• Các trang thiết bị cần chuẩn bị

…

Ngoài ra, nghĩ xem bạn muốn gì từ dịch vụ điện thoại mới của mình. Bạn có nhiều nhân viên hoạt động ở bên ngoài? Nếu vậy, bạn sẽ cần một nhà cung cấp cung cấp softphone cho các thiết bị mà nhân viên sử dụng. Nếu bạn có sự hiện diện toàn cầu, bạn sẽ cần gọi điện quốc tế với giá cả phải chăng.

Việc tìm ra nhu cầu kinh doanh của bạn trước tiên sẽ giúp bạn đi đúng hướng để lựa chọn nhà cung cấp hệ thống tổng đài ảo cho Doanh nghiệp của mình tốt nhất. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc về lâu dài.

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Bước 2: Ưu tiên các tính năng theo nhu cầu

Bạn có thể biết đến một vài tính năng mà bạn đang sử dụng. Có thể có một vài tính năng của hệ thống tổng đài VoIP – Smart call center mà khá mới mẻ đối với bạn.

Một số tính năng đáng chú ý của VoIP có thể kể đến như:

• Tiếp viên tự động: Thực hiện lời chào và hướng dẫn người gọi đến

• Định tuyến cuộc gọi: Chuyển hướng cuộc gọi đến các extensions trong phòng ban

• Ghi âm cuộc gọi: Ghi âm các cuộc gọi tương tác giữa nhân viên và khách hàng

…

Với các đơn vị cung cấp tổng đài trực tuyến uy tín như Callio thì bạn sẽ được trải nghiệm thêm nhiều tính năng hấp dẫn hơn trong hệ thống Call Center:

• Quản lý danh sách khách hàng, thông tin khách hàng linh hoạt
• Định tuyến gọi nội mạng tiết kiệm cước (tối ưu cước gọi, ưu tiên gọi nội mạng)
• Click to call, loại bỏ quay số thủ công – Gọi từ phần mềm trên máy tính, điện thoại
• Phân tích cuộc gọi bằng AI (speech to text) – chuyển từ ghi âm sang văn bản
• Hệ thống báo cáo thời gian thực chi tiết, linh hoạt (Báo cáo cuộc gọi, thời gian online, KPI,…)
• Tích hợp CSKH và marketing qua email, SMS
• Tích hợp vào các phần mềm có sẵn thông qua API

=>>> Tìm hiểu thêm tại đây: https://callio.vn/san-pham/tong-dai-truc-tuyen-thong-minh/

Bước 3: Kiểm tra băng thông

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp còn được gọi là tổng đài cloud hoạt động bằng cách kết nối các cuộc gọi qua kết nối Internet. Bạn sẽ cần đủ băng thông để thực hiện các cuộc gọi đó. Đây không phải là vấn đề đối với hầu hết mọi người. Theo Ookla báo cáo rằng hầu hết các kết nối băng thông rộng đều trung bình trên 50 Mbps.

Đối với các cuộc gọi Thoại qua IP đáng tin cậy, hãy chú ý đến các nguyên tắc sau:

• Băng thông: 100 Kbps trên mỗi dòng (Ví dụ: 10 dòng cần 1.000 Kbps hoặc khoảng 1 Mbps)

• Độ trễ: 150 mili giây trở xuống

• Jitter: 20 mili giây hoặc ít hơn

Hầu hết các bộ định tuyến nối mạng ngày nay là quá đủ để xử lý lưu lượng của VoIP. Nhưng nếu bạn đang dùng chia sẻ mạng của hệ thống tổng đài VoIP với các thiết bị khác, hãy trang bị cho hệ thống 1 đường truyền riêng hoặc tìm một cái có QoS và chức năng quản lý băng thông.

Sơ đồ lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Bước 4: Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Lựa chọn thiết bị đầu cuối sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng tổng đài chăm sóc khách hàng hoặc tổng đài sale của từng mô hình doanh nghiệp.

Nếu nhân viên Doanh nghiệp thường xuyên di chuyển bên ngoài thị trường mà vẫn muốn tương tác bằng hệ thống tổng đài VoIP thì Softphone là lựa chọn phù hợp. Còn nếu như nhân sự sử dụng hệ thống tổng đài lại chủ yếu ở văn phòng, bạn có thể cân nhắc lựa chọn IP Phone hoặc tai nghe tổng đài để đáp ứng cho nhu cầu của mình.

II. Di chuyển và thiết lập tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Khi bạn đã chọn nhà cung cấp, đã đến lúc thiết lập dịch vụ điện thoại VoIP mới của bạn. 

Bước 5: Chuyển đổi số điện thoại

Nếu bạn mới thành lập Doanh nghiệp hoặc không muốn sử dụng lại các đầu số cũ vì một vài lý do nào đó, bạn hoàn toàn có thể đăng ký 1 đầu số VoIP mới và đầu số này có thể dễ dàng đấu nối vào hệ thống bất cứ lúc nào.

Tuy nhiên đầu số của bạn đã gắn liền với thương hiệu của mình và không thể thay thế đầu số mới. Bạn chỉ cần thông báo với nhà cung cấp dịch vụ hệ thống tổng đài VoIP và nhờ họ hỗ trợ chuyển đổi đầu số đó từ PSTN sang VoIP giúp bạn vừa có thể giữ lại đầu số thương hiệu hiện có, vừa có thể trải nghiệm tối đa các lợi ích mà từ hệ thống VoIP mang lại.

Chuyển đổi số điện thoại

Bước 6: Thêm và quản lý người dùng

Bạn cần liệt kê những người sử dụng hệ thống điện thoại của Doanh nghiệp. Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, tất cả điều này sẽ phù hợp với một bảng tính. Lập kế hoạch về người dùng, tiện ích mở rộng điện thoại, quyền và bất kỳ luồng cuộc gọi mong muốn nào mà bạn muốn để bạn có thể sẵn sàng vào ngày đầu tiên.

Các tổ chức lớn hơn, có những phòng ban, chi nhánh phức tạp thì cần phân chia kỹ thành các nhóm, quản trị viên từng nhóm, hồ sơ rõ ràng để dễ dàng thay thế hoặc mở rộng sau này.

Bước 7: Thiết lập thiết bị đầu cuối

Bây giờ là lúc thiết lập các thiết bị bạn muốn sử dụng cho hệ thống điện thoại mới của mình. 

Nếu bạn lựa chọn giải pháp cài đặt Softphone để đáp ứng nhu cầu cho mình, bạn có thể liên hệ đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo và thiết lập giúp bạn. Mỗi người dùng sẽ đều có 1 tài khoản riêng biệt để đăng nhập và tương tác với hệ thống.

Nếu bạn lựa chọn điện thoại IP Phone, đa số chúng đều đã được cấu hình sẵn theo số lượng người dùng bạn đã lên ở Bước 6. Bạn chỉ cần nhận IP Phone và cấp nguồn tại đúng vị trí của người dùng tương ứng.

Còn lựa chọn tai nghe cho người dùng. Bạn cũng chỉ cần cắm tai nghe vào máy tính, chỉ cần ứng dụng gọi điện trên máy tính đã sẵn sàng để sử dụng.

Chuẩn bị cài đặt các thiết bị nghe gọi cho tổng đài

Bước 8: Thiết kế kịch bản cuộc gọi

Cuối cùng, bạn cần lên kịch bản và luồng cuộc gọi khi có ai đó gọi đến Doanh nghiệp của mình. Thiết kế IVR điều hướng cuộc gọi thật rõ ràng để tránh gây cho khách hàng bối rối hoặc khó thao tác

Điều đặc biệt của VoIP là bạn có thể thay đổi kịch bản bất cứ lúc nào, chính vì vậy bạn hoàn toàn có thể yên tâm nếu như kịch bản cuộc gọi của bạn chưa được tối ưu trong những lần thiết lập đầu tiên 

III. Sau cài đặt

Với 8 bước kể trên, bạn đã hoàn thành hầu hết cài đặt điện thoại Doanh nghiệp. Bốn bước cuối cùng này giúp đảm bảo bạn tận dụng tối đa mọi thứ mà 1 tổng đài ảo cho doanh nghiệp sẽ cung cấp đến hệ thống vận hành của bạn.

Bước 9: Xác minh kết nối mạng

Đôi khi, cấu hình mạng của bạn có thể gặp chút vấn đề mà bạn lại thường không chú ý. Để yên tâm, hãy kiểm tra kỹ kết nối của bạn trong quá trình cài đặt VoIP. Xác nhận kết nối Thoại qua IP của bạn đang hoạt động chính xác.

Dưới đây là những cách dễ dàng để kiểm tra hệ thống điện thoại mới của bạn:

• Gọi số của bạn từ điện thoại di động của bạn.
• Gọi điện thoại di động của bạn từ số điện thoại doanh nghiệp của bạn.
• Hoàn thành cuộc gọi kiểm tra trong khoảng 20 phút để nghe bất kỳ sự cố âm thanh nào

Bước 10: Kiểm tra lại máy nhánh

Việc cấu hình và lắp đặt đã được hoàn thiện ở Bước 7. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra lại toàn bộ để đảm bảo rằng các extensions đã ở đúng vị trí cũng như nhóm và phòng ban. 

Bạn có thể kiểm tra bằng các gọi đến các số nội bộ cho nhau hoặc có thể ghi chú lên từng IP Phone để xác định chính xác extensions.

Bước 11: Xây dựng lời chào chuyên nghiệp

Lời chào tuy không phải là tính năng chính, nhưng nó giúp khách hàng, đối tác của bạn biết được họ đã gọi đến đúng số hay chưa. 

Bên cạnh đó, lời chào cũng là thể hiện được tính chuyên nghiệp và nâng cao thương hiệu của Doanh nghiệp. Với hệ thống tổng đài ảo cho doanh nghiệp, bạn có thể thay đổi lời chào tùy chỉnh dựa vào nhu cầu hiện tại của mình.

Bước 12: Kích hoạt các tính năng bổ sung

Bước cuối cùng để cài đặt hệ thống điện thoại VoIP của bạn là thiết lập các tính năng liên lạc bổ sung. Những điều này có thể chưa cần thiết ngay lập tức, nhưng chúng giúp Doanh nghiệp của bạn nâng cao quy trình làm việc và năng suất.

Trên đây là 12 bước đơn giản để thiết lập hệ thống tổng đài ảo cho Doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay nếu bạn cần hỗ trợ hoặc muốn trải nghiệm hệ thống tổng đài chuyên nghiệp nhất nhé. 

Đăng ký trải nghiệm miễn phí 7 ngày không giới hạn : TẠI ĐÂY