Không giống như một tổng đài truyền thống đòi hỏi một khoản đầu tư lớn và bảo trì và đào tạo liên tục, tổng đài ảo đang là giải pháp mà nhiều doanh nghiệp hướng đến hiện nay. Vậy tổng đài ảo là gì? Có những tính năng gì nổi trội? Có nên thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp hay không? Cùng xem ngay bài viết sau đây để hiểu rõ!
Thuê tổng đài ảo là bạn sử dụng dịch vụ tổng đài ảo từ các đơn vị cung cấp phần mềm để sử dụng cho hệ thống telesales/chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.
Nếu bạn chưa biết thì tổng đài ảo là phần mềm sử dụng nền tảng đám mây ảo ( tổng đài cloud) cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống điện thoại văn phòng đáng tin cậy và an toàn thông qua đường truyền mạng Internet. Hoạt động tương tự như các hệ thống tổng đài truyền thống khác nhưng tất cả sẽ được lưu trữ trên đám mây (cloud) thay vì đặt tại cơ sở bằng các thiết bị cứng.
Đây được xem là giải pháp hiệu quả được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Việc thuê dịch vụ tổng đài này có thể dễ dàng mở rộng nhưng vẫn duy trì với chi phí thấp. Vì không cần phải trang bị phần cứng, nhân viên trong công ty có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi nhưng vẫn tiết kiệm thời gian lẫn cước gọi và các phí hoạt động, bảo dưỡng.
Không chỉ ngẫu nhiên mà các doanh nghiệp lại chuyển từ tổng đài truyền thống sang giải pháp tổng đài ảo. Đơn giản vì tổng đài này mang đến rất nhiều lợi ích, điểm hình như:
Đây là lợi ích nổi bật nhất của thuê tổng đài ảo vì doanh nghiệp sẽ không tốn nhiều chi phí để đầu tư hệ thống như ở tổng đài vật lý. Nếu trước đó bạn cần set-up một mạng lưới máy nghe gọi, bộ truyền, đường truyền, các loại dây để kết nối thì giờ đây mọi thứ cực kỳ nhanh gọn, tiện lợi.Theo đó tất cả công việc cài đặt, thiết lập, quản trị đều thông qua Internet và sử dụng mạng nội bộ của công ty. Bạn chỉ cần một thiết bị kết nối được internet đơn giản (PC, laptop, smartphone, ipad,..) và mở mạng để hoạt động.
Đặc biệt những cuộc gọi đến các phòng ban, chi nhánh khác là hoàn toàn miễn phí và không giới hạn về thời gian. Nhờ vậy mà doanh nghiệp sẽ tiết kiệm hơn 50% cước phí điện thoại mỗi tháng. Ngoài ra với các đơn vị cho thuê tổng đài uy tín như Callio thì các gói cước khá rẻ, tính năng nhiều và còn được tặng kèm các dịch vụ hấp dẫn.
Tổng đài ảo còn được gọi là tổng đài thông minh vì nó sẽ ghi nhận và ghi âm cuộc gọi giữa nhân viên, khách hàng rõ ràng. Nhờ vậy mọi bước chăm sóc khách hàng, kỹ năng làm việc, cách tư vấn cũng kịp thời được giám sát và điều chỉnh.
Đồng thời, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của từng nhân viên thông qua thống kê số lượng cuộc gọi đến từ tổng đài Cloud. Bạn còn chuyển từ ghi âm sang văn bản nhanh chóng chỉ nhờ 1 click chuột bằng công nghệ AI tiên tiến nhất.
Khi dùng dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp sẽ không cần nhiều chi phí để quản lý nhân sự kỹ thuật, bảo dưỡng hay bảo trì hệ thống thường xuyên. Vì việc lắp đặt, khắc phục sự cố, bảo trì đã có đơn vị cung cấp dịch vụ tiến hành trên cơ sở hạ tầng của họ. Với Callio các dữ liệu được lưu trên nền tảng đám mây, bảo mật tối đa, hiệu suất hoạt động ổn định nên hầu như không bao giờ xảy ra sự cố.
Cơ cấu vận hành của tổng đài Cloud vô cùng đơn giản nên tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều có thể quản lý và sử dụng được, kể cả những người chưa biết gì về công nghệ. Trong trường hợp doanh nghiệp mở thêm chi nhánh hay có nhân sự mới thì việc mở rộng hệ thống sẽ rất dễ dàng mà không nhất thiết phải cần đội ngũ IT đào tạo.
Hệ thống tổng đài Cloud cung cấp API để giúp doanh nghiệp kết nối nhanh chóng đến các phần mềm chăm sóc khách hàng CRM, bán hàng, ERM,… Ngoài ra, tổng đài ảo còn hỗ trợ đa nền tảng trên Laptop, máy tính để bàn, điện thoại thông minh,… nhờ vậy nhân viên có thể dễ dàng hỗ trợ khách hàng mọi lúc mọi nơi.
Đối với nhiều doanh nghiệp, việc liên lạc thông qua điện thoại được xem là xương sống của các hoạt động hàng ngày vì vậy dịch vụ đáng tin cậy là bắt buộc. Hệ thống điện thoại cố định sử dụng cáp đồng để chuyển tiếp cuộc gọi điện thoại, nhưng loại cáp này thường rất dễ bị ảnh hưởng bởi thiên tai, hao mòn, phá hoại,… khiến cho các dịch vụ điện thoại của bạn bị ngừng hoạt động kéo dài.
Hệ thống tổng đài điện toán đám mây sẽ sử dụng Internet, nghĩa là dịch vụ điện thoại của doanh nghiệp cũng sẽ mạnh như kết nối Internet vậy. Bởi vì những thông tin của bạn đều nằm trên đám mây, theo đó hệ thống của bạn sẽ ít hoặc không có thời gian tạm ngừng hoạt động trong trường hợp có sự cố xảy ra.
Callio chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm hiệu quả các chi phí, công sức và tăng hiệu suất hoạt động của nhân viên lên 200%. Tổng đài này sẽ mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích vượt bậc như:
– Gọi trực tiếp từ phần mềm trên máy tính, điện thoại, gọi hàng loạt chỉ với 1 cú nhấp chuột, giảm 30% thời gian tìm số, quay số, chờ đổ chuông để tiết kiệm thời gian của nhân viên.
– Mọi nhân viên chỉ cần 1 số điện thoại duy nhất để liên hệ với list khách hàng.
– Tiết kiệm tối đa cước phí gọi với giải pháp thuê tổng đài ảo : thực hiện cuộc gọi qua Internet miễn phí (App to Call, App to App) giúp tiết kiệm cước phí gọi nội bộ, gọi tới khách hàng so với cuộc gọi thông thường.
– Tương tác đa kênh trên một nền tảng duy nhất: theo xu hướng đa kênh, bộ phận sale/CSKH chuyên nghiệp hóa khi mọi tương tác với khách hàng (gọi điện, gửi SMS, gửi inbox Zalo, Facebook, email marketing) được thực hiện và lưu trữ trên một giao diện web/app duy nhất
– Tích hợp CRM để lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng giúp nhận diện và phân luồng khách hàng, dễ dàng theo dõi quy trình chăm sóc, hỗ trợ lưu trữ và bảo mật data, tăng trải nghiệm ấn tượng cho khách hàng.
– Củng cố sức mạnh của thương hiệu: Cải thiện sự hài lòng của khách hàng và lòng trung thành với thương hiệu thông qua hành trình chăm sóc khách hàng được cá nhân hóa, triển khai kịp thời, chu đáo.
– Quản lý đội ngũ nhân viên tổng đài/nhân viên kinh doanh bằng phần mềm hiện đại, kiểm tra kết quả hoạt động, đặt lịch nhắc việc, báo cáo online theo thời gian thực (real-time) được cập nhật lên phần mềm mọi lúc mọi nơi. Nhà quản lý có thể điều hành công việc ngay tại nhà, trên đường đi công tác, trên xe ô tô mà không cần đến văn phòng. Cấu hình tổng đài và thực hiện quản trị từ xa hiệu quả.
– Tối ưu mọi chí phí, tiết kiệm được chi phí gọi nội bộ, cước phí điện thoại hàng tháng, tối ưu chi phí quản lý nhân sự, bảo trì, cơ sở hạ tầng,…
– Phù hợp cho việc mở rộng kinh doanh tới các chi nhánh, lắp đặt, nâng cấp, cải tiến công nghệ nhằm mang tới giải pháp đạt theo tiêu chuẩn quốc tế
và đảm bảo dữ liệu khách hàng được bảo mật toàn vẹn.
>>> Bấm vào đây để ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ PHẦN MỀM CALLIO
