Thiệt đơn, thiệt kép vì “ngại” chi tiền mua phần mềm

Để tiết kiệm chi phí cho chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn dùng phần mềm miễn phí/dùng thử, làm ảnh hưởng đến năng suất lao động, giảm doanh thu… Theo các chuyên gia, doanh nghiệp cần thay đổi quan điểm về chuyển đổi số và nhìn vào giá trị mà nó mang lại hơn chi phí.

Nhiều doanh nghiệp “than khó” vì không đủ chi phí cho chuyển đổi số 

Theo Báo cáo thường niên về mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp Việt Nam năm 2022 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì với sự tham gia của 1000 doanh nghiệp trên cả nước cho thấy, 43,3% doanh nghiệp có dự toán ngân sách đầu tư nhưng không đáp ứng đủ nhu cầu thực tế. Đáng lo ngại có tới 20% doanh nghiệp hoàn toàn không có dự toán ngân sách đầu tư cho chuyển đổi số.

Ngoài ra, báo cáo cũng khẳng định, đa phần doanh nghiệp đã có nhận thức và ý thức được về sự cần thiết phải chuyển đổi số, nhưng chưa đạt mục tiêu như kỳ vọng nên đã ngừng sử dụng, hoặc vẫn đang sử dụng nhưng còn gặp khó khăn, chưa thực sự thuận lợi.

Khảo sát của Hiệp hội Doanh nghiệp vừa và nhỏ Hà Nội cũng cho thấy, trong năm 2022, dù có đến 90% doanh nghiệp quan tâm chuyển đổi số nhưng số công ty sẵn sàng đầu tư chỉ chiếm 40%. 

Trong đó, nguyên nhân đến từ việc đa số các doanh nhân trẻ, doanh nghiệp nhỏ có nguồn vốn hạn chế để triển khai chuyển đổi số. Đồng thời, họ cũng phải đối mặt với chi phí đào tạo nhân viên, mua sắm các thiết bị và phần mềm mới.

Để rồi, không ít doanh nghiệp đã lựa chọn các phần mềm miễn phí hoặc có thời gian dùng thử. Sau khi hết hạn dùng thử hoặc các nền tảng chuyển sang thu phí, doanh nghiệp sẽ tiếp tục tìm kiếm các giải pháp có cùng chức năng chứ không trả phí.

Phần mềm dùng thử/ miễn phí khiến doanh nghiệp hiểu sai về chuyển đổi số

Tuy nhiên, theo ông Giang Thiên Phú, nhà sáng lập kiêm CEO Callio, chi phí cho mỗi lần thay đổi các phần mềm dùng thử còn lớn hơn việc lựa chọn các đơn vị có uy tín để trả phí hàng tháng. Bởi vì, các nhân viên sẽ phải thay đổi thói quen, làm quen lại với việc sử dụng sau mỗi lần đổi phần mềm khiến giảm năng suất lao động, dữ liệu liên tục bị mất đi do không tương thích hay rò rỉ ra bên ngoài… Từ đó, khiến doanh nghiệp hiểu sai về chuyển đổi số và cho rằng việc ứng dụng những giải pháp này không đem lại nhiều giá trị.

Theo CEO Callio Giang Thiên Phú, chi phí cho mỗi lần thay đổi các phần mềm dùng thử/miễn phí còn lớn hơn việc lựa chọn các đơn vị có uy tín để trả phí hàng tháng

Do đó, thay vì liên tục thay đổi các phần mềm dùng thử, doanh nghiệp có thể sử dụng các nền tảng SaaS như Callio. Khi mà so với giải pháp truyền thống thì ưu điểm lớn nhất của SaaS là chi phí rất rẻ do được chia nhỏ theo thời gian sử dụng (hàng tháng) và số lượng người dùng. Do đó, doanh nghiệp có thể gia tăng quy mô/số lượng người sử dụng ngay lập tức hoặc giảm/dừng sử dụng nếu thấy phần mềm không hiệu quả.

Chưa kể, các giải pháp SaaS thường được cập nhật liên tục và sử dụng nền tảng điện toán đám mây nên các công ty không phải lo lắng đến những chi phí ẩn của các giải pháp truyền thống trước đây như hạ tầng, vận hành, ATTT….

“Tiêu biểu như giải pháp Office của Microsoft, trước đây thường được bán theo dạng phần mềm dùng trọn đời với chi phí cao hàng trăm USD. Nhưng Office 365 với dạng thuê bao hàng năm cùng mức phí rẻ vài chục USD, đã làm gia tăng tỷ lệ sử dụng phần mềm bản quyền, thay vì dùng “lậu” như trước”, ông Phú dẫn chứng.

Chỉ khi tạo ra giá trị, chuyển đổi số mới không phải là gánh nặng

Theo các chuyên gia, chuyển đổi số không phải là một khoản chi phí để mua sắm, tạo gánh nặng trong giai đoạn khó khăn, mà là giải pháp để tối ưu hóa chi phí và tạo ra những giá trị mới. Vì vậy, thay vì “chuyển đổi số tốn bao nhiêu tiền”, doanh nghiệp nên đặt ra câu hỏi đúng là “chuyển đổi số tạo ra bao nhiêu tiền”. Để thay đổi quan điểm nay, ông Phú cho rằng, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp như Callio cần phải chứng minh tính hiệu quả như tăng doanh thu… thông qua bài học thành công của những đơn vị đã ứng dụng.

Khoản đầu tư cho giải pháp SaaS có thể được xem như phí mua công cụ lao động

Cùng với đó, doanh nghiệp có thể coi những khoản đầu tư cho các giải pháp SaaS giống như chi phí công cụ lao động tương tự máy tính, cơ sở vật chất… để nâng cao cũng như quản lý năng suất lao động của từng nhân viên.

Cũng theo ông Phú, do chuyển đổi số không phải là mua phần mềm mà thay đổi toàn bộ quy trình của một bộ phận/công ty nên  người đứng đầu dự án phải là người có chức vụ cao nhất (tổng giám đốc – CEO). Chỉ khi đó, họ mới có đủ trình độ, khả năng tổng quát và sức mạnh để thay đổi toàn bộ quy trình, và có thể tính toán được chi phí phù hợp, thay vì coi nó như một giải pháp để mua sắm như phần mềm CNTT trước đây.

Để loại bỏ các nguy cơ từ các phần mềm dùng thử hoặc miễn phí, doanh nghiệp có thể xem xét áp dụng các giải pháp trên từng bước chuyển đổi sang trả phí và có các lộ trình thích hợp để tối ưu chi phí cũng như công năng của các nền tảng công nghệ.

Khiêm Nguyễn