Đa phần các doanh nghiệp hiện nay, đều đang sử dụng Excel thay cho việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, bởi tính linh hoạt và quen thuộc.. Đây không phải điều khó hiểu, bởi Excel vốn được xem là một công cụ thần thánh, có thể giải quyết gần như mọi nhu cầu của các bộ phận trong doanh nghiệp.
Mặc dù là công cụ thành thánh, Excel vẫn có những nhược điểm mà nhiều giải pháp phần mềm quản lý nhân sự hiện nay có thể giải quyết tốt hơn.
Khi sử dụng Excel và các công cụ thủ công khác như giấy tờ bản cứng để quản lý nhân sự, có lẽ bạn cũng biết rằng dữ liệu sẽ bị phân tán ở nhiều file khác nhau. Nhưng chính bạn cũng ngầm chấp nhận sẽ bỏ ra thêm nhiều thời gian và công sức để xử lý. Tuy nhiên, điều này không đơn giản chỉ là lãng phí nguồn lực cho doanh nghiệp, mà còn dẫn tới các hệ luỵ nguy hiểm hơn – cản trở việc rà soát tổng thể, tạo báo cáo nhân sự, và việc nhanh chóng ra quyết định của lãnh đạo.
Lẽ dĩ nhiên là bạn luôn muốn bảo mật các thông tin trong doanh nghiệp, đặc biệt là các dữ liệu nhạy cảm. Trong công tác quản lý nhân sự chứa rất nhiều dữ liệu như vậy: mức lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,… Tuy nhiên, các biểu mẫu Excel thực sự không đảm bảo bảo mật. Không có phân quyền, không có khu vực dữ liệu nào được đánh dấu “chỉ dành cho người quản lý” cả. Mặc dù chủ sở hữu file có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường hợp bị rò rỉ ra ngoài. Đó là chưa kể nhiều người sẽ phải dùng chung một biểu mẫu: chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, CEO, chuyên viên C&B,… Việc kiểm soát bảo mật gần như là không thể.
Giả sử có một giám đốc nhân sự mới đến tiếp nhận công việc, nhưng cô ấy lại không thể “giải mã” cách đặt tên và sắp xếp các thông tin trên biểu mẫu Excel mà người cũ để lại. Vậy cô ấy có thể làm gì ngoài việc phải sửa đổi các biểu mẫu đó theo sự hiểu biết và kinh nghiệm của mình, hoặc tệ hơn nữa là bắt đầu lại từ con số 0 tròn trĩnh. Hệ thống các file quản lý nhân sự bằng Excel là một tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, nhưng thật tiếc là không có khả năng bàn giao và thừa kế trọn vẹn.
Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói chung, có rất nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,… Nhược điểm của biểu mẫu Excel là không thể tích hợp với những công cụ hiện đại đó. Ngay cả với những công cụ phổ biến hơn như đồng hồ, Calendar hay Gmail thì Excel cũng không kết nối được.
Tất cả các thao tác của con người trên Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con người không được lập trình sẵn như phần mềm nên sai sót là điều dễ hiểu; nhưng không hỗ trợ được con người thì là thiếu sót của công cụ. Sai lầm sẽ còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel. Ngay tại lúc nhìn thấy người khác đang làm việc trên cùng một giao diện với mình, bạn đã có thể bị mất tập trung và gây ra nhầm lẫn.
Dữ liệu lớn mạnh cùng với doanh nghiệp. Khi càng có nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở nên khổng lồ. Bạn không thể giải quyết bằng cách cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột,… được. Hay nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là không tưởng.
Bạn có thể tìm kiếm nhiều phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả và chuyên nghiệp trên thị trường. Dưới đây là một số phần mềm quản lý nhân sự phổ biến:
Callio được định vị là phần mềm quản lý kinh doanh tập trung, trong đó tính năng quản lý nhân sự và công việc là một phần không thể thiếu, được đội ngũ kỹ sư của Callio nghiên cứu và phát triển phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam.
Odoo HRM là một phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, hỗ trợ quản trị toàn bộ dữ liệu nhân sự. Nó cung cấp các tính năng như phân tích và báo cáo, quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương, quản lý đào tạo, quản lý phúc lợi, và nhiều hơn nữa1. Ngoài ra, Odoo HRM cũng sẽ tự động hóa các thao tác lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, từ đó tiết kiệm nhiều thời gian cho bộ phận hành chính nhân sự2.
Là phần mềm quản lý nhân sự chuyên sâu trên nền tảng Cloud, dành riêng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm này được phát triển bởi CoffeeSoft và cung cấp các tính năng quản lý nhân sự như chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ nhân viên, đánh giá hiệu suất, quản lý đào tạo, quản lý phúc lợi, và nhiều hơn nữa1.
Phần mềm quản lý nhân sự này giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của từng nhân sự hiệu quả. Nhà quản lý có thể thiết lập bảng ca cho từng nhân sự trong công ty. Đối với các doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, nhà máy, địa điểm làm việc, fCheckin dễ dàng setup đồng bộ. Phần mềm này cho phép chấm công trên điện thoại, tạo bảng công thông minh, báo cáo lịch sử chấm công và xuất file excel khi cần. Trong quá trình sử dụng, phần mềm sẽ lập tức phản hồi khi có lỗi thao tác của người dùng để tránh sai sót1.
Là một hệ thống nhân sự nhỏ gọn nhưng có sở hữu bộ tính năng độc đáo có thể quản lý hầu hết khía cạnh khác nhau xoay quanh tuyển dụng và quản trị nguồn nhân lực. Nó cung cấp các tính năng như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương, quản lý đào tạo, quản lý phúc lợi, và nhiều hơn nữa2.
Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn tìm được phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với nhu cầu của bạn.
Bài viết có tham khảo từ nguồn: https://resources.base.vn/management/phan-mem-quan-ly-nhan-su-693/
© 2020 Callio All Right Reserved
CRM
Chat
Call
Campaign