5 lý do doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý kho?

Một phần mềm quản lý kho hàng tốt sẽ giúp hàng hóa được lưu thông ổn định, giảm lượng hàng tồn kho, giúp nhà bán tập trung phát triển thương hiệu, tăng tốc doanh thu dịp cuối năm. Vậy những lợi ích cụ thể của phần mềm này là gì?

Thông thường nếu doanh nghiệp sử dụng cách thủ công trong việc quản lý kho bãi lớn, việc quản lý hàng hóa sẽ vô cùng khó khăn vì dễ sai sót, nhầm lẫn trong quá trình ghi chép, không chủ động trong quá trình nhập – xuất hàng hóa, cũng như tốn rất nhiều thời gian với việc kiểm kê. Thay thế cách quản lý thủ công bằng phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và rất nhiều lợi ích khác nữa.

1. Phần mềm quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là những hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hóa vật tư, bao gồm công tác tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa. Kho hàng được quản lý tốt sẽ giữ cho quá trình sản xuất/kinh doanh được liên tục, giảm các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao hơn.

Phần mềm quản lý kho hàng được coi là “trợ thủ” trong công tác tài chính kế toán doanh nghiệp. Phần mềm này sẽ là công cụ giúp kế toán đáp ứng mọi yêu cầu trong quản lý kho: Quản lý hàng hóa theo nhu cầu đặc thù của đơn vị như: Theo đặc tính (màu sắc, size); theo số lô, hạn sử dụng… giúp kế toán giải quyết mọi khó khăn trong quản lý tài chính doanh nghiệp.

2. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý kho hàng?

Tiết kiệm nguồn nhân lực

Chi phí về nhân sự sẽ rất tốn kém khi có một số lượng lớn mặt hàng cần quản lý vì doanh nghiệp cần rất nhiều nhân viên làm việc trực tiếp tại kho. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng thì chắc chắn sẽ làm giảm thiểu tối đa số lượng nhân viên, đồng thời giúp nhà bán quản lý nhân sự dễ dàng hơn.

Quản lý chính xác số lượng hàng tồn kho

Khi sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng, ngoài việc tối ưu hóa vấn đề lưu kho, tận dụng tối đa không gian lưu trữ hàng trong kho thì các phần mềm này còn giúp doanh nghiệp quản lý số lượng hàng tồn kho một cách chính xác nhất, dựa vào các trường thông tin về mẫu mã, quy cách, số lô, hạn sử dụng,…

Việc luôn nắm chắc số lượng hàng hóa, số loại mặt hàng sẽ giúp doanh nghiệp luôn cung cấp đầy đủ và nhanh nhất cho khách hàng các sản phẩm mà họ mong muốn. Hơn nữa, thông qua phần mềm quản lý kho hàng, người quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan về lượng hàng tồn ở tất cả các kho giúp giảm tồn kho đến mức tối thiểu, tránh ứ đọng vốn cố định.

Định mức chi tiết từng mặt hàng

Các phần mềm quản lý kho hàng hiện nay đều có thể hỗ trợ quản lý hàng hóa trong kho theo nhiều đơn vị tính khác nhau (km, m, cm, tấn, tạ, yến, kg, bao, thùng, chai, lọ, vỉ,…), nhờ đó việc quản lý chính xác định mức hàng hóa trong kho trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Ngoài ra, các phần mềm quản lý kho hàng hàng còn hỗ trợ việc tính toán lượng nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất, tính giá thành sản phẩm, tính định mức nguyên vật liệu cho một sản phẩm…

Tăng cường tính toàn vẹn và chính xác

Phần mềm quản lý kho hàng giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý hàng tồn kho. Bằng cách tự động hóa các quy trình nhập xuất hàng, phần mềm giảm thiểu nguy cơ sai sót do con người và đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu.

Phần mềm quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý tồn kho bằng cách tự động hóa quy trình nhập xuất hàng và theo dõi tồn kho chính xác. Điều này giúp tránh thiếu hoặc thừa tồn kho, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận. Tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu từ phần mềm giúp doanh nghiệp ra quyết định chiến lược kinh doanh và thực hiện kiểm tra, đánh giá một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu suất và hiệu quả hoạt động, từ đó đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận.

Cung cấp báo cáo chi tiết tự động

Nhằm giúp nhà bán nhanh chóng cập nhật tình hình tại kho, các phần mềm quản lý kho hàng hiện nay còn hỗ trợ tính năng tạo báo cáo với nội dung theo nhu cầu của người dùng và dựa trên các dữ liệu được liên tục cập nhật trên phần mềm. Các báo cáo được thể hiện dưới hình thức sơ đồ, biểu đồ, bảng biểu để biểu diễn dữ liệu trong bản báo cáo nhằm đưa đến cái nhìn sinh động, trực quan nhất cho người xem. Từ đó, doanh nghiệp có thể có một cái nhìn tổng quan nhất về tình hình kinh doanh của mình nhằm đưa ra chiến lược phù hợp nhất với thực tế.

Khi cần kiểm tra hoặc đánh giá các thông tin về tồn kho, dữ liệu từ phần mềm quản lý kho là nguồn thông tin chính xác và dễ truy cập. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng và chính xác trong việc thực hiện các quy trình kiểm tra và đánh giá.

Việc sử dụng phần mềm quản lý kho là cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Phần mềm này giúp tối ưu hóa quản lý tồn kho, nâng cao chính xác và tính toàn vẹn của dữ liệu, tăng cường hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian cho nhân viên, cải thiện dịch vụ khách hàng và cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá hiệu suất kinh doanh và đưa ra quyết định chiến lược.