1001 điều cần biết về phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng

Việc quản lý thông tin khách hàng bằng sổ sách gặp phải những khó khăn khi lượng khách ngày càng đông và trở nên “quá tải”. Bạn nghĩ đến phương án dùng các loại phần mềm Excel, phần mềm miễn phí được rao trên mạng để thay thế nhưng chưa “ăn thua”. Vậy giải pháp phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng nào là tối ưu nhất? Lựa chọn một nhà cung cấp uy tín để iải quyết bài toán giữ chân và tăng tỷ lệ khách quay lại mua hàng ngay trong bài viết sau.

Phần mềm quản lý khách hàng là gì?

Phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng còn được gọi với nhiều cái tên như phần mềm quản lý khách hàng, quản lý data khách hàng,.. Tóm lại chúng đều là tên gọi của phần mềm CRM (có nghĩa là quản lý quan hệ khách hàng). Đây là hệ thống giúp bạn lưu trữ thông tin khách hàng, kết hợp dữ liệu để phân tích khách hàng, phân loại khách hàng và tạo ra các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp với từng nhóm đối tượng.

Việc áp dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng không đơn thuần là chỉ là sử dụng 1 công cụ, nó còn liên quan đến quy trình kinh doanh và phương thức làm việc của đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm hiệu quả sẽ khai thác tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên, gia tăng tính chuyên nghiệp và tiết kiệm tới 60% thời gian, công sức và chi phí vận hành.

Phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng

Đối tượng nào nên sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng?

Ngay từ cái tên đã nói lên tất cả, phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng phù hợp cho những ai muốn xây dựng, bồi đắp mối quan hệ với khách hàng một cách chuyên nghiệp, chính xác, khoa học. Trong đó đối tượng chính rất cần thiết phải sử dụng khi có một hoặc nhiều nhu cầu sau:

• Cần lưu lại thông tin khách hàng để nhận diện khách hàng (Có khách hàng thân thiết, thường xuyên tương tác với cửa hàng)
• Thông tin khách hàng đến từ nhiều nguồn khác nhau (online/offline)
• Phải theo dõi hành trình mua hàng của khách, đặc biệt với khách hàng có chu kỳ bán hàng dài và qua nhiều giai đoạn bán hàng.
• Cần quản lý công nợ của khách hàng
• Phải phân loại khách hàng để đánh giá mức độ tiềm năng và re-marketing
• Cần lên các cơ chế tích điểm, chăm sóc khách hàng sau bán
• Muốn xây dựng quy trình và theo dõi hiệu quả bán hàng

Khó khăn trong quản lý dữ liệu khách hàng

– Không có cái nhìn toàn diện về khách hàng :

Điều này là kết quả của việc data khách hàng không được lưu trữ tập trung mà phân tán. Thông tin lưu trữ bằng sổ sách hoặc dùng phần mềm quản lý khách hàng bằng Excel không đồng nhất, tập trung mà lưu riêng lẻ ở nhiều nơi như cửa hàng, máy tính bán hàng, kênh điện tử, các máy nhân viên kinh doanh. Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi tìm hiểu khách hàng. Đơn giản như việc tìm kiếm và truy xuất thông tin cũng rất mất thời gian.

– Quản trị nguồn thông tin kém hiệu quả

Khi thông tin không được lưu trữ đồng bộ và update liên tục sẽ khó xử lý khi thực hiện các chiến dịch re-marketing, chăm sóc khách hàng cũ, resale,… Việc chia sẻ thông tin nội bộ giữa các chi nhánh, phòng ban cũng bị chậm trễ và cồng kềnh tốn thời gian. Điều này khiến chất lượng bán hàng bị kém và làm doanh số bán thụt giảm.

– Tốn nhiều thời gian, công sức cho xử lý số liệu:

Với sổ sách truyền thống muốn xử lý hết dữ liệu cho 100 khách hàng phải mất vài ngày. Nếu nhiều hơn bạn nghĩ đến các phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng bằng excel. Tuy nhiên, để làm được điều này đòi hỏi người dùng phải có nghiệp vụ, biết tin học văn phòng ở mức cơ bản. Đặc biệt, với những doanh nghiệp lớn, có tệp khách hàng nhiều thì việc tổng hợp báo cáo như thế sẽ càng khó khăn và mất thời gian.

Giải pháp CRM

– Phản hồi khách hàng trễ, sai lệch, thiếu chuyên nghiệp:

Xuất phát từ việc doanh nghiệp phản hồi khách một cách thủ công, không có công cụ hỗ trợ. Trong một ngày cửa hàng phải tương tác với hàng trăm khách hàng, số lượng phản hồi mà cửa hàng nhận được cũng sẽ là con số tương ứng. Khi không có CRM, người tư vấn không biết được chính xác nhu cầu khách hàng, lịch sử mua, các vấn đề vướng mắc của từng khách hàng dẫn đến phản hồi chậm, làm khách hàng không hài lòng cũng như làm giảm uy tín của doanh nghiệp.

Có nên dùng các phần mềm quản lý khách hàng miễn phí?

Đây là vấn đề thường gặp với các doanh nghiệp nhỏ lẻ khi mới mở cửa hàng, chi nhánh. Nó xuất phát từ việc tài chính chưa dư dả, sợ thuê các dịch vụ CRM đắt, phí đầu tư và vận hành cao.

Tuy nhiên với các phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng miễn phí luôn đi kèm các rủi ro lớn như tính bảo mật kém, dễ bị đánh cắp data khách hàng. Khi dữ liệu đầu vào bị sai sót (lỗi đánh máy, tính trùng lặp, …) ở các cửa hàng, chi nhánh máy thường không lọc kết quả dẫn đến tính chính xác của dữ liệu chung của doanh nghiệp. Cá biệt một số trường hợp sau khi cài phần mềm miễn phí còn bị virus độc hại làm tê liệt luôn toàn hệ thống.

Callio CRM – Phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng số 1

♥ CALLIO – phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng tự động ghi lại toàn bộ dữ liệu từ cuộc gọi với khách hàng: chuyển ghi âm sang text, phân loại đối tượng tiềm năng, theo sát hành trình bán hàng, tăng chất lượng chăm sóc dịch vụ, giúp tỷ lệ chốt đơn tăng “vù vù”.

Nền tảng phần mềm quản lý thông tin khách hàng Calio

CRM Callio hoạt động trên nền tảng tổng đài 4.0 – Quay Gọi thông minh:

Gọi ra: Cước gọi kinh tế, Tự động chọn nội mạng, Click to call không cần bấm số

Gọi vào: Tự động truy vấn thông tin khách hàng giúp nhân viên làm chủ tình huống, cài đặt menu trả lời, tự động định tuyến cuộc gọi vào

• Chiến dịch Gọi tự động hàng loạt (Power call) – Gọi thông minh (Predictative call)

• Xử lý đồng thời nhiều cuộc gọi vào, ra;

• Tự động phân loại kết quả cuộc gọi và báo cáo thời gian thật (máy bận, sai số, khách từ chối ko nghe, đứt kết nối v.v..)

• Nhiều lựa chọn hỗ trợ tiếp tục kết nối sau cuộc gọi (tin nhắn sms, tin nhắn thoại, email)

Vì sao nên chọn giải pháp CRM Callio?

Callio cam kết nâng cao hiệu quả bán hàng. Giải pháp CRM Callio giúp doanh nghiệp:

• x2 Doanh số: Ngay lập tức nâng cao hiệu quả công việc! Gọi Dữ liệu lạnh hiệu quả, tăng gọi chốt Sales, nhắc việc bám sát khách hàng tiềm năng, tăng chuyển đổi.

• x3 Lưu lượng gọi: Không bấm số – Quay gọi tự động – Quay gọi thông minh – Tự động phân loại kết quả cuộc gọi, giảm ghi chép – Hỗ trợ Chiến dịch gọi theo kịch bản soạn sẵn

• Tiết kiệm tối thiểu 50% cước gọi: Tích hợp sẵn tổng đài, Cam kết tiết kiệm từ 2-13 lần tổng đài thường. Gọi nội bộ MIỄN PHÍ

• CRM đẳng cấp: Khả năng đáp ứng hàng nghìn cuộc gọi, hàng triệu dữ liệu khách hàng, hàng nghìn nhân viên của doanh nghiệp cùng một thời điểm

• Không đầu tư chi phí ban đầu: Không chi phí đầu tư thiết bị, không chi phí nhân công vận hành. Chi phí ứng dụng công nghệ vô cùng thấp, theo lưu lượng sử dụng thực tế!

• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Tự động ghi âm và phân loại kết quả, chất lượng cuộc gọi – Dễ dàng giám sát chất lượng xử lý quan hệ khách hàng và Thống kê báo cáo theo thời gian thực.

Trung bình, một điện thoại viên phải trả lời từ 120 đến 150 cuộc điện thoại của khách hàng mỗi ngày, con số ấy nhân với khoảng 1.000 điện thoại viên, nghĩa là mỗi ngày, hệ thống phần mềm quản lý data khách hàng Callio đã trợ giúp được khoảng 120.000 đến 150.000 lượt khách hàng. Đó là điều đáng kể đối với một hãng viễn thông, cho thấy nhu cầu bức thiết của dịch vụ chăm sóc khách hàng quan trọng đến nhường nào.

Quản lý thông tin khách hàng giúp doanh nghiệp xây dựng được tệp thông tin khách hàng giá trị. Sử dụng ngay giải pháp phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng từ Callio chúng tôi chia sẻ trên đây để cải thiện chất lượng hoạt động này nhé!

Đăng ký dùng miễn phí tại đây: ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ