Kỹ năng giao tiếp với khách hàng một chuyên viên cần có là gì?

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng khôn khéo, thông minh không chỉ giúp bạn thuyết phục được đối tác mà còn giúp bạn xây dựng được các mối quan hệ lâu dài, mang lại nhiều lợi ích cho sự nghiệp của mình. Đây chính là chìa khóa thành công cho bất kỳ một lĩnh vực kinh doanh nào. Vậy một chuyên viên cần có kỹ năng gì?

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng – Luôn chủ động lắng nghe

Một trong những nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp với đối tác/khách hàng là lắng nghe. Khi người đối diện đang nói, bạn tiếp thu những gì họ nói, cũng là khoảng thời gian để bạn sắp xếp trình tự những điều chuẩn bị nói? Tuy nhiên, thời gian này đa số mọi người thường sẽ để tâm trí lơ đễnh theo mọi thứ xung quanh. Chính vì vậy, việc lắng nghe chủ động thường không đơn giản như bạn tưởng.

Muốn trở thành người có thể lắng nghe tốt hơn bạn cần thực hiện các bước cơ bản sau: Di chuyển đến một nơi yên tĩnh, hạn chế bị phân tâm. Đừng làm 2 -3 việc cùng một lúc, mà thay vào đó hãy dành cho người khác sự tập trung cao độ nhất. Đặc biệt không ngắt lời, khi đối tác vừa nói xong thì bạn nên diễn giải hoặc tóm tắt những gì họ vừa nói. Qua đó đưa ra những giải pháp cho vấn đề mà họ gặp phải.

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng chuyên nghiệp là luôn lắng nghe

Luôn thân thiện là kỹ năng giao tiếp với khách hàng cần có

Cho dù bạn có tính cách lạc quan, luôn năng động hay là người trầm tính luôn tích cực và thân thiện với khách hàng. Khi trao đổi với khách qua điện thoại, hãy luôn hỏi xem ngày hôm nay của họ thế nào. Hãy thực sự quan tâm đến những vấn đề họ gặp phải.

=> Để trải nghiệm phần mềm CALLIO hãy truy cập TẠI ĐÂY

Nói “không” đúng thời điểm là kỹ năng giao tiếp nên có

Bất kỳ ai cũng đều không thích nghe từ “không” bởi vậy bạn nên hạn chế sử dụng từ này trong giao tiếp. Nếu bắt buộc phải sử dụng thì bạn nên diễn đạt một cách tích cực nhất cho khách hàng hiểu.

Ví dụ như khi khách hỏi bạn có thể hoàn thành dự án nào đó vào một ngày nhất định hay không? Và thay vì nói “Không, tôi xin lỗi vì điều đó là không thể”, thì bạn có thể trả lời rằng “Tôi xin lỗi, có khả năng tôi không thể hoàn thành dự án này trước ngày đó được. Nhưng tôi sẽ phản hồi lại cho mình kết quả sớm nhất trong X thời gian, liệu có ổn không?”. Cách này vừa tạo ấn tượng trong giao tiếp, vừa giúp khách dễ dàng thông cảm với bạn hơn. Đây được xem là một trong những kỹ năng giao tiếp với khách hàng mà mỗi nhân viên cần nắm vững.

Hạn chế sử dụng từ “không” đối với khách hàng

Thường xuyên nói “làm ơn” và “cảm ơn” với khách của mình

Đây được xem là một trong những kỹ năng giao với tiếp khách hàng quan trọng nhất. Mặc dù nó là điều cơ bản, nhỏ nhặt nhưng nó lại mang ý nghĩa rất lớn. 

Ví dụ, khi đến những nhà hàng lớn, chúng ta thường thấy người phục vụ nói “làm ơn” và “cảm ơn” với những vị khách của mình. Bởi đây là cách thể hiện sự lịch sự, khiến khách hàng cảm thấy rằng họ được tôn trọng hơn. Chính vì thế, hãy cố gắng sử dụng từ “cảm ơn” và “làm ơn” thành một thói quen khi giao tiếp với khách hay đối tác của mình.

Đảm bảo tính nhất quán – Kỹ năng giao tiếp với khách hàng

Trong thông điệp và trong cả cách giao tiếp bạn cần phải có sự nhất quán. Bởi trong lần tương tác đầu tiên với khách, họ sẽ đưa ra một số kỳ vọng nhất định với tổ chức/doanh nghiệp của bạn. Nếu nhận được những thiện chí trong lần gặp đầu và những lần sau đó lại cảm thấy khó chịu, không có sự nhiệt tình thì khách hàng chắc chắn sẽ có chút không thoải mái.

Trong quá trình giao tiếp, hãy nghĩ về giá trị thương hiệu, những giá trị mà bạn muốn khách hàng nhận được tại doanh nghiệp của bạn. Hoặc bạn cũng có thể trao đổi với đồng nghiệp về cách giao tiếp với đối tác/khách hàng như thế nào? Đảm bảo rằng tất cả mọi người trong cùng một nhóm đều giao tiếp với khách theo cùng một phong cách.

Nhất quán trong thông điệp và trong cả cách giao tiếp

Chú ý tới những kỹ năng giao tiếp không lời

Thực tế, giao tiếp không lời cũng quan trọng không kém với giao tiếp bằng lời nói hay giao tiếp bằng văn bản. Khi bạn giao tiếp với khách, hãy vừa sử dụng lời nói, vừa sử dụng thêm ngôn ngữ hình thể. 

Ví dụ, tư thế đứng của bạn thế nào, ngôn ngữ cơ thể của bạn ra sao? Cách giao tiếp bằng mắt của bạn có thân thiện? Chính vì vậy, khi kiểm soát tốt ngôn ngữ cơ thể và thực hiện duy trì giao tiếp bằng mắt với khách là kỹ năng giao tiếp với khách hàng rất quan trọng mà mọi nhân viên nên có.

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng cần có sự chuyên nghiệp

Tuỳ từng khách hàng bạn sẽ lựa chọn phong cách giao tiếp, tuy nhiên vẫn sự được sự chuyên nghiệp của mình. Nếu khách sử dụng giọng điệu trang trọng bạn cũng nên thực hiện theo. Nếu khách hàng bình thường và là người vui tính, hãy phản hồi theo hướng tương tự. Hãy trở thành nhiều phiên bản khác nhau để phù hợp với từng khách hàng. Điều này sẽ giúp khách hàng gắn bó với bạn lâu hơn. 

Điều chỉnh phong cách giao tiếp sao cho phù hợp với từng đối tượng

Cập nhật nội dung một cách rõ ràng và súc tích

Khi khách hàng của bạn là người không có nhiều thời gian. Họ thường sẽ diễn giải qua email mà bạn đã gửi trước đó. Vì vậy, trong email cần có nội dung rõ ràng, cụ thể và đi thẳng luôn vào vấn đề. Hãy cố gắng câu từ ngắn gọn và đầy súc tích nhất có thể.

Rõ ràng, súc tích là kỹ năng giao tiếp với khách hàng nên có

Kết luận

Trên đây là những kỹ năng giao tiếp với khách hàng mà một nhân viên chuyên nghiệp cần phải có. Hy vọng rằng những ý kiến trên của CALLIO chúng thực sự giúp ích cho bạn trong phần giao tiếp. Hãy tiếp tục theo dõi website của chúng tôi để cập nhật thêm những kiến thức mới mỗi ngày nhé!