Gửi email tự động đang là xu hướng được ứng dụng trong mọi tổ chức, doanh nghiệp và đặc biệt là mảng marketing online. Khi người dùng có nhu cầu gửi thư điện tử hàng loạt cùng với nội dung giống nhau cho rất nhiều người cùng lúc sẽ thực hiện hành động này.
Mặc dù được sử dụng rộng rãi, song không phải ai cũng hiểu rõ cách triển khai công cụ này sao cho đạt hiệu quả. Với mục tiêu giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về email tự động cũng như lợi ích của nó, CALLIO xin cung cấp những thông tin liên quan trong bài viết sau.
Gửi email tự động được hiểu là những lá thư điện tử được thiết lập sẵn để trả lời khách hàng một cách tự động. Các email này sẽ được truyền đi khi khách hàng thực hiện một hành động cụ thể nào đó trên các ứng dụng kết nối với hộp thư hoặc các website.
Gửi email tự động ra đời nhằm phục vụ nhu cầu gửi thư hàng loạt. Thay thế cho hình thức gửi thư truyền thống. Người dùng có thể gửi hàng trăm, hàng ngàn email tự động trong một khoảng thời gian ngắn.
Nội dung email tự động sẽ được thiết lập sẵn. Nội dung có thể là chào mừng khách hàng mới, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới, chăm sóc dịch vụ khách hàng, tri ân ưu đãi/khuyến mãi cho khách hàng lâu năm,… Email sẽ được thiết lập, cài đặt soạn thảo nội dung, hình thức, cùng thời gian gửi,… khác nhau tùy theo từng nhóm đối tượng khách hàng và mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp.
Email tự động mang lại rất nhiều những trải nghiệm tuyệt vời. Vừa giúp tiết kiệm thời gian, ngân sách đồng thời giúp cho hiệu suất làm việc tăng cao. Cụ thể, những lợi ích sử dụng công nghệ mới này bao gồm:
Theo nghiên cứu của nhiều chuyên gia marketing cho biết có đến hơn 90% khách hàng bị thu hút bởi những email tự động. Bởi nó khiến khách hàng cảm thấy được tôn trọng. Họ thường có hành động trả lời hoặc tiến hành những chuyển đổi sau khi nhận được dạng email này. Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân khiến email tự động được sử dụng nhiều trong marketing.
Gửi email thủ công thường tốn rất nhiều thời gian, công sức của nhân viên mà năng suất lại không bằng gửi email tự động. Loại hình mới này sẽ giúp tổ chức/doanh nghiệp cải thiện năng suất làm việc của nhân viên. Bởi họ sẽ không cần mất quá nhiều thời gian cho việc gửi email hàng loạt.
Gửi email tự động sẽ mang đến cho bạn khả năng tiếp cận khách hàng vô hạn. Chỉ cần có khách hàng đăng ký danh sách nhận email, hệ thống sẽ có nhiệm vụ tự động tương tác với họ. Đồng nghĩa với việc tổ chức/doanh nghiệp có thể mở rộng chiến lược tiếp thị đến nhiều tệp khách hàng hơn. Kéo theo đó là việc chăm sóc khách hàng cũng được thực hiện hiệu quả hơn.
Gửi email tự động hỗ trợ doanh nghiệp tương tác với khách hàng dựa trên nội dung kịch bản có sẵn. Phần mềm này sẽ được cài đặt tự động phân tích những hành vi của khách hàng và lựa chọn mẫu, chỉnh sửa nội dung thông tin và phù hợp để gửi đi.
Để triển khai một danh sách email tự động mang lại hiệu quả cao, bạn cần tiến hành theo 4 bước cơ bản sau.
Đầu tiên, tổ chức/doanh nghiệp nên xác định mình cần gì khi có nhu cầu triển khai email tự động. Điều này mang tính quyết định lớn đến việc xây dựng các nội dung kịch bản, số lượng và kế hoạch chi tiết, phù hợp.
Một trong những bước để có thể sử dụng email tự động thành công đó là thu thập dữ liệu về khách hàng. Điều này giúp sẽ giúp doanh nghiệp bạn có được tệp dữ liệu để gửi email tự động với nội dung chào mừng, chúc mừng sinh nhật, giới thiệu sản phẩm, ưu đãi… mang tính cá nhân hóa cao.
Sau khi xác định được đối tượng mục tiêu, có được data khách hàng trong tay điều bạn cần làm chính là tạo email tự động. Có rất nhiều công cụ phần mềm hỗ trợ bạn tạo lập email tự động, song để có được những email chuyên nghiệp, chất lượng nhất bạn nên tìm đến các đơn vị cung cấp uy tín.
Sau khi đã sở hữu danh sách email tự động, điều bạn cần làm chính là đo lường kết quả. Thực hiện bằng cách theo dõi những kết quả được hệ thống cập nhật, thống kê. Nếu phát hiện hiệu suất của công việc không được như ý, tương tác với khách không như mong đợi, hãy xem xét chỉnh sửa lại nội dung và điều chỉnh tần suất gửi email.
Để giữ tương tác qua lại với khách hàng, đồng thời tăng thêm chuyển đổi từ những tương tác này, email tự động mà bạn xây dựng cần được cải tiến và thay đổi nội dung liên tục cho phù hợp với mỗi thời điểm, đối tượng. Để làm được điều này, bạn cần lưu ý thực hiện một số điều sau:
Thông tin từ các câu trả lời của khách hàng phản ánh đúng nhất về nhu cầu, thị hiếu của họ trong thời điểm đó. Chúng là yếu tố giúp bạn trong việc xây dựng kế hoạch, định hướng nội dung và kịch bản cho email cũng như các chiến lược marketing sau này.
Đưa ra thông tin về các chương trình giảm giá là một trong những biện pháp mang lại hiệu quả. Các phiếu giảm giá, khuyến mãi, mã miễn phí vận chuyển,,… gửi qua email tự động có thể làm tăng tỷ lệ mua hàng đáng kể. Tuy nhiên, đừng lạm dụng quá nhiều, tránh trường hợp khi bạn không tung ra mã giảm khách hàng lập tức chọn sản phẩm của đối thủ.
=> ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ phần mềm CALLIO
Phần lớn khách hàng thường tương tác với tổ chức/doanh nghiệp nhiều lần trước khi đưa ra quyết định mua một sản phẩm nào đó. Vậy nên, để chuyển đổi những đối tượng này, bạn nên tạo các chiến dịch nhỏ giọt để tương tác với khách thường xuyên, liên tục. Nó sẽ nhắc nhở khách hàng về tổ chức/doanh nghiệp cũng như các sản phẩm/dịch vụ doanh nghiệp cung cấp.
Gửi email tự động mang lại rất nhiều tiện ích, đồng thời hỗ trợ tối đa cho các tổ chức/doanh nghiệp trong các chiến dịch email marketing. Với các lợi ích cũng như cách triển khai, sử dụng email tự động hiệu quả ở trên, mong rằng bạn sẽ có những trải nghiệm tuyệt vời với công nghệ này.
