Công việc của một nhân viên tổng đài quả thực không hề dễ dàng và gặp nhiều áp lực cao với tần suất liên tục. Ngoài việc phải tiếp nhận trả lời các thắc mắc của khách hàng ngay lập tức, họ còn phải nghe những lời phàn nàn, tức giận khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của Doanh nghiệp dù đó không phải là lỗi của nhân viên tổng đài.
Vậy làm thế nào để giảm áp lực công việc cho họ? Giải pháp là cải tiến công nghệ, dùng dịch vụ tổng đài ảo để tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm công sức và thời gian cho nhân viên.
Nhân viên tổng đài hay còn gọi là nhân viên chăm sóc khách hàng được xem là bộ mặt của tổ chức, Doanh nghiệp khi đại diện tổ chức, DN tiếp xúc với khách hàng hằng ngày. Họ chính là những người trao đổi hai chiều, lắng nghe ý kiến của khách hàng và đưa đến cho lãnh đạo. Ngược lại, cũng mang những thông điệp của tổ chức, DN đến với khách hàng thông qua các cuộc gọi.
Chính vì vậy, các nhân viên làm việc trong Call Center phải đối mặt với áp lực cao. Họ không chỉ cần biết thông tin chi tiết về sản phẩm dịch vụ của Doanh nghiệp mà còn phải luôn sẵn sàng đáp ứng mọi lúc trên tất cả các kênh liên lạc, đặc biệt là qua thoại. Một nhân viên tổng đài chỉ cần phạm lỗi nhỏ cũng sẽ mất điểm trong mắt khách hàng, thậm chí khách hàng có thể rời bỏ bạn để lựa chọn những nhà cung cấp khác – các đối thủ luôn sẵn sàng chờ đợi “sơ hở” từ bạn.
Nhìn chung, công việc của nhân viên tổng đài còn phải làm việc với quy trình truyền thống rắc rối: hằng ngày vẫn phải có người theo dõi, ngồi bên cạnh giám sát khi nói chuyện, làm báo cáo hằng ngày, ghi chép thông tin khách hàng, bấm gọi liên tục hết số này qua số kia một cách nhàm chán… Có rất nhiều người đã phải nghỉ việc hoặc rẽ hướng sang môi trường công việc vì áp lực đến từ phía khách hàng cũng như chính môi trường làm việc của họ.
Tổng đài ảo là dịch vụ nghe – thoại hiện đại sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng điện toán đám mây nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng kết nối cuộc gọi và giảm chi phí thoại xuống mức thấp nhất. Từ đó, kết hợp với giải pháp crm (quản lý khách hàng) để nâng cao chất lượng chăm sóc và tối ưu chốt sale dễ dàng qua các cuộc gọi.
Dịch vụ tổng đài ảo hoạt động rất đơn giản, sử dụng hoàn toàn trên Internet, tức là truyền âm thanh, dữ liệu qua mạng thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Tổng đài cloud có thể hoạt động được trên nhiều thiết bị (PC, Mobile, IP Phone…). Hiện nay, tổng đài OMICall còn cung cấp dịch vụ nghe gọi trực tiếp bằng video call tương tự như Facebook và Zalo đang sử dụng.
Khi bạn gọi đến doanh nghiệp thường nghe thông điệp như: “Chào mừng quý khách đã gọi đến công ty chúng tôi. Hãy nhấn phím 1 để gặp bộ phận kinh doanh, phím 2 để gặp bộ phận kỹ thuật…” tùy vào phím nhấn của khách hàng, hệ thống sẽ tự chuyển hướng cuộc gọi theo yêu cầu mong muốn.
Tính năng này giúp tự động hướng dẫn chi tiết cho người gọi đến, doanh nghiệp có thể tạo sẵn bất kỳ kịch bản nào (gặp tổng đài viên, chuyển trực tiếp đến máy nhánh liên quan, giải đáp thắc mắc,…). Nhờ vào dịch vụ tổng đài ảo mà quá trình chăm sóc khách hàng nhân viên trở nên chủ động và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết. Họ cũng đỡ phải giải quyết những vấn đề không thuộc chuyên môn chính của mình để rồi lại phải chuyển sang bộ phận khác xử lý.
Theo một thống kê cho thấy trước đó chỉ có 13% nhân viên tổng đài làm việc thường trực từ xa tuy nhiên đến cuối năm 2021 đã tăng đến 82% và năm 2022 còn nhiều hơn nữa. Điều đó chứng tỏ trong đại dịch, tác dụng của dịch vụ tổng đài ảo đã phát huy triệt để. Thay vì chỉ có thể làm việc ngay tại công ty, nhân viên biết là họ được tin tưởng để có thể làm việc tại nhà.
Hiện nay người ta có đủ thiết bị và công cụ trên nền tảng đám mây dễ dàng truy cập và lưu trữ dữ liệu. Vì thế, dù cho nhân viên làm việc tại nhà hay bất cứ đâu cũng có thể tiếp nhận và xử lý công việc. Kết quả cuối cùng mới là điều cần nói, giảm bớt áp lực cho nhân viên để họ tự do hoạt động. Đây cũng là điều có lợi cho cả doanh nghiệp lẫn các nhân viên, họ có thể thoải mái làm việc trong khi vẫn đảm bảo hiệu quả làm việc cho công ty.
Khả năng kết nối đa nền tảng còn giúp nhân viên thao tác chăm sóc khách hàng bằng cách gửi SMS, inbox qua Zalo, Facebook Messenger, Email marketing thay vì chỉ có 1 kênh duy nhất là Gọi điện. Còn các nhà quản lý vẫn có thể điều hành hoạt động và kiểm soát chất lượng mọi lúc mọi nơi vì các thao tác đều được thực hiện và lưu trữ trên một giao diện web/app duy nhất để dễ dàng xem lại.
Khách hàng luôn thích cảm giác trở nên “đặc biệt” trong mắt doanh nghiệp. Vì thế nếu 1 nhân viên tổng đài nhận ra khách hàng là ai, nắm bắt được nhân khẩu học của các khách hàng là một cách hiệu quả để khiến khách hàng cảm thấy hài lòng khi được hỗ trợ và đặc biệt năng suất làm việc của nhân viên sẽ tăng lên đáng kể nhờ giải pháp này.
Dịch vụ tổng đài ảo còn tích hợp giải pháp CRM – quản lý hồ sơ khách hàng giúp bạn lưu thông tin mỗi vị khách nhanh chóng và tìm kiếm cực nhanh khi khách gọi điện đến. Phần mềm cũng ghi chú số lần tương tác, lịch sử mua hàng, quá trình chăm sóc,.. Đây là điều kiện tuyệt vời để các nhân viên tổng đài của bạn có thể xây dựng các kết nối cá nhân và có ý nghĩa với khách hàng của họ.
Hệ thống nhận diện khách hàng gọi đến; loại bỏ các thông tin bị trùng lặp, sắp xếp dữ liệu theo trường thông tin tùy chỉnh theo ý muốn của từng nhân viên để tăng hiệu suất làm việc.
Nhân viên thực hiện cuộc gọi hàng loạt chỉ với một cú nhấp chuột, giảm 30% thời gian tìm số, quay số, chờ đổ chuông. Mọi nhân viên chỉ cần 01 số điện thoại duy nhất để liên hệ với khách hàng. Dịch vụ tổng đài ảo là giải pháp cuộc gọi thực hiện trên nên Internet (App to Call, App to App) giúp tiết kiệm cước phí cuộc gọi thông thường.
Với công nghệ vượt bậc và mang lại nhiều lợi ích thì tổng đài ảo Callio đang được nhiều thương hiệu lớn tin dùng vì có những tính năng tiên tiến mang tính đột phá cho doanh nghiệp như:
– Mở rộng nhánh máy ra các phòng/ban/chi nhánh không giới hạn với hệ thống đơn giản và chi phí rất thấp giúp giải quyết vấn đề của khách hàng được nhanh chóng hơn. Bạn có thể cài chế độ trả lời tự động giúp hướng dẫn chi tiết cho người gọi đến, doanh nghiệp có thể tạo sẵn bất kỳ kịch bản nào (gặp tổng đài viên, chuyển trực tiếp đến máy nhánh liên quan, giải đáp thắc mắc,…). Và tùy vào phím nhấn của khách hàng, hệ thống sẽ tự chuyển hướng cuộc gọi theo yêu cầu mong muốn.
– Hệ thống tổng đài ảo tự động hóa, công nghệ tiên tiến nhất, cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng, hạn chế tình trạng bỏ rơi khách.
– Đơn giản sử dụng: Hệ thống của Callio luôn hướng đến sự thân thiện cho người dùng, mọi chức năng đều được tinh gọn cho việc sử dụng trở nên đơn giản hơn. Quản lý và mở rộng rất dễ dàng
– Thông minh: Hệ thống hoạt động thông minh, logic, thống nhất và đặc biệt là đồng bộ các kênh xoay quay khách hàng, tích hợp được với các phần mềm của bên thứ 3, CRM, ERP, báo cáo tổng quan và chi tiết. Giao tiếp All – in – One với khách hàng, đối tác đúng xu hướng hiện đại, chuyên nghiệp.
– Cập nhật báo cáo real – time, dữ liệu update liên tục trên cloud thuận tiện theo dõi mọi lúc mọi nơi qua internet.
– Tiết kiệm: Giải pháp tổng đài cloud giúp tiết kiệm được chi phí đầu tư trang thiết bị, giảm thiểu tối đa chi phí vận hành và nhân sự cho doanh nghiệp.
– Bảo mật: Lưu trữ mọi thông tin khách hàng an toàn, đảm bảo tài sản cho doanh nghiệp tối đa.
Nếu bạn còn nghi ngờ, hãy tự mình trải nghiệm ngay bằng cách bấm vào link: (Free 100%)
