Đại học Phenikaa tuyển sinh mạnh mẽ với chức năng tổng đài của Callio

Về trường đại học Phenikaa

Trường Đại học Phenikaa (tiền thân là Đại học Thành Tây), thành lập từ 2007 và trở thành đơn vị giáo dục dẫn đầu trong hệ thống sinh thái của tập đoàn Phenikaa – Tập đoàn công nghệ và công nghiệp hàng đầu tại Việt Nam từ năm 2018. Phenikaa được đánh giá 5 sao của University Performance Metrics và đồng thời đạt rất nhiều các giải thưởng danh giá khác như:

• Top 1 các trường đại học và viện nghiên cứu tại Việt Nam trong 3 năm liền 2021, 2022 và 2023
• Top 401-600 thế giới về Quan hệ đối tác về Phát triển các mục tiêu bền vững và Top 601-800 thế giới về Giáo dục có Chất lượng trong bảng xếp hạng THE Impact Rankings 2023

Với chương trình đào tạo Đại học chính quy với 55 chương trình đào tạo, 3 hệ liên kết quốc tế với 11 chương trình đào tạo và hệ đào tạo Sau đại học với 8 chương trình Thạc sĩ và 4 chương trình Tiến sĩ, Đại học Phenikaa hiện có khoảng 17.000 sinh viên, chỉ tiêu tuyển sinh năm học 2024-2025 dự kiến khoảng 12000 sinh viên.

Nhu cầu quản lý tuyển sinh

Trong các chiến dịch tuyển sinh ngắn hạn cho một số chương trình tuyển sinh mới, Nhà trường đối mặt với một thách thức mới đó là triển khai một chiến dịch tuyển sinh trong thời gian ngắn với số lượng lớn cộng tác viên nội bộ và nguồn lực marketing agency bên ngoài. Những câu hỏi được đặt ra là:

• Làm sao để triển khai một CRM cơ động trong khoảng thời gian cực ngắn?
• Phối hợp với digital agency kiểm tra số lượng lead sao cho hiệu quả?
• Quản lý và giám sát quá trình CSKH nội bộ sao cho chính xác?
• Theo dõi toàn bộ chiến dịch bằng cách nào?

Để giải quyết bài toán này, nhà trường đã lựa chọn Callio là công cụ quản lý hiệu quả để triển khai, phối hợp và giám sát quá trình tuyển sinh.

Kết quả chính

Phần mềm Callio phát huy hiệu quả đối với các chiến dịch tuyển sinh ngắn hạn của trường Đại học Phenikaa với thời gian triển khai nhanh chóng, đáp ứng được nhu cầu gọi điện tư vấn thí sinh tiềm năng, quản lý data khoa học, giám sát công việc nội bộ và phối hợp đối soát với Digital Marketing Agency. 

Nhà trường sử dụng gói dịch vụ Pro của Callio, thực hiện hàng trăm cuộc gọi tư vấn mỗi ngày, chăm sóc hàng nghìn thí sinh tiềm năng cho mỗi chiến dịch tuyển sinh chỉ với khoảng 10 user trên hệ thống.

Triển khai chi tiết

Callio đã cùng đồng hành, hỗ trợ và xây dựng nhiều tuỳ chỉnh để Nhà trường có thể triển khai dự án một cách tốt nhất.

Phối hợp phân quyền và đối soát với marketing agency

Nhà trường phối hợp cùng digital agency triển khai nhiều hình thức quảng cáo (digital ads) trên nhiều nền tảng khác nhau để thu thông tin của sinh viên quan tâm tới chương trình học (qualified lead):

• Các kênh: Facebook Ads, Google Ads, Zalo, email marketing,…
• Các hình thức: điền form đăng ký, bình luận trên post tuyển sinh, nhắn tin tới fanpage tuyển sinh

Với các nguồn khác nhau, Callio đều cho phép xác định nguồn tiếp cận và dán nhãn trên hệ thống của Callio và đem đến nhiều lợi ích:

• Những thông tin này cho đơn vị quảng cáo một thông tin trực quan về tính hiệu quả của từng chiến dịch, nền tảng, từ đó điều chỉnh hiệu quả hơn.
• Bộ phận marketing của Nhà trường dựa trên bảng báo cáo nguồn của Callio để đối soát dễ dàng với bảng báo cáo kết quả của digital marketing agency, từ đó đánh giá chất lượng data khách hàng.

Trong quá trình làm việc, digital agency có thể tham gia vào hệ thống của Callio để cùng thống kê và nghiệm thu kết quả. Ở chiều ngược lại, Nhà trường có thể phân quyền chỉ cho agency thấy được một phần của data khách hàng (VD: số điện thoại), để đảm bảo tính bảo mật thông tin khách hàng.

Tư vấn tuyển sinh với tổng đài thông minh

Sau khi khách hàng tiềm năng đã để lại thông tin, Nhà trường sẽ gọi điện tư vấn hai bước.

• Bước liên hệ đầu tiên là gọi sàng lọc để xác định nhu cầu thí sinh. Công việc này sẽ được thực hiện bởi hàng chục cộng tác viên nội bộ. Yêu cầu của bước này là tìm được ra những cá nhân thực sự có sự quan tâm và có data đúng (số điện thoại, email,…)
• Sau bước gọi sàng lọc, data thí sinh quan tâm sẽ được chuyển sang cho đội ngũ tư vấn viên nhiều kinh nghiệm hơn tiếp tục liên hệ chăm sóc. Hệ thống Callio cho phép dễ dàng chuyển quyền chăm sóc giữa các tư vấn viên theo quy định của quản lý.

Với nhu cầu gọi đến hàng trăm thí sinh mỗi ngày, Callio cung cấp chức năng tổng đài ảo thông minh, giúp đội ngũ tư vấn của Nhà trường có thể hoàn thành công việc mọi lúc mọi nơi. Chức năng quay số tự động được phát huy hiệu quả trong giai đoạn gọi sàng lọc, giúp nhân viên giảm tới 80% thao tác so với quay số thủ công bằng tay. 

CRM quản lý data thí sinh

Đặc thù tuyển sinh chương trình bậc đại học là quá trình tư vấn tuyển sinh thường kéo dài, quá trình chăm sóc thí sinh cũng đòi hỏi nhiều công sức hơn. Nhà trường không chỉ sử dụng Callio như một tổng đài ảo đơn thuần mà còn là một hệ thống quản lý thông tin thí sinh một cách thống nhất:

• Giám sát data theo sale pipeline: phễu quản lý “Cơ hội bán hàng” của Callio cho phép tùy chỉnh theo từng giai đoạn của leads: Chưa liên hệ, đã tư vấn sàng lọc, đã tư vấn chuyên sâu, đang làm hồ sơ, đã hoàn tất đăng ký hoặc thất bại. Từ đó trong mỗi giai đoạn, đội ngũ tuyển sinh của Nhà trường áp dụng những hoạt động phù hợp để tăng tỷ lệ thí sinh quyết định nộp hồ sơ nhập học.
• Chia nhỏ data vào các danh sách thí sinh theo từng đặc điểm khác nhau để dễ quản lý.
• Hệ thống Callio định danh những thí sinh đã để lại thông tin, từ đó giúp các tư vấn viên dễ dàng mở đầu câu chuyện.
• Nhân viên tuyển sinh có thể xem lại toàn bộ lịch sử giao tiếp và ghi chú của các cộng tác viên, tư vấn viên trước đó, giúp quá trình tư vấn thống nhất.

Kiểm soát nội bộ và báo cáo

Một chiến dịch tuyển sinh được thực hiện bằng sự phối hợp công việc giữa nhiều đội nhóm. Để làm tốt công tác quản lý, ban tuyển sinh đã sử dụng chức năng giám sát và báo cáo trên phần mềm Callio:

• Xem báo cáo chất lượng tư vấn trực quan thông qua báo cáo thống kê cuộc gọi, ghi âm và bản ghi từ AI text-to speech
• Dễ dàng đánh giá và đối chiếu hiệu quả của toàn đội, so sánh các nhân viên với nhau
• Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi trên phễu bán hàng qua từng giai đoạn để đánh giá từng giai đoạn tìm thí sinh, sàng lọc, tư vấn hay chốt khách

Phản hồi từ khách hàng

“Chức năng tổng đài trên Callio đáp ứng được nhu cầu gọi nhiều mà ít bị gián đoạn. Trong quá trình sử dụng cũng có đôi lúc phát sinh sự cố, nhưng Callio nhảy vào hỗ trợ luôn, hệ thống lại gọi được thông suốt, đảm bảo hoạt động của ban tuyển sinh.”

“Điểm mạnh của phần mềm là giao diện thông tin mỗi khách hàng được trình bày cực kỳ chi tiết, tư vấn tuyển sinh có thể xem được lịch sử trao đổi để có thông tin tư vấn, thuyết phục thí sinh.”

“Callio có đội ngũ support rất tuyệt vời, riêng đội support chị không có điểm nào để chê cả. Trường Phenikaa tiếp tục sử dụng phần mềm một phần cũng do dịch vụ hỗ trợ tận tình của Callio.”