Trường Phổ thông liên cấp Việt Anh là một trong những hệ thống liên cấp tư thục chất lượng cao tại TPHCM. Với 4 cơ sở từ mầm non tới trung học phổ thông, mỗi mùa tuyển sinh, Trường thu hút hơn 100.000 phụ huynh quan tâm và mong muốn được tư vấn.
Việc quản lý, chăm sóc các Phụ huynh quan tâm tới nhà trường luôn được Ban Lãnh đạo trường đề cao chất lượng. Mặt khác, nhiệm vụ duy trì kết nối, thông tin liền mạch tới phụ huynh của 800 học sinh đang theo học cũng là công việc có khối lượng đồ sộ. Cùng với tầm nhìn 4.0 trở thành trường điểm chất lượng cao tại Hồ Chí Minh, Ban Lãnh đạo nhà trường lựa chọn chuyển đổi số toàn bộ quy trình chăm sóc Phụ Huynh, học sinh. Bối cảnh này đã đưa Trường Việt Anh tới với Callio – mảnh ghép công nghệ mang tính đột phá trong việc quản lý thông tin hiệu quả, giảm thiểu sai sót, mất mát dữ liệu và nâng cao quản trị hiệu suất của nhân viên tuyển sinh và chăm sóc khách hàng.
“Miễn dịch” với áp lực tuyển sinh nhờ công nghệ
Trong thời đại 4.0, trường Việt Anh hiểu rõ tầm quan trọng của công nghệ. Đội ngũ nhà trường đã thành lập một bộ phận chuyên trách công nghệ thông tin nhằm gia tăng mức độ chuyển đổi số trong vận hành và giảng dạy.
Trong công tác tuyển sinh và chăm sóc khách hàng, trước đây, trường Việt Anh thực hiện lưu trữ thông tin phụ huynh, học sinh thủ công thông qua các file excel. Điểm yếu của phương pháp này là thông tin không được lưu trữ có hệ thống, nhiều sai sót, và mất mát dữ liệu khi chuyển giao giữa các nhân sự. Theo đó, nhằm loại bỏ vấn đề trên, bộ phận công nghệ thông tin nhà trường đã triển khai hệ thống CRM để số hóa toàn bộ quy trình công tác quản lý thông tin phụ huynh, học sinh, đảm bảo thông tin được lưu trữ, bảo mật theo hệ thống và có thể truy xuất lại bất cứ khi nào cần.
Có ba tiêu chí mà trường Việt Anh đề ra khi tìm kiếm giải pháp CRM, đó là dễ dùng, tích hợp nhiều tính năng và chi phí hợp lý.
Việc áp dụng công nghệ cho toàn bộ các quy trình yêu cầu Giải pháp phải dễ hiểu, thuận tiện nhất cho các bộ phận, phòng ban sử dụng, kèm theo đó việc chuyển đổi dữ liệu từ excel lên hệ thống CRM phải thật dễ dang với khối lượng dữ liệu Phụ huynh khổng lồ nhà trường có.
Đồng thời, Nhà trường mong muốn một giải pháp toàn diện, nhiều tính năng, có sự kết nối xuyên suốt cho tất cả các bộ phận, từ Gọi điện chăm sóc phụ huynh, quản lý hồ sơ phụ huynh, học sinh tới xây dựng, quản lý năng suất lao động của cán bộ nhân viên.
Anh Trần Quốc Hưng – Trưởng Dự án Chuyển đổi số của Trường Việt Anh chia sẻ: “So với một số phần mềm CRM khác thì Callio khá toàn diện, có thể tích hợp quản trị dữ liệu khách hàng với giao diện dễ sử dụng cho mọi người dùng. Trong đó, ấn tượng nhất là tính năng lọc dữ liệu danh bạ”.
Callio cung cấp một hệ thống biểu thông tin cho nhà trường, giúp họ lưu trữ thông tin về phụ huynh một cách chi tiết. Đồng thời, nhà trường cũng có khả năng tùy biến và bổ sung các trường thông tin liên quan đến các tác vụ đặc thù của mình. Điều này cho phép nhà trường lọc thông tin phụ huynh theo từng trường thông tin cụ thể, tùy thuộc vào các nhu cầu riêng biệt.
Quan trọng nhất, Callio có khả năng thu thập dữ liệu và phân tích các cơ hội từ nhu cầu của các phụ huynh. Từ đó, nhà trường có thể kết nối chặt chẽ và chính xác với mong muốn của phụ huynh, giảm bớt các yếu tố có thể khiến phụ huynh cảm thấy bị làm phiền.
Việc ứng dụng Callio đã tạo ra thước đo cho sự bứt phá về hiệu suất của trường Việt Anh trong tất cả các quy trình quản lý, chăm sóc phụ huynh, đặc biệt giúp nhà trường giảm áp lực trong giai đoạn tuyển sinh – giai đoạn khối lượng thông tin liên hệ giữa nhà trường và phụ huynh tăng vọt. Sau nửa năm sử dụng, giờ đây, Callio đang hỗ trợ nhà trường quản lý hơn 100.000 dữ liệu phụ huynh, nhận diện 3.500 phụ huynh tiềm năng để trường Việt Anh có những công tác kết nối chuyên biệt.
Callio là cầu nối Công nghệ giữa nhà trường và phụ huynh
Với mục tiêu tiên phong trong việc áp dụng công nghệ kết nối Nhà trường – Phụ huynh – Học Sinh, hàng tháng, cán bộ chăm sóc của Việt Anh tổ chức định kỳ gọi điện tới phụ huynh để lắng nghe trải nghiệm của các con, đóng góp của cha mẹ và cập nhật các thông tin của Nhà trường. Mọi hoạt động tương tác với phụ huynh cũng được Callio báo cáo, thống kê trực quan theo thời gian thực và đội ngũ quản lý có thể kiểm soát tiến độ công việc ngay trên phần mềm.
Sau mỗi cuộc gọi, các thông tin về nhu cầu của phụ huynh được ghi lại và dễ dàng tra cứu lại bằng công cụ Callio. Dữ liệu cũng được chia thành các nhóm trên danh bạ khách hàng, giúp cán bộ tuyển sinh có thể chăm sóc đúng nhu cầu của gia đình xuyên suốt quá trình học sinh theo học tại trường.
Áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến và số hóa quy trình là cách hiệu quả để giải quyết áp lực trong mùa tuyển sinh và gia tăng năng suất cho các đơn vị giáo dục. Tới nay, hàng chục nghìn dữ liệu phụ huynh, học sinh đã được trường Việt Anh số hóa nhờ ứng dụng CRM Callio. Callio vinh dự khi được trở thành đối tác đồng hành cùng trường Việt Anh trong công tác chuyển đổi số.
