Thực hiện Báo cáo KPI tự động chưa bao giờ dễ đến thế!

Hệ thống KPI là công cụ đo lường không thể thiếu trong bất kỳ mô hình kinh doanh nào. Tuy nhiên để thực hiện việc thống kê báo cáo chỉ số KPI liên tục đòi hỏi nhà quản lý và nhân viên tốn khá nhiều thời gian, công sức. Có một cách rút ngắn thời gian làm mà còn đảm bảo độ chính xác cao, giúp theo dõi dễ dàng toàn bộ các chỉ số KPI của nhân viên, khách hàng real -time mọi lúc, mọi nơi để có chiến lược kinh doanh phù hợp.

Tìm hiểu về KPI và báo cáo KPI

Dành cho những ai chưa biết KPI là gì?. KPI viết tắt của Key Performance Indicators, là một công cụ đo lường và đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng. Qua đó phản ảnh hiệu quả hoạt động của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp hay bộ phận chức năng.

Báo cáo KPI chính là những con số “biết nói” vì nó thể hiện đầy đủ tiến độ, hiệu quả đạt được mục tiêu. KPI cấp cao chứng minh cho hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi đó KPI cấp thấp đại diện cho mức độ hoàn thành công việc của các phòng ban hay các KPI cá nhân cụ thể. Ngoài ra còn có các loại KPI dự an, KPI chiến dịch, KPI affiliate,..

Đồng thời việc liên tục theo dõi các báo cáo KPI theo thời điểm (tuần/tháng/năm) còn so sánh số liệu giữa các thời điểm khác nhau để thấy được sự tăng/giảm để làm rõ nguyên nhân. Ví dụ với các mẫu báo cáo KPI kinh doanh sẽ biểu thị được số liệu bán hàng như sản phẩm đã bán, nhân viên bán nhiều/ít, thời gian bán, số lượng tồn,.. với báo cáo KPI telesale sẽ thống kê theo số lượng cuộc gọi, kết quả gọi, thời gian đàm thoại, số cơ hội bán hàng,…

Báo cáo KPI là gì?

Từ những số liệu này nhà quản lý sẽ điều chỉnh các chiến lược hoạt động sao cho phù hợp. Ví dụ: với báo cáo bán hàng theo kênh/marketing cho biết kênh nào đạt tỷ lệ khách hàng đăng ký sử dụng sản phẩm cao nhất? Nên tập trung vào kênh nào, cắt bỏ kênh nào, tránh lãng phí ngân sách mà không thu được hiệu quả.

Còn với báo cáo chăm sóc khách hàng giúp đo lường, phân tích thông tin, hành vi khách hàng bằng những con số cụ thể từ chính doanh nghiệp. Qua đó biết được thị hiếu, nhu cầu và sở thích của khách hàng thông qua mức độ hài lòng của khách hàng, nhằm cải thiện hoặc nâng cao dịch vụ chăm sóc/ hỗ trợ khách hàng.

Có nên dùng form đánh giá KPI bằng Excel?

KPI cần thu thập dữ liệu thường xuyên, nhanh chóng từ mọi hoạt động của doanh nghiệp (bao gồm: khách hàng, doanh số, hiệu suất làm việc của nhân viên…). Vì thế để có 1 file Excel báo cáo bạn cần thu thập số liệu từ các phòng ban, đội nhóm và gõ lại vào excel. Điều này vừa mất thời gian, vừa có những rủi ro, sai sót vì có quá nhiều bảng làm việc. Mặt khác bạn còn cần chuyên môn, ít nhất là phải biết về hàm để vận dụng tính toán.

Báo cáo KPI từ phần mềm Callio là lựa chọn tối ưu nhất

Thay vì báo cáo KPI một cách thủ công thì ngày nay, nhiều doanh nghiệp có xu hướng chuyển đổi sang phần mềm có chức năng đáng giá KPI tự động.

Callio là phần mềm tổng đài call center kết hợp CRM mini có tính năng thống kê báo cáo trên KPI – quản lý bằng con số nhờ Callio. Đây là yếu tố then chốt giúp vận hành doanh nghiệp hiệu quả, nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Phần mềm kết cho phép thêm, chỉnh sửa các tiêu chí đánh giá KPI tại doanh nghiệp đến việc lên kế hoạch đánh giá cụ thể cho từng đối tượng, cá nhân. Thông qua đó, hiển thị chi tiết thời gian và tiến độ của việc hoàn thành đánh giá hiệu suất. Ngoài ra, Callio còn thường xuyên cập nhật thông tin chi tiết về kết quả đánh giá của từng nhân viên nhằm giúp nhà quản trị có thể xếp loại và đánh giá nhân viên theo từng tiêu chí đã được đề ra.

Các bước thực hiện báo cáo KPI ở phần mềm Callio

Thiết lập KPI để tối đa hóa quy trình đánh giá hiệu quả công việc

(Chức năng chỉ dành cho tài khoản có quyền owner / admin và supervisor)

Thiết lập KPI giúp tạo ra các báo cáo theo mục tiêu cho nhóm và nhân viên để quản lý nắm bắt. Callio cho phép tạo ra các báo cáo một cách đơn giản, đo lường đa dạng các chỉ số và kết quả báo cáo được cập nhật realtime (ngoại trừ những báo cáo liên quan đến thời gian đàm thoại sẽ có thể cập nhật từ sau 2 phút đến 3 tiếng)

Các bước thiết lập KPI trên Callio

Bước 1: Vào menu KPI / Thiết lập KPI. Bấm nút “Thêm mới”

Bước 2: Chọn loại mục tiêu, điền các mục tiêu ngày, tuần, tháng

Bước 3: Chọn đối tượng áp dụng (cho nhóm hay nhân viên, nhóm nào, nhân viên nào) -> Rồi bấm Lưu lại

Giải thích về các loại mục tiêu

• Số lượng cuộc gọi:

Số lượng cuộc gọi ra và vào được thực hiện, tính cả những cuộc gọi thành công và không thành công

• Số cuộc gọi kết nối được:

Số lượng cuộc gọi ra và vào được thực hiện, chỉ tính những cuộc kết nối thành công (người gọi có nghe máy)

• Thời gian đàm thoại:

Số phút đàm thoại của những cuộc gọi ra / vào kết nối thành công

• Thời gian gọi đi:

Số phút đàm thoại của những cuộc gọi ra kết nối thành công

• Thời gian nghe cuộc gọi đến:

Số phút đàm thoại của những cuộc gọi vào kết nối thành công

• Khách hàng mới:

Số khách hàng mới được tạo trên hệ thống mà người phụ trách là đối tượng áp dụng KPI

• Khách hàng có tương tác:

1. Số khách hàng có tương tác ghi nhận trên hệ thống. Các hành động được tính là phát sinh tương tác
2. Tạo khách hàng mới
3. Cập nhật thông tin khách hàng
4. Thêm / sửa ghi chú cho khách hàng
5. Thêm mới cơ hội bán hàng
6. Thay đổi trạng thái cơ hội bán hàng
7. Gọi / nhận cuộc gọi thành công từ khách hàng
8. Gặp mặt khách hàng
9. Tương tác với khách hàng
10. Số tương tác với khách hàng được ghi nhận trên hệ thống. Mỗi hành động sau được tính là 1 tương tác với khách hàng:
11. Tạo khách hàng mới
12. Cập nhật thông tin khách hàng
13. Thêm ghi chú cho khách hàng
14. Tạo cơ hội bán hàng mới
15. Sửa thông tin cơ hội bán hàng
16. Thay đổi trạng thái cơ hội bán hàng
17. Thực hiện cuộc gọi cho khách (kể cả cuộc gọi nhỡ và kết nối thành công)
18. Nhận cuộc gọi thành công từ khách
19. Gặp mặt khách hàng
20. Gửi tin nhắn CSKH tới khách hàng
21. Gửi email tới khách hàng
22. Nhận được email từ khách hàng
23. Việc cần làm
24. Số việc cần làm đc tạo mới
25. Việc hoàn thành
26. Số việc cần làm đã hoàn thành
27. Cuộc gặp
28. Số cuộc gặp diễn ra
29. Số lượng email
30. Số lượng email đã gửi thành công
31. Số lượng sms
32. Số lượng SMS CSKH đã gửi thành công
33. Số cơ hội bán hàng mới
34. Số lượng cơ hội bán hàng mới tạo ra
35. Số cơ hội bán hàng có tương tác
36. Số lượng cơ hội bán hàng có tương tác. Những hành động sau được tính là tương tác với cơ hội bán hàng:
37. Thêm mới cơ hội bán hàng
38. Cập nhật thông tin cơ hội bán hàng
39. Chuyển trạng thái cơ hội bán hàng
40. Số cơ hội bán hàng thành công
41. Số cơ hội bán hàng có trạng thái là thành công
42. Doanh số
43. Doanh số của những cơ hội bán hàng có trạng thái thành công
44. Số lượt tương tác bán hàng
45. Số lượt tương tác với cơ hội bán hàng. Mỗi hành động sau được tính là một tương tác với cơ hội bán hàng
46. Thêm mới cơ hội bán hàng
47. Cập nhật thông tin cơ hội bán hàng
48. Chuyển trạng thái cơ hội bán hàng
49. Huỷ cơ hội bán hàng

Báo Cáo KPI

Sau khi các KPI đã được thiết lập, người dùng có thể ngay lập tức xem luôn Báo cáo KPI

Người dùng có thể xem Báo cáo KPI theo mục tiêu, theo nhân viên hay theo nhóm.

Nếu xem theo mục tiêu hay theo nhân viên, người dùng có thể lọc riêng 1 nhân viên muốn xem.

Mặc định Báo cáo hiện Mục tiêu ngày hiện tại. Người dùng có thể dễ dàng chuyển xem Mục tiêu tuần, Mục tiêu tháng cũng như chọn khoảng thời gian mong muốn

Bảng KPI cho nhân viên

Đăng ký dùng miễn phí tại đây: ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ